agorum core fill template administrieren

Hinweis: Diese Dokumentation bezieht sich auf die aktuellste Version des Plugins. Aktualisieren Sie das hier beschriebene Plugin, um die Dokumentation verwenden zu können.

Das Berechtigungskonzept von Serienbriefen und Serienmails basiert auf Bereichen, die Sie als Administrator erstellen. Die Vorlagen für Serienbriefe und Serien-E-Mails werden jeweils einem Bereich zugeordnet. Wenn Benutzer einen Serienbrief oder eine Serien-E-Mail erstellen, wählen sie dazu aus, in welchem Bereich das Seriendokument erstellt werden soll. Der Benutzer kann dabei nur die für ihn frei geschalteten Bereiche und dazugehörigen Vorlagen sehen und eine Empfängerliste auswählen. Sie als Administrator können bei Bedarf Dateipfade festlegen, die für die Empfängersuche nicht zur Verfügung stehen. Dazu erstellen Sie eine Ausschlussliste.

Bereiche verwalten

Im Standard liefert agorum core den Bereich Public für Serienbriefe und Serienmails mit. Benutzer ohne administrative Rechte können diesen Bereich nicht einsehen, er dient rein zur Berechtigungsunterstützung.

So finden Sie den mitgelieferten Bereich „Public“:

Öffnen Sie links in der Seitenleiste Explorer.

Öffnen Sie für Serienbriefe den Pfad:

Eigene Dateien‎/Administration‎/workspace‎/fill-template‎/workingfolders‎/Public

Öffnen Sie für Serienbriefe den Pfad:

Eigene Dateien‎/Administration‎/workspace‎/fill-template‎/workingmailfolders‎/Public

Sie können eigene Bereiche für Serienbriefe und Serienmails hinzufügen, um darüber den Benutzerzugriff auf die entsprechenden Serienbriefe und Serienmails zu steuern.

Einen Bereich erstellen

Öffnen Sie links in der Seitenleiste Explorer.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner.
Wählen Sie im Kontextmenü agorum core fill template > Administration > Bereiche für Gruppen anlegen.

Ergebnis: Der Dialog Bereiche für Gruppen anlegen / ändern erscheint.
Wählen Sie, ob Sie einen Bereich für Serienbriefe oder Serienmails anlegen wollen.
Geben Sie im Feld Bereich auswählen einen beliebigen Namen für Ihren neuen Bereich ein.
Klicken Sie auf Anlegen.

Ergebnis: Sie haben einen neuen Bereich für Serienbriefe oder Serienmails erstellt. Diesen Bereich müssen Sie berechtigen, damit Benutzer Zugriff darauf haben, siehe Einen Bereich berechtigen.

Einen Bereich erstellen

Einen Bereich berechtigen

Öffnen Sie die Rechteverwaltung, indem Sie links in der Seitenleiste Administration und dann ACLs/Rechte auswählen.
Öffnen Sie den Ordner fill-template.

Ergebnis: Im Ordner fill-template finden Sie neben den allgemeinen ACLs für das Plugin agorum core fill template die Unterordner workingfolders und workingmailfolders. Diese Ordner enthalten eine Unterstruktur, analog zu den von Ihnen angelegten Bereichen.
Öffnen Sie den Bereich, für den Sie Berechtigungen vergeben möchten, etwa workingfolders/Neuer Bereich.

Ergebnis: Sie sehen, dass die ACL für den Bereich, etwa ACL_fill-template_workingfolders_Neuer Bereich, automatisch bei der Erstellung des Bereichs angelegt wurde.
Doppelklicken Sie auf die ACL und fügen Sie Benutzer und Gruppen hinzu, die diesen Bereich verwenden dürfen, bzw. entfernen Sie Benutzer oder Gruppen, die diesen Bereich nicht verwenden sollen. Für weitere Informationen zur Rechteverwaltung mit ACLs siehe Rechte mit ACLs verwalten.

ACL für einen Bereich bearbeiten
Klicken Sie auf Speichern, um ihre Änderungen zu speichern.

Ergebnis: Sie haben Benutzerberechtigungen für die Vorlagen vergeben.

Einen Bereich ändern

Öffnen Sie links in der Seitenleiste Explorer.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner.
Wählen Sie im Kontextmenü agorum core fill template > Administration > Bereiche für Gruppen anlegen.

