agorum core dataroom konfigurieren

agorum core dataroom dient dazu, Daten über virtuelle Datenräume und / oder per Link schnell und einfach auszutauschen. Dabei sind alle Informationen stets unter der Kontrolle der DMS-Anwender, da alle Daten auf dem eigenen DMS-Server liegen und die Zugänge und Berechtigungen für virtuelle Datenräume und Links ganz nach eigenen Anforderungen einstellbar sind.

Der Zugriff auf die Dokumente des Datenraums werden über einen Worker gesteuert. Dieser setzt im Hintergrund die entsprechenden Zugriffsrechte auf die Dokumente des Datenraums oder entfernt die Zugriffe wieder, wenn die Dokumente nicht mehr im Datenraum sind.

Neue Ordnerstruktur, Funktionen und Berechtigungen nach der Installation

---

Ordnerstruktur

Folgende Ordnerstruktur im agorum core explorer wird automatisch erstellt:

/agorum/roi/customers/DataRooms
/agorum/roi/customers/DataRooms extern

Außerdem werden automatisch folgende Bereiche unter Dateien (/agorum/roi/Files) angelegt. In diese Bereiche können Sie die gewünschten Datenräume anlegen.

Kontextmenü

Das Kontextmenü im agorum core explorer erweitert sich automatisch um folgende Aktionen:

• DataRoom > in Datenraum legen
• DataRoom > Aus Datenraum entfernen
• DataRoom > Erstellen
• DataRoom > Bearbeiten
• DataRoom > Externen Upload-Link erzeugen
• DataRoom > Externen Download-Link erzeugen

Aktiver Ordner

Folgende neue Aktive Ordner werden automatisch hinzugefügt:

DataRooms
DataRooms extern

ACLs

Folgende ACLs werden automatisch angelegt.

ACL	Beschreibung
ACL_DataRoom_Create_Room	Datenraum erstellen
ACL_DataRoom_Create_Link	Externen Up- und Download-Link erstellen

Scope-ACLs

Sollte ein externer Benutzer Objekte in einen Datenraum legen, setzt ein Worker die Freigabe in Form eines Scope-ACLs. Diese ACL beginnt mit ACL_DataRoom_. Liegt das Objekt in mehreren Datenräumen, sitzen entsprechend mehrere Scope-ACLs auf dem Objekt.

Objekte, die das Systemflag 2 (nicht mehr änderbar) besitzen, können Sie nicht für einen Datenraum freigeben. Diese Objekte können nicht mehr verändert werden. Somit ist es nicht möglich, die benötigten Scope-ACLs des Datenraums auf das Objekt zu schreiben, um so das Objekt für die Benutzer des Datenraums zu berechtigen.

Benutzergruppen

Folgende Benutzergruppen werden automatisch angelegt. Nach der Installation tragen Sie die Benutzer in die entsprechenden Benutzergruppen ein, damit die Benutzer Rechte für den Datenraum erhalten und Aktionen ausführen dürfen.

Benutzergruppe	Aktion
GRP_DataRoom_Create_Room	Datenraum erstellen
GRP_DataRoom_External	externen Datenraum erstellen
GRP_DataRoom_Create_Link	Externen Up- und Download-Link erstellen
GRP_DataRoom_Modify_Room	Datenraum bearbeiten
GRP_DataRoom_Add_To_Room	Objekte in einem Datenraum freigeben
GRP_DataRoom_Remove_From_Room	Objekte aus einem Datenraum entfernen
GRP_DataRoom_Create_Link	Up- und Download-Link für einen Ordner oder ein Objekt erstellen

Unterschied zwischen interne und externe Benutzer

---

Ein interner Benutzer ist ein Benutzer, der bereits in agorum core angelegt ist.

Ein externer Benutzer ist ein Benutzer, der noch kein Benutzerkonto in agorum core hat.

Legen Sie einen externen Datenraum an, geben Sie externe Benutzer in der Regel per E-Mail-Adresse an anstelle eines frei wählbaren Benutzernamens. Letzteres ist jedoch möglich.

Nach Erzeugung des Datenraums erstellt das System einen neuen agorum core-Benutzer, der sich nur anhand der Rechte von einem internen Benutzer unterscheidet.

Soll der externe Benutzer seine Zugangsdaten per E-Mail erhalten, müssen Sie eine E-Mail-Adresse im Dialog bei Erstellung des Datenraums angeben.

