Ersetzendes Scannen ist das Mittel der Wahl gegen Aktenberge. Warum? Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran und Aktenberge passen eben so wenig ins Bild eines modernen, leistungsfähigen Unternehmens wie die gute alte Schreibmaschine. Elektronisches Dokumentenmanagement heißt das Gebot der Stunde – auch und gerade in der Buchhaltung, die mehr als jede andere Abteilung mit sensiblen Unterlagen und gesetzlichen Pflichten rund um Dokumente zu tun hat. So manch ein gestandener Buchhalter mag sich jetzt fragen, wie er seine Belege denn bitteschön gesetzeskonform aufbewahren soll, wenn nicht sorgfältig in Aktenordner geheftet, die der Steuerprüfer auf Wunsch jederzeit einsehen kann. Aber auch dafür hat der Gesetzgeber bereits eine Lösung: Ersetzendes Scannen!
Aktenordner und/oder Dokumentenmanagement-System?
Grundsätzlich dürfen Unternehmen, die zur Aufbewahrung bestimmter Dokumente verpflichtet sind, selbst entscheiden, ob sie weiterhin Papierdokumente in Aktenordner heften möchten oder ob sie die Dokumente zur einfacheren elektronischen Weiterverarbeitung digitalisieren. Weil viele Firmen einerseits die Vorteile eines modernen Dokumentenmanagement-Systems nutzen möchten, andererseits aber unsicher sind, ob die (Finanz)Behörden die digitalen Dokumente wirklich akzeptieren, findet man in der Praxis häufig sogenannte “Doppelt gemoppelt hält besser-Lösungen”, bei denen Papierunterlagen zwar eingescannt und im DMS weiterbearbeitet, aber zusätzlich noch als Papier-Original abgeheftet werden. Der zuständige Sachbearbeiter hat also die doppelte Arbeit, statt von den Erleichterungen seines DMS profitieren zu können.
Ersetzendes Scannen als Weg aus dem Dilemma
Weil das natürlich nicht Sinn der Sache sein kann, findet das ersetzende Scannen immer breitere Akzeptanz. Charakteristisch für dieses Verfahren ist die Tatsache, dass die originalen Papierdokumente nach dem elektronischen Erfassen vernichtet werden dürfen und das beim Scanvorgang entstehende “elektronische Abbild” das papiergebundene Originaldokument ersetzen kann – und auch darf. Das gilt sogar für sensible und steuerrelevante Belege bis hin zu Sozialversicherungsdokumenten und Personalakten. Verwaltungsbehörden akzeptieren nämlich auch gescannte Unterlagen – wenn beim ersetzenden Scannen einige Regeln beachtet werden. Welche das sind, beschreibt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in seiner technischen Richtlinie TR-03138 (Resiscan) ausführlich.
Ersetzendes Scannen gemäß BSI TR-03138 (Resiscan)
Für Unternehmen, die ersetzend scannen möchten (z.B. nach § 7 EGovG und zur Erreichung des besonderen Urkundenbeweises nach § 371b ZPO ), empfiehlt sich laut BSI ein dreistufiges Vorgehen. So werden die technischen, organisatorischen und personellen Strukturen geschaffen, um eine “angemessen sichere Gestaltung des eigenen Scanprozesses” zu ermöglichen. Die drei Stufen sind:
1. Strukturanalyse
Hier werden alle in den Digitalisierungsprozess involvierten IT-Systeme, Anwendungen und Netze identifiziert und für das sichere ersetzende Scannen geprüft.
2. Schutzbedarfsanalyse
Für die Analyse des Schutzbedarfs ist die Betrachtung der originären Papierdokumente ausreichend, da sich der Schutzbedarf der neuen elektronischen Dokumente ebenso wie der IT-Systeme, Anwendungen und Netze aus dem Schutzbedarf der Papierdokumente ableitet.
3. Sicherheitsmaßnahmen
Um dem festgestellten Schutzbedarf zu genügen, definiert die BSI TR-03138 verschiedene technische, organisatorische und personelle Sicherheitsmaßnahmen.
Bei normalem Schutzbedarf sind dies beispielsweise:
- Verfahrensdokumentation
- Schulung und Sensibilisierung der Anwender
- Grundlegende IT-Sicherheitsmaßnahmen
- Sorgfältige Dokumentenvorbereitung
- Geeignete Erfassung der Dokumente und Metadaten
- Qualitätssicherung
Ist ein höherer Sicherheitsstandard erforderlich, empfiehlt das BSI weitere Maßnahmen:
- Protokollierung und Auditierung
- den Einsatz kryptographischer Mechanismen
- ein eigenständiges Netzsegment
- eine besondere Kennzeichnung der Dokumente
Was sollte mein Dokumentenmanagement-System zum ersetzenden Scannen können?
Unternehmen, die mit dem Ziel “ersetzendes Scannen” ein Dokumentenmanagement-System einführen möchten, sollten also darauf achten, dass das ins Auge gefasste DMS die folgenden Eigenschaften und Funktionen mitbringt:
- Einfache, möglichst automatische Erfassung der Dokumente, z.B. von Rechnungen
- Automatische bzw. sehr einfache Vergabe der Metadaten
- die Möglichkeit, Dokumente unveränderbar zu archivieren und zu versionieren
- die Möglichkeit, Dokumente zu kennzeichnen, also mit (unveränderbaren) Stempeln oder sogenannten Flags zu versehen
- eine Protokollierung sämtlicher Aktionen, wer wann was mit dem Dokument gemacht hat
- Umfangreiche Schutzmaßnahmen, die die Sicherheit der Dokumente im DMS gewährleisten, Stichworte sind hier: Berechtigungskonzept, Wiederherstellbarkeit versehentlich gelöschter Dokumente, Serverpapierkorb und vieles mehr.
FAZIT
Ein gutes Dokumentenmanagement-System erfüllt viele der Anforderungen eines rechtskonformen ersetzenden Scannens von sich aus. Sie sind herzlich eingeladen, unser DMS in einer Online-Demo kennenzulernen. Wir freuen uns auf Sie!