Ergebnis: Der Dialog Bereiche für Gruppen anlegen / ändern erscheint.
Wählen Sie, ob Sie einen Bereich für Serienbriefe oder Serienmails ändern wollen.
Wählen Sie den Bereich, den Sie ändern wollen.

Ergebnis: Die Anzeige erweitert sich um den Bereich, in dem Sie den Bereichsnamen ändern können.
Ändern Sie im Feld Name des Bereiches ändern den Namen des Bereichs.
Klicken Sie auf Ändern.

Ergebnis: Die Oberfläche lädt neu. Sie haben den Namen des Bereichs geändert.

Einen Bereich ändern

Einen Bereich löschen

Öffnen Sie links in der Seitenleiste Explorer.

Öffnen Sie die Pfade:

Für Serienbriefe

Eigene Dateien/Administration/customers/workspace/fill-template/workingfolders

Für Serienmails

Eigene Dateien/Administration/customers/workspace/fill-template/workingmailfolders

Unterhalb dieser Pfade liegen die Bereiche, etwa Public.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Bereich.
Wählen Sie im Kontextmenü Administration > Löschen (ohne Papierkorb).
Bestätigen Sie den Hinweis, dass die gelöschten Objekte nicht in den Papierkorb gelegt werden (und unwiderruflich gelöscht werden), mit Ja.

Ergebnis: Der Bereich wird gelöscht.

Serienmail konfigurieren

Als Administrator können Sie:

die Basisvorlage der Serienmail anpassen
Berechtigungen auf Ordner oder Vorlagen setzen
das Feld Absender im Dialog der E-Mail-Vorlage anzeigen und Platzhalter für die Absender-E-Mail-Adresse zur Verfügung stellen
nicht verfügbare Platzhalter beim Testen der E-Mail-Vorlage anzeigen
Metadaten aus Workflows als Platzhalter zur Verfügung stellen

Die Basisvorlage der Serienmail anpassen

Im Standard liefert agorum core eine E-Mail-Vorlage mit, die Sie anpassen können. Die Vorlage sehen alle Benutzer, sobald diese eine eigene Vorlage erstellen.

Öffnen Sie links in der Seitenleiste Explorer.

Öffnen Sie den Pfad:

Eigene Dateien/Administration/workspace/fill-template/templates/mailcopy/mail-template.mailtemplate

Doppelklicken Sie auf die Datei.
Bearbeiten Sie das Dokument (siehe Erstellen einer E-Mail Vorlage).

Berechtigungen auf Ordner oder Vorlagen setzen

Globale E-Mail-Vorlagen pflegen Sie und legen Sie zentral ab, sodass berechtigte Benutzer sie verwenden können.

Erstellte globale E-Mail-Vorlagen legt das System ab unter:

Eigene Dateien/Administration/workspace/fill-template/templates/mail

Auf Ordner oder Vorlagen können Sie ein eigenes Rechtemodell setzen, sodass jeder Benutzer nur die Vorlagen verwenden kann, für die er berechtigt ist.

Tipp: Versehen Sie die Vorlagen nur mit einem Leserecht, damit andere Benutzer diese verwenden, aber nicht ändern können.

Beispielstruktur

|Eigene Dateien
 |-Administration
    |-workspace
      |-fill-template
        |-templates
          |-mail
            |-Verwaltungsvorlagen (Berechtigung nur für die Verwaltung)
              |-Vorlage 01.mailtemplate
              |-Qualitätssicherungsvorlagen  (Berechtigung hier nur für die QS)
                |-QS-Vorlage 02.mailtemplate
            |-Projektvorlagen (Berechtigung hier nur für die Projektgruppe)
              |-PV 02.mailtemplate

Das Feld „Absender“ im Dialog der E-Mail-Vorlage anzeigen und Platzhalter für die Absender-E-Mail-Adresse zur Verfügung stellen

Sie können das Feld Absender im Dialog der E-Mail-Vorlage anzeigen sowie einen Platzhalter für die Absender-E-Mail-Adresse zur Verfügung stellen, indem Sie eine Einstellung in der MetaDB aktivieren. Den Platzhalter können Sie in den E-Mail-Vorlagen verwenden.

Öffnen Sie links in der Seitenleiste Administration und dann MetaDB.

Öffnen Sie den Pfad:

MAIN_MODULE_MANAGEMENT/customers/fill-template/tools/[ SAMPLE - Tools ]

Kopieren Sie das Property-Entry #editMailtemplateWithFromaddress.
Fügen Sie das kopierte Property-Entry in das übergeordnete Property-Bundle tools ein.
Bearbeiten Sie das Property-Entry mit einem Doppelklick.
Entfernen Sie das # und lassen Sie den Wert (String) auf true stehen.
Speichern Sie das Property-Entry.

