agorum core smart archive konfigurieren

Hinweis: Diese Dokumentation bezieht sich auf die aktuellste Version des Plug-ins. Aktualisieren Sie das hier beschriebene Plug-in, um die Dokumentation verwenden zu können.

Mit dem agorum core smart archive archivieren Sie Ihre Dokumente schnell, einfach und revisionssicher.

Sie archivieren Ihre Dokumente über einen Eingangsordner oder über die Dropfläche (agorum core client integration).
Das Archiv unterscheidet zwischen Dokumenten und E-Mails.
Sie können Berechtigungen auf Basis der Ordnerebenen vergeben und so Ihr Archiv individuell zugänglich machen.
Es findet keine Verschlagwortung statt. Sie finden Ihre Dokumente stattdessen über die Volltext- oder Metadatensuche.

Neue Funktionen nach der Installation

Nach der Installation des Plug-ins sind neue Funktionen in agorum core verfügbar:

neue Ordnerstruktur
neue Test-Benutzer
neue Suchfilter
neue Freigaben für das DMS-Laufwerk

Ordnerstruktur

Sie finden im agorum core explorer unter Dateien eine neue Ordnerstruktur:

Dateien/agorum core smart archive

Der Ordner agorum core smart archive besitzt weitere Unterordner:

agorum core smart archive
- Archiv
  - Alle
  - Dokumente
  - Mails
- Archiv - Eingang

Für das Archivieren von Dokumenten in die Ordner siehe Dokumente archivieren und revisionssicher setzen.

Test-Benutzer

Sie finden in der Benutzerverwaltung neue Test-Benutzer.

Die Benutzer besitzen ein zufällig generiertes Passwort.
Ändern Sie das Passwort dieser Benutzer, indem Sie die Benutzer bearbeiten.

Benutzer	Rechte
acsmartarchive.test	Besitzt: READ-Recht auf den Ordner Archive WRITE-Recht auf den Ordner Archiv-Eingang
acsmartarchive.admin	Besitzt administrative Rechte (Administrator).

Suchfilter

In der Suche finden Sie zwei neue Filter:

Filter	Beschreibung
agorum core smart archive	Sucht nach archivierten Objekten.
agorum core smart archive Eingang	Zeigt alle Objekte im Ordner Archiv-Eingang an.

Freigaben für das DMS-Laufwerk

Das agorum core smart archive liefert 2 DMS-Freigaben mit, die Sie als SMB- oder WebDav-Mount verwenden können.

Freigabe	Beispiel
acsmartarchive	\\<Domain agorum>\acsmartarchive Diese Freigabe bezieht sich auf den Ordner Dateien\agorum core smart archive.
acsmartarchiveEingang, acsae	\\<Domain agorum>\acsmartarchiveEingang oder \\<Domain agorum>\acsae Diese Freigabe bezieht sich auf den Ordner Dateien\agorum core smart archive\Archiv - Eingang. Verbinden Sie etwa ein ERP-System, um alle generierten PDF-Dokumente in diesen Eingang abzulegen. Das System archiviert diese entsprechend der Einstellung automatisch. Verwenden Sie für Scanner die kurze Schreibweise acsae.

Freigabe

Beispiel

acsmartarchive

\\<Domain agorum>\acsmartarchive

Diese Freigabe bezieht sich auf den Ordner Dateien\agorum core smart archive.

acsmartarchiveEingang, acsae

\\<Domain agorum>\acsmartarchiveEingang  oder \\<Domain agorum>\acsae

Diese Freigabe bezieht sich auf den Ordner Dateien\agorum core smart archive\Archiv - Eingang.

Verbinden Sie etwa ein ERP-System, um alle generierten PDF-Dokumente in diesen Eingang abzulegen.
Das System archiviert diese entsprechend der Einstellung automatisch.
Verwenden Sie für Scanner die kurze Schreibweise acsae.

Ablaufdatum, Art der Revisionssicherheit und Zeitraum des Archiv-Eingangs konfigurieren

Klicken Sie oben rechts in der Kopfleiste auf und dann auf Archiv Einstellungen.

Archiv Einstellungen aufrufen
Nehmen Sie die Einstellungen vor.

Archiv Einstellungen vornehmen
Klicken Sie auf OK.

