Die Welt befindet sich im Wandel. Die stetig zunehmende Digitalisierung stellt immer mehr Unternehmen, aber auch öffentliche Einrichtungen und Behörden vor eine große Herausforderung. Wenn dann der Entschluss gefasst wurde, die Digitalisierung anzugehen, fehlt oftmals der Leitfaden, der Aufschluss darüber gibt, wie es richtig gemacht wird. Wir geben Ihnen gerne eine erste Hilfestellung.
Warum eine Digitalisierung der eigenen Unternehmensprozesse Sinn macht
Fällt die Entscheidung pro Digitalisierung, tun Sie vor allem sich und Ihren Angestellten etwas Gutes. Denn wenn man genauer hinsieht, dient die digitale Transformation dazu, Prozesse effizienter zu gestalten. Der wesentliche Nutzen, den man aus einer Digitalisierung zieht, ist schlicht und ergreifend Zeit. Natürlich gibt es weitere Vorteile, wie eine geringere Fehlerquote durch vereinheitlichte Prozesse oder den schnelleren und einheitlichen Wissenstransfer. Dennoch ist gerade die eingesparte Zeit ein wichtiger Faktor. Mehr Kontingent kann in weitere Kundenprojekte investiert werden und führt selbsterklärend zu einer besseren Unternehmensbilanz und mehr Kundenzufriedenheit. Was zudem nicht in Vergessenheit geraten darf, ist die Tatsache, dass immer mehr Kundenunternehmen und auch potenzielle Mitarbeiter Wert auf Nachhaltigkeit legen. Mit einer ganzheitlichen Digitalisierung bleiben Sie wettbewerbsfähig und sprechen automatisch qualifiziertes Fachpersonal an.
Digitalisierung vs. digitale Transformation
Es werden ausschließlich einzelne, für sich stehende Unternehmensprozesse betrachtet
Das gesamte Unternehmen und dessen Unternehmensprozesse werden betrachtet
Einmalige Umstellung eines bestimmten Prozesses
Fortlaufender Veränderungsprozess im gesamten Unternehmen
Die Digitalisierung erfolgt unabhängig von anderen Unternehmensprozessen ausschließlich für einen Bereich
Die Digitalisierung erfolgt strategisch und geplant unter Berücksichtigung aller anderen Unternehmensprozesse
Viele verschiedene Insellösungen für verschiedene Unternehmensprozesse
Alle Lösungen für jegliche Unternehmensprozesse in einem System gebündelt
Warum eine digitalisierungsbeauftragte Person ratsam ist
Es gibt viele Hürden zu überwinden, um das Vorhaben, ganzheitlich digital zu werden, in die Tat umzusetzen. Wichtig ist, dass jemand den Hut auf hat und sich verantwortlich fühlt. Die auserwählte Person muss sich zwangsläufig ausgiebig mit dem Thema der Digitalisierung und der digitalen Transformation auseinandersetzen. Denn der digitale Arbeitsplatz bedeutet mehr als eingescannte Dokumente und E-Mail-Verkehr.
Die Umstellung auf digitale Unternehmensprozesse bis hin zur vollständigen digitalen Transformation ist ein langwieriger Prozess. Es sind digitale und automatisierte Prozesse von Nöten, um ganzheitlich digital zu agieren. Häufig scheitert das Vorhaben einer digitalen Transformation an mangelndem digitalen Know-how im Unternehmen. Der Digitalisierungsbeauftragte geht das ganze Projekt strategisch an, erstellt eine Ist-Analyse und sucht gezielt nach verschiedenen Möglichkeiten der Umsetzung, bevor die Wahl auf eine Lösung fällt und die Entscheidung getroffen wird, wann welche Prozesse digitalisiert werden und wie die Umstellung von analog zu digital erfolgt.
Auch eine Doppelspitze macht Sinn
Sie sind mitten in der Umsetzung, und dann fällt Ihr ernannter Digitalisierungsbeauftragter ohne Vorwarnung für unbestimmte Zeit aus. Wie soll es jetzt nur weitergehen? Die Antwort darauf können Sie sich selbst geben. Natürlich planen Sie dieses Szenario im Vorfeld mit ein!
Es sollte in jedem Fall eine weitere Person im Unternehmen geben, die sich im Hintergrund gleichermaßen mit dem Thema befasst und von Ihrem Digitalisierungsbeauftragten immer auf den neuesten Stand gebracht wird. So vergewissern Sie sich, dass es jemanden gibt, der im Falle eines Falles den kompletten Digitalisierungsprozess übernehmen und weiter vorantreiben kann, ohne bei null anfangen zu müssen oder ins Stocken zu geraten.
Welche Vorkenntnisse benötigt ein Digitalisierungsbeauftragter?
Ein klassischer IT-Background ist von Vorteil, aber keineswegs Pflicht. Der Digitalisierungsbeauftragte sollte aber bereits über einen gewissen technischen Hintergrund verfügen und sich im Idealfall schon mit digitalisierten Unternehmensprozessen auseinandergesetzt haben. Unumgänglich ist ein umfassendes Wissen über aktuelle Technologien und Trends und wie diese gewinnbringend im eigenen Unternehmen eingesetzt werden können. Zudem sollte die ausgewählte Person über Kommunikationsstärke und Durchsetzungsvermögen verfügen, sodass die Realisierung des Vorhabens nicht nur auf dem Papier existiert, sondern gleichermaßen umgesetzt wird.
Die Aufgaben einer digitalisierungsbeauftragten Person
Ein Digitalisierungsbeauftragter beschäftigt sich ganzheitlich mit der strategischen Bearbeitung des Themas digitale Transformation. Er übernimmt die Koordination und die Steuerung des Digitalisierungsprojekts und priorisiert die einzelnen Unternehmensprozesse. Zudem bringt er die Anforderungen, die verschiedenen Lösungswege und die Umsetzung in Einklang und erstellt einen optimalen, auf das eigene Unternehmen zugeschnittenen Fahrplan. Als erster Ansprechpartner steht er u. a. für Rückfragen zur Verfügung und informiert die Belegschaft regelmäßig über Neuerungen und Weiterbildungen. Treten während der Umsetzung Probleme auf, stellt er deren Lösungen sicher. Zudem gewährleistet er die fachübergreifende Zusammenarbeit und integriert den Digitalisierungsprozess in allen Unternehmensbereichen.
Was Sie noch berücksichtigen sollten
Beziehen Sie unbedingt Ihre Mitarbeiter in die Umstellung der Unternehmensprozesse mit ein. Die Mitarbeiter sind mit den täglichen Abläufen vertraut und können anhand der Praxiserfahrung hilfreichen Input liefern. Zudem haben Sie so die Möglichkeit, Ihren Angestellten die Angst zu nehmen, dass durch eine digitale Transformation des Unternehmens Stellen abgebaut werden könnten. Begeistern Sie Ihre Mitarbeiter und schaffen Sie Lust auf Digitalisierung. Zeigen Sie die Vorteile der ganzheitlichen Digitalisierung auf. Sie werden feststellen, dass auch Ihre Angestellten den Digitalisierungsprozess mit vorantreiben.
Auf unserer Website erhalten Sie weitere Anregungen und Hilfestellungen zum Thema “digitale Transformation”. Lassen Sie sich von weiteren Blogbeiträgen aufklären und schauen Sie sich gerne auch unsere Checkliste zur digitalen Transformation an.
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