Den E-Mail-Body für externe Benutzer konfigurieren

---

Damit externe Benutzer den Datenraum verwenden können, benötigen diese einen Link, der den Zugriff auf den eingerichteten Datenraum ermöglicht. Das System versendet diesen Link per E-Mail. Damit die E-Mail versendet wird, müssen Sie den E-Mail-Body für externe Benutzer konfigurieren.

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Weitere Apps und dann Aktive Ordner.
2. Wählen Sie rechts im Fenster Konfiguration den Eintrag DataRooms extern.
3. Klicken Sie auf den Wert, der unten in der Tabelle bei body steht.
4. Ersetzen Sie den Eintrag durch den Link auf Ihren Server.
   
   Beispiele
   • Soll der Link die Startseite von agorum core öffnen, geben Sie https://<Ihre Adresse zu agorum core> ein. 
   • Soll der Link etwa auf den agorum core explorer zeigen, öffnen Sie diesen, kopieren die im Browser angezeigte URL und fügen diese in body ein.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Den E-Mail-Versand der Zugangsdaten für den externen Benutzer konfigurieren

---

Im Standard erhält nur der Ersteller des Datenraums intern eine E-Mail mit Zugangsdaten, die er anschließend an den externen Benutzer weitergibt. Mithilfe einer Konfiguration können Sie mit Anlage des externen Benutzers gleichzeitig eine E-Mail an diesen versenden, damit er die Zugangsdaten erhält. Den externen Benutzer geben Sie in der Oberfläche des externen Datenraums an.

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Administration und dann Root.
2. Öffnen Sie den Pfad:

   /agorum/roi/customers/DataRoom/js
   

3. Öffnen Sie das JavaScript dataroom-folder-external.js mit einem Doppelklick.

4. Suchen Sie folgende Zeile:

   ..
   ..
         // send mail
         let data = {
           username: address,
           password: password,
           uuid: room.UUID,
           id: room.ID
         };
         
         let subject = templates.fill(parameters.subject, data),
             body = templates.fill(parameters.body, data);
         
         new SendMail(sc).sendSimpleMail([ room.owner.emailUserProfiles[0].emailAddress ], null, null, subject, body, null);
         //new SendMail(sc).sendSimpleMail([ address ], null, null, subject, body, null);
         
         return user;
       });
     });
   ...
   ..
   ..

5. Kommentieren Sie die vorherige Zeile mit // aus und entfernen Sie die // in der Zeile darunter:

   ..
   ..
         // send mail
         let data = {
           username: address,
           password: password,
           uuid: room.UUID,
           id: room.ID
         };
         
         let subject = templates.fill(parameters.subject, data),
             body = templates.fill(parameters.body, data);
         
         //new SendMail(sc).sendSimpleMail([ room.owner.emailUserProfiles[0].emailAddress ], null, null, subject, body, null);
         new SendMail(sc).sendSimpleMail([ address ], null, null, subject, body, null);
         
         return user;
       });
     });
   ...
   ..
   ..

6. Speichern Sie die Änderungen.

Einen externen Benutzer berechtigen

---

Damit die externen Benutzer des Datenraums nur den agorum core explorer sehen, müssen Sie die anderen Module durch PAIs und deren zugehörige ACL berechtigen. Über den Datenraum ist nicht einstellbar, welche Module über die Startseite sichtbar sind.

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Administration und dann MetaDB.
2. Öffnen Sie den Pfad:

   MAIN_MODULE_MANAGEMENT/home/control/Apps
   

   
   Ergebnis: In dem angegebenen Pfad sind die Symbole definiert, die Sie aufrufen können. Der dort im PAI eingetragene Name verweist auf die zugehörige ACL (siehe nachfolgendes Beispiel). Über die ACL steuern Sie den Zugriff.
   
   Beispiel
   • App: App
   • PAI: DocForm
   • ACL: ACL_PAI_DocForm

Den ExternalLink konfigurieren

---

Die Upload- und Download-URLs für den ExternalLink müssen Sie an die Adresse Ihres Servers anpassen.

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Administration und dann MetaDB.
2. Öffnen Sie die Pfade:
   
   URL für Upload

   MAIN_MODULE_MANAGEMENT/home/control/ExternalLink/upload

   
   URL für Download

   MAIN_MODULE_MANAGEMENT/home/control/ExternalLink/download
   

3. Bearbeiten Sie jeweils das Property-Entry Link, indem Sie den Eintrag doppelt anklicken.
4. Ersetzen Sie den fett markierten Teil durch die Adresse Ihres Servers:
    
   http://roihost/roiwebui/home_module/externallink/?t=${TicketNumber}