agorum core basic archive berechtigen

Hinweis: Diese Dokumentation bezieht sich auf die aktuellste Version des Plugins. Aktualisieren Sie das hier beschriebene Plugin, um die Dokumentation verwenden zu können.

Benutzer verwalten

Mitgelieferte Benutzer

Bei der Installation des agorum core basic archives liefert das System automatisch zwei neue Benutzer mit.

Benutzer	Beschreibung
acba.admin	Administrativer Benutzer
acba.user	Demo-Benutzer, mit dem Sie das Plugin sofort verwenden können.

Diese Benutzer haben zu Beginn unbekannte Passwörter. Sie müssen diesen Benutzern zuerst neue Passwörter vergeben, in dem Sie den Benutzer ändern.

Hinweis: Verwenden Sie für die Administration des agorum core basic archives nicht den Super-Administrator roi, da er einen besonderen Administrator darstellt, der keinerlei Einschränkungen unterliegt und für Hintergrundprozesse essenziell ist.

Einen Benutzer für das agorum core basic archive anlegen

Klicken Sie oben rechts in der Kopfleiste auf und dann auf Administration > Benutzer Administration.
Geben Sie einen Namen für den Benutzer ein.

Hinweis: Verwenden Sie das Format vorname.nachname.
Geben Sie die restlichen Daten zum Benutzer ein.
Klicken Sie auf OK.

Ergebnis: Der Benutzer ist angelegt und wurde automatisch in die Benutzergruppe GRP_agorum_core_Basic_Archive_World aufgenommen.

Soll der Benutzer sofort arbeiten können, gehen Sie folgendermaßen vor:
Klicken Sie erneut oben rechts auf und dann auf Administration > Update World-Gruppe.

Ergebnis: Die Benutzergruppe GRP_agorum_core_Basic_Archive_World wurde aktualisiert, der Benutzer kann jetzt in agorum core arbeiten.

Einen Benutzer ändern

Klicken Sie oben rechts in der Kopfleiste auf und dann auf Administration > Benutzer Administration.
Tragen Sie die ersten zwei Buchstaben des Benutzers ein und wählen Sie ihn im Auswahlmenü.
Klicken Sie auf OK.
Aktualisieren Sie den Benutzer.
Klicken Sie auf OK.

Einen Benutzer ändern

Einen Benutzer sperren

Löschen Sie Benutzer nicht, sondern sperren Sie sie, damit die Informationen, was von welchem Benutzer angelegt oder geändert wurde, erhalten bleiben.

So sperren Sie einen Benutzer:

Öffnen Sie links in der Seitenleiste Administration und dann Benutzer.
Wählen Sie den Ordner agorum core basiv archive.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Benutzer.
Wählen Sie im Kontextmenü Benutzer sperren.

Berechtigungen vergeben

Sie können Berechtigungen über das Kontextmenü bearbeiten. Die Berechtigungen gelten für den jeweiligen Aktenbereich, in dem Sie das Kontextmenü öffnen.

Öffnen Sie links in der Seitenleiste Explorer.
Öffnen Sie den Pfad:
```
Dateien/agorum core basic archive
```
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Akte.
Wählen Sie im Kontextmenü agorum core basic archive > Administration agorum core basic archive > Berechtigung setzen
Wählen Sie die Benutzer oder Benutzergruppen.
Klicken Sie auf OK.

Hinweis: Administratoren haben immer Zugriff und Einsicht auf die vorhandenen Akten.

Benutzergruppen verwalten

Sie können Ihre Berechtigungen über Benutzergruppen verwalten. Da es hierbei leicht zu Verwirrungen und Missverständnissen kommen kann, ist bei diesem Vorgehen Vorsicht geboten. Oftmals reicht die Auswahl der Benutzer aus.

Die Ausnahme stellt die Benutzergruppe GRP_agorum core basic Archive_World dar.

GRP_agorum core basic Archive_World

In diese Benutzergruppe fügt das System alle Benutzer automatisch hinzu. Möchten Sie Akten für alle Benutzer nutzbar machen, verwenden Sie diese Benutzergruppe. Dadurch umgehen Sie den Pflegeaufwand, jeden einzelnen Benutzer manuell für eine Akte zu berechtigen.

Das System aktualisiert diese Benutzergruppe stündlich und fügt fehlende Benutzer hinzu. Entfernte Benutzer fügt das System somit spätestens in einer Stunde dieser Benutzergruppe wieder hinzu.

Soll das System Benutzer der Benutzergruppe sofort hinzufügen, können Sie diesen Automatismus manuell anstoßen:

Klicken Sie oben rechts in der Kopfleiste auf und dann auf Administration > Update World-Gruppe.

Hinweis: Neben der Benutzergruppe GRP_agorum_core_Basic_Archive_World existiert eine weitere World-Gruppe im System. Letztere können Sie nicht in andere Benutzergruppen aufnehmen.

Benutzergruppen für Berechtigungen verwenden

Administratoren können Benutzergruppen für die Berechtigung einsetzen. Hierzu greifen Sie auf die Gruppenverwaltung in Modul Administration zu.

Das System legt automatisch pro Akte drei Benutzergruppen an:

GRP_agorum core Basic Archive_<Name der Akte>_All
GRP_agorum core Basic Archive_<Name der Akte>_Read
GRP_agorum core Basic Archive_<Name der Akte>_Write

Diese finden Sie im Gruppen-Ordner agorum core basic archive.