Ergebnis: In E-Mail-Vorlagen erscheint das Feld Absender. Zusätzlich steht der Platzhalter für die Absender-E-Mail-Adresse unter Platzhalter wählen zur Verfügung. Sie finden ihn unter dem Namen filltemplate_mailTemplateFromUser.

Nicht verfügbare Platzhalter beim Testen der E-Mail-Vorlage anzeigen

Sie können nicht verfügbare Platzhalter beim Testen der E-Mail-Vorlage anzeigen, um herauszufinden, welche Platzhalter nicht existieren. Alle existierenden Platzhalter füllt das System automatisch mit vorhandenen Daten.

Hinweis: Wenn Sie nach dem Testen aus dem gleichen Dialog einen E-Mail-Entwurf erstellen, bleiben die nicht existierenden Platzhalter im E-Mail-Entwurf bestehen.

Öffnen Sie links in der Seitenleiste Administration und dann MetaDB.

Öffnen Sie den Pfad:

MAIN_MODULE_MANAGEMENT/customers/fill-template/tools/[ SAMPLE - Tools ]

Kopieren Sie das Property-Entry #mailTemplatesFillClearEmpty.
Fügen Sie das kopierte Property-Entry in das übergeordnete Property-Bundle tools ein.
Bearbeiten Sie das Property-Entry mit einem Doppelklick.
Entfernen Sie das # und lassen Sie den Wert (String) auf false stehen.
Speichern Sie das Property-Entry.

Ergebnis: Beim Testen von E-Mail-Vorlagen bleiben nicht existierende Platzhalter bestehen.

Registrierte Metadaten als Platzhalter zur Verfügung stellen

Sie können alle registrierten Metadaten als Platzhalter in E-Mail-Vorlagen zur Verfügung stellen, um diese Metadaten in den E-Mail-Vorlagen zu verwenden. Dies ist jedoch nur dann sinnvoll, wenn Sie die Platzhalter in der E-Mail-Vorlage auch per JavaScript ersetzen (etwa im Workflow 3.0). Wenn Sie über das agorum core fill template lediglich eine Serien-E-Mail versenden, ersetzt das System keine Metadaten, weil es beim Versenden keinen Objektbezug findet.

Öffnen Sie links in der Seitenleiste Administration und dann MetaDB.

Öffnen Sie den Pfad:

MAIN_MODULE_MANAGEMENT/customers/fill-template/tools/[ SAMPLE - Tools ]

Kopieren Sie das Property-Entry #placeholderWithMetadata.
Fügen Sie das kopierte Property-Entry in das übergeordnete Property-Bundle tools ein.
Bearbeiten Sie das Property-Entry mit einem Doppelklick.
Entfernen Sie das # und lassen Sie den Wert (String) auf true stehen.
Speichern Sie das Property-Entry.

Ergebnis: In E-Mail-Vorlagen stehen Metadaten aus Workflows unter Platzhalter wählen zur Verfügung.

Serienbrief konfigurieren

Sie können das Format von Vorlagen im Standard vorgeben, um etwa Ihr Firmenlogo oder Ihre Anschrift einzupflegen, und globale Briefvorlagen anlegen, die systemweit zur Verfügung stehen.

Die Basisvorlage der Serienbriefe anpassen

Im Standard liefert das System Beispielvorlagen für jedes unterstützte Dateiformat mit. Die Beispielvorlagen können Sie anpassen.

Öffnen Sie links in der Seitenleiste Explorer.

Öffnen Sie den Pfad:

Eigene Dateien/Administration/workspace/fill-template/templates/document

Doppelklicken Sie auf eine Datei.
Bearbeiten Sie das Dokument wie unter Briefvorlage erstellen beschrieben.

Ablageort global erstellter Briefvorlagen

Globale Briefvorlagen pflegen Sie und legen Sie zentral ab, sodass berechtigte Benutzer sie verwenden können.

Erstellte Briefvorlagen legt das System ab unter:

Eigene Dateien/Administration/workspace/fill-template/templates/documents

Auf Ordner oder Vorlagen können Sie ein eigenes Rechtemodell setzen, sodass berechtigte Benutzer sie verwenden können.

