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Aktentemplates verwalten

Hinweis: Diese Dokumentation bezieht sich auf die aktuellste Version des agorum core basic archives. Aktualisieren Sie das Plugin, um die Dokumentation verwenden zu können.

Mit Aktentemplates können Sie Akten mit einer bestimmten, einmalig definierten Struktur samt Unterordnern aus einer Vorlage anlegen sowie Akten bearbeiten, umbenennen oder löschen.

Eine vorhandene Akte öffnen

Im Standard liefert das agorum core basic archive zwei Akten mit.

  1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Explorer.
  2. Öffnen Sie den Pfad: 
    Dateien/agorum core basic archive

    Ergebnis: Sie sehen die Akten des Systems (siehe Abbildung Akten des Systems).

     
    Akten des Systems


    Archiv
    Allgemeine Akte

    Archiv-Zentraleingang
    Stellt den Posteingang des Systems dar (siehe Benutzerdokumentation).

Einen Aktenbereich erstellen

So legen Sie eigene Aktenbereiche wie die mitgelieferte Akte Archiv an:

  1. Klicken Sie oben rechts in der Kopfleiste auf   und dann auf Administration > Aktentemplates anlegen.
  2. Klicken Sie auf Akte hinzufügen.

    Ergebnis: Das System fügt ein neues Aktentemplate hinzu.
  3. Geben Sie die Details zum neuen Aktentemplate ein.
  4. Klicken Sie auf Aktenordner hinzufügen, um der Akte Unterordner hinzuzufügen.
  5. Speichern Sie Ihre Einstellungen.

    Ergebnis: Sie sehen die neue Akte im Explorer.

Details zum Aktentemplate eingeben

Feld Beschreibung Beispiele
Freie Akte Eine freie Akte erscheint nicht als eigenständiger Aktenbereich im agorum core explorer. Stattdessen können Sie diese Ordnerstrukturen in beliebigen Akten des agorum core basic archives verwenden. –
Aktenbereich Definiert den Namen der Akte / des Ordners unter Dateien/agorum core basic archive. Personalakten
Aktenbereich (ist) Benennen Sie den Aktenbereich um, können Sie im Aktenbereich (ist) die aktuelle Bezeichnung einsehen. –
Aktenname Den Aktennamen sieht der Benutzer bei der Erstellung von neuen Akten als Angabewert.

Achten Sie darauf, dass der Benutzer anhand Ihrer Beschreibung versteht, welche Werte er in welchem Format eintragen soll.		 Vorname Nachname
Name
Nachname, Vorname
Akteident Den Akteident sieht der Benutzer bei der Erstellung von neuen Akten als Angabewert.

Achten Sie darauf, dass der Benutzer anhand Ihrer Beschreibung versteht, welche Werte er in welchem Format eintragen soll.

Die Angabe des Akteidents muss einzigartig sein.		 Personalakten-ID
Kürzel

Tipp: Nennen Sie Ihre Akten eindeutig, da in der Auswahl des Ablageortes nur die Unterordner (Endknoten) erscheinen. Ein Benutzer kann bei uneindeutiger Benennung nicht den korrekten Ablageort wählen.

Beispiele für Akten

Beispiel eines jährlichen Aktenaufbaus für
einen landwirtschaftlichen Betrieb

 

Beispiel eines Aktenaufbaus für Bauprojekte

 

Beispiele eines Aktenaufbaus für einen
Kindergarten oder einer Kindertagesstätte

 

Beispiel eines Aktenaufbaus für
Patientenakten

Eine freie Akte definieren

Sie können Aktentemplates für eine freie Ablage definieren. Dabei handelt es sich um eine freie Akte, die das System in der Baumstruktur nicht als eigenständigen Aktenbereich anzeigt. Stattdessen steht diese freie Akte Benutzern in jeder beliebigen Akte zur Verfügung, um dort eine oft genutzte, aber nicht immer gebrauchte Ordnerstruktur anzulegen.

  1. Legen Sie einen neuen Aktenbereich an.
  2. Definieren Sie über die Auswahl Freie Akte, dass es sich um eine freie Akte handelt.
  3. Speichern Sie.

    Ergebnis: Das System legt die Akte als freie Akte an. Benutzer können diese freie Akte jetzt in einem anderen Aktenbereich wählen, indem sie das Kontextmenü öffnen und die Aktion agorum core Basic Archive > Freie Akte anlegen wählen.

Eine freie Akte im zentralen Posteingang oder Benutzereingang erstellen

Freie Akten können Sie im Posteingang der Benutzer erstellen (zentraler Posteingang sowie Benutzereingang):

  1. Klicken Sie oben rechts in der Kopfleiste auf   und dann auf Administration > Einstellungen (acba).
  2. Aktivieren Sie die Einstellung Freie Ablage zulassen und speichern Sie.

    Ergebnis: Der zentrale Posteingang sowie Benutzereingang erweitert sich rechts um die Registerkarte Freie Ablage (siehe Abbildung Registerkarte Freie Ablage im Zentraleingang und Posteingang). Ihre Benutzer können jetzt durch die Baumstruktur navigieren und freie Akten erstellen, indem Sie in der Baumstruktur das Kontextmenü öffnen und die Aktion agorum core Basic Archive > Akte anlegen wählen. Die Benutzer müssen also nicht zurück in den agorum core explorer, um dort die Akte anzulegen.
Registerkarte Freie Ablage im Zentraleingang und Posteingang

Eine freie Akte in der freien Ablage für Benutzer freischalten

Anhand eines MetaDB-Eintrags bestimmen Sie, wo Ihre Benutzer freie Akten in der freien Ablage des Moduls Verschlagwortung und Ablage (im zentralen Posteingang und Benutzereingang) verwenden dürfen.

