Aktenstapel, Aktenberge, Aktenchaos – warum sind diese Begriffe so negativ behaftet? Klar, weil niemand der Akten Herr wird, sich Übersicht verschaffen möchte und vor allem niemand später lange suchen möchte. Was können Firmen, Institutionen oder auch Privatpersonen tun, um dort Übersichtlichkeit herzustellen – auch nach vielen Jahren der Nutzung?
Dokumentenmanagement agorum core
Wir bei agorum Software haben einige Fragen auf Lager, die wir unseren Kunden und Interessenten gerne beim ersten Kennenlernen stellen. Dabei soll festgestellt werden, was genau abgebildet werden soll: Genügt eine einfache Ablage der Rechnungen oder soll sich das DMS in ein bereits bestehendes System nahtlos einfügen und die Prozesse stützen? Oder soll gleich das bestehende System komplett ersetzt werden
Klar, wenn Sie sich für ein DMS interessieren, dann wissen Sie schon im Groben oder auch im Detail, was Sie abbilden möchten. Wir wollen Ihnen daher gerne einen Einblick in die häufigsten Fragen geben, die wir stellen, um Ihre Anforderungen besser kennenzulernen:
1. Was ist der Einsatzzweck des DMS?
Ganz klar die wichtigste Frage, denn hier stellt sich eine Weiche. Ein DMS kann viel, aber stiftet nur dann Sinn, wenn die Nutzer einen Nutzen feststellen können. Also: Ein reines Ablagesystem z. B. nur für Rechnungen, Belege oder Mails deckt bereits die Anforderungen für viele Kunden. Soll das DMS aber für bestimmte Projektarbeiten eingesetzt oder für das Qualitätsmanagement mit einbezogen werden, wird der Detaillierungsgrad natürlich größer.
2. In welchen Bereichen wird das DMS genutzt?
Einsatzorte gibt es an verschiedensten Stellen, das ist klar. Wo fallen die Daten an, die im System abgebildet werden sollen? Wenn wir ein Unternehmen als Beispiel nehmen, dann kann es möglicherweise die Buchhaltung, die Fertigung, den Einkauf oder den Vertrieb betreffen. Oder gleich alles zusammen? Jeder Mitarbeiter, der einen Mailaccount hat, kennt diesen oder einen ähnlichen Betreff einer E-Mail:
Re:Re:AW:Re:AW Frage zur Eingangsrechnung
Es werden schamlos Mails mit Anlagen, ganz egal, ob Word-Dokument, PowerPoint-Präsentation, PDFs etc. weitergeleitet, mit Kommentaren versehen, die innerhalb der Datei oder noch besser in der Mail selbst geschrieben werden. Irgendwann hat jeder den Überblick verloren, was der letzte Stand war. Auf verschiedensten Computern liegen Daten auf dem Desktop, im Mail-Client oder auf einem Serverordner. Gerne doppelt und dreifach. Welche Datei ist nun die richtige?
Dass heutzutage in verschiedenen Abteilungen auf Dokumente und die darin enthaltenen Daten gleichzeitig zugegriffen werden soll, ist Usus. Diese Daten können mit einem DMS ordentlich und ablagesicher verwaltet werden. Das vermindert Duplikate und massenweise Mails im CC.
3. Welche Vorteile erhoffen Sie sich vom DMS?
Klar, nicht nur die reinen Funktionen sind wichtig, man erhofft sich ja durch die Implementierung auch Vorteile: Keiner will lange Zeit mit dem Suchen verbringen. Die Volltextsuche innerhalb der digital abgelegten Daten bringt die Anwender schnell ans Ziel – sprich zu dem Dokument, dass Sie suchen.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die intuitive Bedienbarkeit. Das DMS sollte einfach in der Anwendung sein und sich nahtlos in den Arbeitsablauf integrieren. Keiner möchte irgendwelche Zusatzschritte unternehmen und vor allem Zeit verlieren – was ja im wahrsten Sinne auch bei der antiquierten analogen Ablagen der Fall war. Da wäre nicht viel gewonnen.
Für die Juristen unter unseren Blog-Lesern haben wir natürlich auch noch Infos, da die rechtliche Sicht ebenfalls enorm wichtig ist. Oft ist es auch erforderlich, dass Dokumente im Nachhinein (nicht mal gegen Geld und gute Worte oder gar eine Monatsration Red Bull beim Admin!) geändert werden dürfen, z. B. bei Rechnungen und E-Mails. Zudem dürfen auch nicht alle Daten für jedermann einsehbar sein – daher ist ein ausgefeiltes Berechtigungssystem essenziell.
Warum also kein DMS?
Für was würden Sie es gerne einsetzen? Wir freuen uns auf ihre Fragen. Hier.