Einstellung	Beschreibung
Archivzeit (in Jahre)	Definiert, wie viele Jahre die Daten im Archiv bleiben sollen. Sie können Daten aus dem Archiv erst nach Ablauf dieser Frist löschen, vorausgesetzt, die Archiv Speicherart steht auf Revisionssicher.
Archiv Speicherart	Steuert, auf welche Art das System speichert.
Ausführung	Steuert, wann das System die in den Eingang geladenen Daten ins Archiv verschiebt. Erst danach sind auch die Archivzeit und die Speicherart gesetzt. Das System verschiebt im Standard die in den Eingang geladenen Daten immer ins Archiv. Sie können die Zeit ändern, etwa auf jeden Mittag um 12 Uhr. Sie können immer bis mittags um 12 Uhr Korrekturen der Daten vornehmen, die in den Archiveingang gelegt wurden. Um 12 Uhr archiviert das System diese. Hinweis: Ändern Sie die Angabe bei Ausführung und aktualisieren Sie das Plug-in, überschreibt die Aktualisierung Ihre Änderung.

Die Dropfläche einstellen

Die Dropfläche beim agorum core smart archive ist so eingerichtet, dass alle Daten, die über die Dropfläche abgelegt werden, im Archiv-Eingang landen.

Voraussetzungen

Sie müssen die Dropfläche (agorum core client integration) installiert haben.

Dropfläche bei mehreren Konfigurationen einstellen

Ein Netzlaufwerk muss an erster hierarchischer Stelle für das agorum core smart archive verbunden sein.
Sollten mehrere Templates / Konfigurationen installiert sein, müssen Sie diese zuerst für das smart archive einstellen.

Öffnen Sie links in der Seitenleiste Administration und dann MetaDB.
Öffnen Sie den Pfad:
```
MAIN_MODULE_MANAGEMENT/client/AddOns
```
Doppelklicken Sie auf das Property-Entry drop-area-acsmartarchive.js, um es zu bearbeiten.

Kommentieren Sie den ersten Eintrag zur Dropfläche mit // aus und löschen Sie die // vor dem zweiten Eintrag der Dropfläche (hellblauer Pfeil).

Ergebnis:

/*global Ext, Actions, sessionController*/

Ext.onReady(function() {
// Actions.Client.initDrop('/agorum/roi/workspace/acsmartarchive/DropArea');
// Wenn es mehrere Templates gibt, die eine Dropfläche haben, kann die Standard-Dropfläche ausdokumentiert werden und diese hier eindokumentiert werden.
// Der Benutzer hat dann ev. mehrere Dropflächen zur Verfügung, die an der Farbe unterschieden werden können (Siehe Doku Dropfläche)
  Actions.Client.initDrop('/agorum/roi/workspace/acsmartarchive/DropArea','acsmartarchive');
});

Starten Sie die Dropfläche für das agorum core smart archive mit acsmartarchive als Parameter.

Parameter hinzufügen und Dropfläche starten

Kopieren Sie das Programm Drop.exe.
Fügen Sie es als Verknüpfung an beliebiger Stelle ein, etwa auf dem Desktop.
Öffnen Sie die Eigenschaften der Verknüpfung über das Kontextmenü.
Wechseln Sie in die Registerkarte Verknüpfung.
Geben Sie im Feld Ziel den Parameter acsmartarchive und eine Farbe ein.

Ziel in der Verknüpfung eingeben
Benennen Sie die Dropfläche um, etwa in Drop Smart Archiv.

Ergebnis: Sie können die Dropfläche per Doppelklick öffnen.

Dokumente archivieren und revisionssicher setzen

Fügen Sie etwa per Drag-and-drop oder durch die Kontextmenü-Aktionen Kopieren / Einfügen Dokumente / E-Mails in den Ordner Archiv - Eingang.

Das System überführt die im Ordner Archiv - Eingang abgelegten Dokumente automatisch nach Ablauf einer festgelegten Zeit in das Archiv. Diese Zeitspanne können Sie individuell einstellen.
Auf dem Ordner Archiv - Eingang sitzt ein Automatismus, der die Objekte in die Unterordner des Ordners Archiv verschiebt, revisionssicher setzt und mit Metadaten zum Ablagezeitraum versieht. Die Ablage erfolgt dabei nach Objekttyp (Dokumente / Mails), Jahr und Monat.

• Das System legt alle Objekte für 11 Jahre revisionssicher ab.
• Sie können Daten erst nach diesem Zeitraum löschen.