Ziehen Sie etwa Ihren alten Datenbestand über das undefined>Netzlaufwerk in das agorum core basic archive, können Sie das Anlegen der freien Akten nur dort erlauben.

  1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Administration und dann MetaDB.
  2. Öffnen Sie den Pfad: 
    MAIN_MODULE_MANAGEMENT/customers/acbasicarchive/freeStorage/
  3. Legen Sie über  einen neuen Property-Entry an (siehe Abbildung Property-Entry treeRoot).

    Name
    treeRoot

    Datentyp
    Zeichenkette (String)

    Wert (String)
    /Pfad 

    Hinweise:
    • Bei dem Wert (String) handelt es sich um ein Beispiel.
    • In der Gruppe [ sample ] finden Sie einen Beispieleintrag, den Sie kopieren und anpassen können, indem Sie die #-Zeichen entfernen und den Pfad überarbeiten.

Property-Entry treeRoot

Automatisch gesetzte Metadaten auf Ordner

Die Nutzung der freien Akten führt dazu, dass das System die dadurch angelegten Ordner mit folgenden Metadaten versieht.

Metadatum Beschreibung
area <Bezeichnung des Aktentemplate​​​​​s>. Es handelt sich um ein vererbtes Metadatum.
identifier <Bezeichnung des Aktentemplate​​​​​s>. Es handelt sich um ein nicht vererbtes Metadatum.
acbasicarchive_freefilename / Aktenname Definiert den Namen des ersten Ordners des Aktentemplates. Es handelt sich um ein vererbtes Metadatum.
acbasicarchive_freefilenumber / Aktennummer <gesetzte Akten-ID>. Es handelt sich um ein vererbtes Metadatum.
acbasicarchive_freefilestartpoint  / Filestartpoint Derselbe Wert wie bei identifier. Wird verwendet, um den Startpunkt der Akte zu kennzeichnen. Es handelt sich um ein nicht vererbtes Metadatum.
acbasicarchive_freefileendpoint / Fileendpoint Auf jeden Ordner, der sich am Ende einer Akte befindet, setzt das System dieses Metadatum mit dem Namen des Ordners.

Kommt es zu einem Tippfehler, können Benutzer die Aktenbezeichnung sowie ID der freien Akte anpassen. Dazu markieren Sie die Akte und wählen mit einem rechten Mausklick agorum core basic archive/Freie Akte ändern.

Durch diese gesetzten Metadaten können Sie gezielt nach diesen Akten suchen und Filter bezüglich des Namens, der Aktennummer und des Aktentyps einsetzen.

Ein Aktentemplate ändern /umbenennen

Stellen Sie im Laufe der Zeit fest, dass eine Ihrer Akten weniger oder mehr Ordner benötigt oder Ordner umbenannt werden müssen, benennen Sie diese um oder ändern Sie diese.

  1. Klicken Sie oben rechts in der Kopfleiste auf   und dann auf Administration > Aktentemplates anlegen.

     
    Ein Aktentemplate über das Kontextmenü ändern
  2. Wählen Sie links ein Aktentemplate.
  3. Nehmen Sie die Anpassungen vor.
  4. Klicken Sie oben links auf Speichern (siehe Abbildung Ein Aktentemplate ändern).

     
    Ein Aktentemplate ändern
     

    Tipp: Möchten Sie einen Aktenbereich umbenennen, wählen Sie ihn aus und tragen Sie im Feld Aktenbereich den neuen Namen ein. Die alte Aktenbezeichnung erscheint im Feld Aktenbereich (ist) solange, bis Sie die Einstellungen gespeichert haben. Sobald Sie den Eintrag Aktenbereich anpassen, erscheint die Änderung in der Aktentemplate-Baumstruktur.

Hinweise:

  • Ändern Sie Aktentemplates, wirken sich die Änderungen nur auf Ordner aus, die Sie ab diesem Zeitpunkt neu erstellen.

  • Führen Sie Änderungen manuell in bereits bestehenden Akten durch.

  • In agorum core pro können Sie QueryWorker verwenden, die automatisch Ihre Änderungen auf bereits bestehende Aktenbereiche übertragen.

  • Speichern Sie Aktentemplates, benötigt das System je nach Menge einen Moment, bis die Templates angelegt sind.

Einen Aktenbereich löschen

  1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Explorer.
  2. Wählen Sie einen Aktenbereich mit der rechten Maustaste. 
    Dateien/agorum core basic archive/<Aktenbereich>
  3. Wählen Sie im Kontextmenü agorum core basic archive > Administration agorum core basic archive > Aktenbereich löschen.
  4. Löschen Sie das Aktentemplate aus der Aktentemplate-Übersicht. Klicken Sie dazu oben rechts in der Kopfleiste auf   und dann auf  Administration > Aktentemplates anlegen.
  5. Löschen Sie das Aktentemplate.

    Tipps:

    • Der Haken bei freie Akte bewirkt, dass die Akte nicht mehr in der Baumstruktur erscheint, Benutzer können sie aber dennoch manuell in Akten einfügen.
    • Möchten Sie eine Akte nicht löschen, können Sie alternativ alle Berechtigungen dieses Ordners entfernen. Dadurch ist diese Akte zwar von jedem Administrator einsehbar, aber kein normaler Benutzer hat mehr Zugriff darauf. Dadurch können Sie Akten pausieren, ohne dass eine Löschung notwendig ist.

Eine einzelne Akte in einem Aktenbereich löschen

  1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Explorer.
  2. Wählen Sie eine Akte mit der rechten Maustaste. 
    Dateien/agorum core basic archive/<Aktenbereich>/<Akte>
  3. Wählen Sie im Kontextmenü Löschen.