Warum lohnt sich ein digitaler Posteingang?
Die Verwaltung des Posteingangs ist in vielen Unternehmen noch mit einem erheblichen Aufwand verbunden. Eine manuelle Postverteilung kostet nicht nur viel Zeit, sondern bindet Ressourcen, die wiederum an anderer Stelle fehlen. Je mehr Mitarbeiter an den Prozessen der analogen Bearbeitung des Posteingangs beteiligt sind, umso schneller passieren Fehler und es einsteht Tag für Tag eine Papierwirtschaft, die keiner mehr überblickt. Letztendlich entstehen unnötige Kosten, die sich heute leicht einsparen lassen. Die Lösung bringt ein digitaler Posteingang mit, der den gesamten manuellen Aufwand minimiert, wertvolle Zeit einspart, das hohe Papieraufkommen senkt und Kosten reduziert.
Die Vorteile eines digitalen Posteingangs lassen sich einfach und leicht nutzen – wenn man weiß, wie.
Was unsere Kunden sagen
Wie funktioniert ein digitaler Posteingang?
Noch heute arbeiten zahlreiche Unternehmen mit einem analogen Posteingang, bei dem die gesamte Eingangspost wie Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und vieles mehr manuell geöffnet, gesichtet und an die entsprechende Stelle weitergeleitet werden, wo diese erst entsprechend verarbeitet werden können. Ein langwieriger Prozess, der nicht nur viele Mitarbeiter einbindet, sondern die Flexibilität und Agilität eines Unternehmens erheblich einschränkt.
Genau an dieser Stelle setzt der digitale Posteingang an. Eingangspost, die eingescannt wird, lässt sich anschließend automatisiert im Unternehmen an die richtigen Stellen verteilt. Anstelle der Mitarbeiter tritt also eine digitale Verteilung. Einziger Arbeitsschritt, den die Poststelle noch übernimmt, ist das Einscannen der analogen Post, um diese zu digitalisieren. Während des Scannens liest das Gerät per OCR (Optical Character Recognition) den Text aus und das DMS wie agorum core verarbeitet die Informationen im Anschluss weiter. Es erkennt dabei anhand der Metadaten den Adressaten sowie die Art des Dokuments und kann das Poststück zuverlässig dem digitalen Posteingang des Mitarbeiters zustellen.
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Die Vorteile eines digitalen Posteingangs
Mit einem digitalen Posteingang verschlanken sich einerseits die Prozesse in einem Unternehmen und werden andererseits deutlich schneller. Das bezieht sich vor allem auf alle nachgelagerten Arbeitsschritte. Entscheidungen können mitunter deutlich zügiger getroffen werden, denke man hier an die Übersendung eines Angebots. Der gesamte Posteingang wird auf einen Nenner gebracht, bei dem jeder Mitarbeiter sein eigenes digitales Postfach erhält. Mittels automatisierter Weiterleitung der Post bekommt ein Unternehmen umfassende Transparenz, da jeder Workflow nachvollziehbar ist.
Durch vielseitige Einstellungsoptionen kann die Verarbeitung der Eingangspost individuell auf die Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten werden. So lassen sich unter anderem Aufbewahrungsfristen setzten und gemäß GoBD die Dokumentenaufbewahrung revisionssicher managen. Funktionen, wie das Einschränken von Berechtigungen, erhöht den Schutz von personenbezogenen Daten und erfüllt damit die Kriterien der DSGVO. Selbst das ortsunabhängige Arbeiten oder die Arbeit aus dem Home-Office wird mit der Lösung deutlich erleichtert.
Ein weiterer, wichtiger Vorteil: der digitale Posteingang ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro.
Integriert in ein effektives Dokumentenmanagementsystem wie agorum core lassen sich alle Prozesse auch nach Digitalisierung der Eingangspost einfach handhaben.
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Der digitale Posteingang im DMS agorum core
Ein digitaler Posteingang allein bringt bereits umfassende Vorteile für ein Unternehmen mit. In Kombination mit einem Dokumentenmanagementsystem wie agorum core potenziert sich das positive Ergebnis nochmals erheblich. Ergänzend zum digitalen Posteingang lassen sich mit agorum core Belege elektronisch erfassen oder die gesamte Rechnungslegung automatisieren. Alle nachgelagerten Prozesse gehen gleichsam den Weg in die digitale Transformation.
agorum core bringt als modulare All-in-one-Plattform die Grundvoraussetzung mit, dass alle Abteilungen vernetzt auf die Programme zugreifen können. Umfassende, innovative Funktionen, die bereits in dem DMS angelegt sind, lassen sich individuell nutzen und nach Belieben erweitern. Jegliche Daten und Informationen, die aus dem Posteingang an agorum core weitergegeben werden, lassen sich so erst sinnvoll nutzen. Gleichzeitig behält das Unternehmen durch die Open-Source-Technologie die volle Kontrolle über sämtliche Daten und Prozesse.
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