agorum core docform - Prozessablauf

Um einen eigenen docform-Prozessablauf zu erstellen, ist es wichtig vorab die Grundprinzipien kennenzulernen. Im Folgenden stellen wir Ihnen den allgemeinen Weg vor, den ein Dokument in einem docform-Prozess geht, sowie eine allgemeine Übersicht der durchzuführenden Konfigurationsschritte.

Der Prozessablauf

Generell ist es so, dass ein von docform auszulesendes Dokument erst einmal in agorum core abgelegt werden muss. Es gibt dabei die verschiedensten Ablagemöglichkeiten, z.B.:

Dokumente können manuell per Drag&Drop in das System verschoben werden.
Dokumente können durch eine E-Mailanbindung nach agorum core gelangen. Das ist zum Beispiel praktisch, wenn Ihre Rechnungen an rechnungen@meineFirma.com verschickt werden.
Es können eingescannte Dokumente vom Scanner direkt nach agorum core gesendet werden.

Jetzt ist es so, dass Sie natürlich in so gut wie jeden beliebigen Ordner das Dokument abgelegen können. Doch nicht jeder führt zu einem docform-Prozess, stattdessen gibt es einen speziellen Ordner in dem die Dokumente abgelegt werden müssen. Wo Sie diesen Ordner finden, und ob Sie überhaupt Dokumente manuell in diesen verschieben müssen, sagt Ihnen Ihr Administrator.

Sobald ein Dokument in diesem speziellen docform-Ordner abgelegt wurde, versucht das System die für uns interessanten Werte auszulesen. Das wären zum Beispiel bei einer Rechnung die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, der Gesamtnetto und -bruttobetrag.

Hat alles wunderbar funktioniert, wird das Dokument archiviert. Also in den endgültigen Ordner verschoben, dabei vielleicht noch umbenannt. Doch auch eine Weiterleitung der Informationen an eine weitere Software sind gängig. Im Beispiel einer Rechnung wäre das z.B. Ihre Finanzbuchhaltungssoftware. Natürlich mit dem großen Vorteil, dass Sie nicht mehr die vielen Informationen einzeln abtippen müssen. Stattdessen kontrollieren Sie nur noch die Angaben und sind wesentlich schneller und entspannter bei der Arbeit.

Was passiert, wenn das System die Werte nicht erfolgreich auslesen kann?

Nun, manchmal kann es durchaus vorkommen, dass docform nicht alle Werte auf unserer Rechnung findet. Dies kann auf die unterschiedlichsten Wege gelöst werden. Wir können dem System beibringen, die Werte besser auszulesen. Oder es lag am Papier selbst, durch einen schlechten Drucker oder einem verschütteten Wasserglas ist die Schrift etwas verschmiert. Hier füllen wir einfach manuell die fehlenden Felder aus und teilen dem System anschließend mit, dass das Dokument nun abgelegt werden darf.

Weitere Informationen zu diesen Schritten finden Sie in der Dokumentation undefined>Anwendung - agorum core docform wieder.

Kann ich nur einzelne Dokumente verarbeiten?

In vielen Firmen ist es üblich, dass Dokumente noch in Papier vorliegen und digitalisiert werden sollen. Anstatt Ihre Papierstapel nun einzeln einzuscannen, haben sich Stapelscans etabliert. Also ein großer Papierstapel der mehrere Rechnungen enthält, und vielleicht weitere Dokumente, wird am Stück eingescannt. Als Ergebnis liegt uns nun eine große PDF vor, die in mehrere Dateien aufgetrennt werden muss. Diese Aufsplittung lässt sich ebenfalls mit docform umsetzen. Wir nennen diesen Prozess docform split.

Es steht Ihnen somit generell frei einzelne Dokumente oder Stapelscans einzuscannen, die Frage ist nur, ob Ihre Firma dies im System aktiviert hat. Auch in diesem Fall kann Ihnen Ihr Administrator weitere Auskunft geben.

Der Konfigurationsablauf

Zur Erstellung eines eigenen docform-Prozess ist es wichtig, sich über die benötigten Informationen zu informieren. Welche Werte benötigen Sie von welchem Dokument? Hierzu bietet es sich an mit Kollegen aus der Personalabteilung oder Buchhaltung, etc. zu reden und herauszufinden, welche Werte sie manuell in eine Software eintippen. Das könnte bei Rechnungen beispielsweise die Rechnungsnummer, der Rechnungsbrutto- und Nettobetrag sein.

Durch die Angaben welche Werte auf dem auszulesenden Dokument wichtig sind, legen wir Metadaten an.

Diese Werte werden in so genannten Dokumententypen definieren. Dort legen wir z.B. fest, dass uns bei Rechnungen eben die bereits genannten Werte interessieren. Bei Verträgen wiederum brauchen wir die Information, um welchen Vertrag es sich handelt und zwischen wem dieser angelegt wurde.

Durch Dokumententypen fassen wir unsere angelegten Metadaten zusammen, und bestimmen dadurch welche Informationen uns für bestimmte Dokumente interessieren.

Nun müssen wir dem System noch mitteilen in welchem Ordner, die von docform auszulesenden Dokumente abgelegt werden. Dieser Ordner stellt einen aktiven Ordner dar, der alle paar Sekunden überprüft, ob ein neues Dokument abgelegt wurde. Wenn dies zutrifft wird dieses an docform weitergeleitet, und die gewünschten Metadaten ausgelesen.

Dieser aktive Ordner ist ein spezieller docform-Ordner. Hierbei stehen Ihnen zwei Konfigurationen zur Verfügung:

Es gibt einen docform-verarbeiten Ordner, in diesem liest das System die gewünschten Werte aus unserem Dokument aus.

Daneben existiert ein docform-trennen Ordner, diesen nutzen wir um Stapelscans aufzusplitten.

Nachdem unsere gewünschten Werte erfolgreich vom System ausgelesen wurden, müssen unsere Dokumente den speziellen docform-Ordner verlassen und abgelegt werden. Wir können dabei verschiedene Aktionen ermöglichen. Beispielsweise die Übergabe des Dokumentes, samt ausgelesenen Werten an eine andere Software (FiBuNet, SAP, Datev, etc) übergeben. Oder auch eine einfache Ablage innerhalb des agorum core Systems umsetzen.

Wir erstellen einen so genannten FileWorkflow. Dieser kann auf JavaScript ausgeweitet werden, und erlaubt uns dadurch alle möglichen Aktionen mit den ausgelesenen Werten, sowie unseren Dokumenten auszuführen.