Benutzergruppen für die Erweiterung von vorhandenen Akten um Ablagebereiche

Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) können Benutzer:

einen Ablagebereich innerhalb einer Akte anlegen
einen Ablagebereich innerhalb einer Akte ändern
einen Ordner innerhalb einer Akte in einen Ablagebereich wandeln
einen Ablagebereich innerhalb einer Akte aus einem Ordner erstellen

Im Standard können nur Administratoren diese Aktionen ausführen. Damit auch andere Benutzer die Aktionen ausführen können (siehe Anwenderdokumentation), fügen Sie die Benutzer in folgende Benutzergruppen ein:

Benutzergruppe	Für Aktion
GRP_agorum core basic archive_createAkteScope	Ablagebereich anlegen
GRP_agorum core basic archive_changeAkteScope	Ablagebereich ändern
GRP_agorum core basic archive_updateAkteScope	Wandle Ablagebereich in Ordner
GRP_agorum core basic archive_changeAkteScopeToFolder	Erstelle aus Ordner einen Ablagebereich

Zusätzliche Berechtigungsmöglichkeiten

Aktion „D&D in den Zentraleingang“ benutzerspezifisch einstellen

Um die Aktion D&D in den Zentraleingang in der Kopfleiste für einzelne Benutzer auszublenden, verwenden Sie die ACL ACL_agorum core Basic Archive_Archiv - Zentraleingang ASA.

So finden Sie die ACL:

Öffnen Sie links in der Seitenleiste Administration und dann ACLs/Rechte.
Öffnen Sie den Pfad:
```
agorum core basic archive/Archiv - Zentraleingang
```
• Die ACL besitzt im Standard die Benutzergruppe World. Die Aktion ist daher für alle Benutzer sichtbar.
• Möchten Sie nur bestimmte Benutzer berechtigen, entfernen Sie die Benutzergruppe World aus der ACL und fügen Sie die Benutzer oder Benutzergruppen hinzu, die Sie berechtigen wollen.

Filter in der Suche berechtigen

Für die Filter in der Suche existieren folgende ACLs. Mit diesen steuern Sie die Berechtigung der Filter und entscheiden, welcher Benutzer Zugriff auf welchen Filter hat.

ACL_agorum core basic archive_acic_acba
ACL_agorum core basic archive_acic_acba-expiratenDate
ACL_agorum core basic archive_acic_acba-metadaten
ACL_agorum core basic archive_acic_acba-revisionssicher
ACL_agorum core basic archive_acic_acba-Wiedervorlage

So finden Sie die ACLs:

Öffnen Sie links in der Seitenleiste Administration und dann ACLs/Rechte.
Öffnen Sie den Pfad:
```
agorum core basic archive
```
• Die ACL besitzt im Standard die Benutzergruppe World. Die Aktion ist daher für alle Benutzer sichtbar.
• Möchten Sie nur bestimmte Benutzer berechtigen, entfernen Sie die Benutzergruppe World aus der ACL und fügen Sie die Benutzer oder Benutzergruppen hinzu, die Sie berechtigen wollen.

Aktionen im agorum core explorer berechtigen

Die Rechtsklick-Aktionen, die ein Benutzer ausführen kann, können Sie über die folgenden ACLs berechtigen und damit bestimmte Funktionen für Benutzer aus-/einblenden.

ACL_agorum core basic archive_asa_VerschlagwortungundAblage
ACL_agorum core basic archive_asa_DDinmeinenEingang
ACL_agorum core basic archive_asa_VerschlagwortungundAblage
ACL_agorum core basic archive_asa_Akteaendern
ACL_agorum core basic archive_asa_Verschlagwortungaendern
ACL_agorum core basic archive_asa_Wiedervorlagesetzen
ACL_agorum core basic archive_asa_Wiedervorlagezuruecksetzen
ACL_agorum core basic archive_asa_Revissionssichersetzen
ACL_agorum core basic archive_asa_BenutzersichersetzennurnochAdminkannndernundlschen
ACL_agorum core basic archive_asa_AblaufdatumLschdatumsetzen
ACL_agorum core basic archive_asa_Ablaufdatumzurcksetzen
ACL_agorum core basic archive_asa_WeitergebenanZentraleingang
ACL_agorum core basic archive_asa_WeitergabeanBenutzereingang
ACL_agorum core basic archive_asa_Dokumentstatussetzenndern
ACL_agorum core basic archive_asa_nachVorlageVorlagetyp

So finden Sie die ACLs:

Öffnen Sie links in der Seitenleiste Administration und dann ACLs/Rechte.
Öffnen Sie den Pfad:
```
agorum core basic archive
```
• Die ACL besitzt im Standard die Benutzergruppe World. Die Aktion ist daher für alle Benutzer sichtbar.
• Möchten Sie nur bestimmte Benutzer berechtigen, entfernen Sie die Benutzergruppe World aus der ACL und fügen Sie die Benutzer oder Benutzergruppen hinzu, die Sie berechtigen wollen.

Erstellte Collections berechtigen

Die erstellten Collections können Sie über die ACL ACL_agorum core basic archive_collection berechtigen, um einzustellen, wer diese sehen und editieren kann.

So finden Sie die ACL:

Öffnen Sie links in der Seitenleiste Administration und dann ACLs/Rechte.
Öffnen Sie den Pfad:
```
agorum core basic archive
```
• Die ACL besitzt im Standard die Benutzergruppe World. Die Aktion ist daher für alle Benutzer sichtbar.
• Möchten Sie nur bestimmte Benutzer berechtigen, entfernen Sie die Benutzergruppe World aus der ACL und fügen Sie die Benutzer oder Benutzergruppen hinzu, die Sie berechtigen wollen.