Tipp: Versehen Sie die Vorlagen nur mit einem Leserecht, damit andere Benutzer diese verwenden, aber nicht ändern können.

Beispielstruktur

|Eigene Dateien
 |-Administration
   |-workspace
     |-fill-template
       |-templates
         |-documents
           |-Verwaltungsvorlagen (Berechtigung nur für die Verwaltung)
              |-Vorlage 01.odt
              |-Qualitätssicherungsvorlagen  (Berechtigung hier nur für die QS)
                |-QS-Vorlage 02.mailtemplate
           |-Projektvorlagen (Berechtigung hier nur für die Projektgruppe)
             |-PV 02.odt

Limit für Briefe pro Druckdatei anpassen

Sie können das Standardlimit für die Anzahl PDFs verändern, die in einer Druckdatei zusammengefasst werden. Das kann notwendig sein, damit der Speicher nicht überläuft. Im Standard werden 1000 PDFs/Briefe pro Druckdatei erstellt.

Hinweis: Wenn Sie das Limit erhöhen, müssen Sie testen, ob der Java-Maschine mehr Speicher zugeteilt werden muss.

Gehen Sie wie folgt vor, um den Standardwert für die Anzahl PDFs pro Druckdatei zu ändern:

Öffnen Sie links in der Seitenleiste Administration und dann MetaDB.
Öffnen Sie den Pfad:
```
MAIN_MODULE_MANAGEMENT/customers/fill-template/template
```
Legen Sie dazu das MetaDb Bundle template neu an, falls es bisher nicht vorhanden ist.
Legen Sie über das folgende Property-Entry an:

Name: merge-limit-per-file
Datentyp: Zeichenkette (String)
Wert (String): <Abweichende Anzahl der PDFs pro Druckdatei>

Eine Ausschlussliste für Dateipfade definieren

Sie können bestimmte Dateipfade von der Empfängersuche ausschließen. Auf diese Weise können Sie verhindern, dass Briefe oder E-Mails an Adressen verschickt werden, die dazu nicht verwendet werden sollen. Wenn die Benutzer, die die Seriendokumente erstellen, etwa Zugriff auf die Personalakten haben, könnten Sie den Ordner mit den Personalakten auf die Ausschlussliste setzen, um zu verhindern, dass die darin enthaltenen Adressen verwendet werden.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Ausschlussliste mit Dateipfaden zu erstellen:

Öffnen Sie links in der Seitenleiste Explorer.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner.
Wählen Sie im Kontextmenü agorum core fill template > Administration > Pfade eingeben, die ausgeblendet werden bei der Suche.

Ergebnis: Die Datei areas-that-must-not-be-searched.txt öffnet sich.
Tragen Sie die Dateipfade, die Sie von der Empfängersuche ausschließen wollen, in die Datei ein. Beispiel:
```
/agorum/roi/Dateien/Akten/Personalakten
```
Ergebnis: Die Benutzer können die angegebenen Pfade nicht mehr nach Empfängeradressen durchsuchen.

Das Default-Skript verwalten

agorum core liefert ein Default-Skript mit.

Das System ruft das Skript auf, wenn:

kein Skript zur Vorlage definiert ist
das definierte Skript 0 Zeichen hat
nur die Standard-Initialisierung enthalten ist

Sie können das Skript als Vorlage (über Vorlage importieren) in den Skripteditor importieren und anpassen.

Das Default-Skript finden Sie unter:

/agorum/roi/customers/fill-template/js/script/default-script.js

Achtung: Datenverlust durch Änderung des Default-Skripts. Anpassungen am Default-Skript gehen nach einem Update des Plugins verloren. Registrieren Sie ein eigenes Default-Skript, um Datenverlust zu vermeiden.

Ein eigenes Default-Skript registrieren

Sie können ein eigenes Default-Skript registrieren, das Ihre Platzhalter erstellt oder anpasst, so wie Sie es in Ihrem Unternehmen benötigen.

Legen Sie das JS-Skript in einen eigenen Bereich, etwa /agorum/roi/workspace/fill-Template/<Firmenname>/mein-default-script.js.

Registrieren Sie das Skript durch folgenden MetaDB-Key:

MAIN_MODULE_MANAGEMENT/customers/fill-template/acic/fill-template-default-script-path

Tragen Sie als Wert des MetaDB-Keys den Pfad zu Ihrem Skript ein, etwa:

/agorum/roi/workspace/fill-Template/<Firmenname>/mein-default-script.js