Als Administrator mit agorum core workflow delegation arbeiten

Mit agorum core workflow delegation können Benutzer andere Benutzer als Workflow-Vertreter bestimmen. Als Administrator können Sie darüber hinaus:

Vertreterlisten einrichten, also Listen von Benutzern, die ein Benutzer als Vertreter angeben kann
Workflow-Vertretungen für andere Benutzer einrichten, ändern oder löschen
Aktuelle Workflow-Vertretungen angezeigt bekommen
Workflow-Vertretungen über Workspace und Metadaten nachvollziehen

Mit Workflow-Vertreterlisten arbeiten

Sie können einschränken, welche anderen Benutzer ein Benutzer als mögliche Workflow-Vertreter auswählen kann. Dazu können Sie Vertreterlisten erstellen und auch wieder löschen.

Workflow-Vertreterliste erstellen

So erstellen Sie eine Workflow-Vertreterliste bzw. eine Liste von Benutzern, die ein bestimmter Benutzer als Vertreter auswählen kann:

Öffnen Sie > Workflow > Vertreter setzen.

Ergebnis: Das Fenster Workflow-Vertreter setzen öffnet sich.
Wählen Sie in der Auswahlliste Ausgewählter Benutzer den Benutzer aus, für den Sie eine Vertreterliste einrichten wollen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Vertreter einschränken.
Ergebnis: Das Fenster Einschränkung der Vertreter für Benutzer öffnet sich.
Klicken Sie auf das Symbol (Plus) und wählen Sie in der Auswahlliste den Benutzer aus, den Sie als möglichen Vertreter hinzufügen wollen. Ergänzen Sie auf diese Weise alle anderen möglichen Vertreter.

Vertreterliste erstellen
Klicken Sie Speichern.

Ergebnis: Sie haben eine Vertreterliste für den ausgewählten Benutzer eingerichtet. Der Benutzer kann nur noch einen der angegebenen Benutzer als Vertreter auswählen.

Workflow-Vertreterliste einsehen oder ändern

So können Sie eine Liste von möglichen Workflow-Vertretern für einen Benutzer einsehen oder ändern:

Öffnen Sie > Workflow > Vertreter setzen.

Ergebnis: Das Fenster Workflow-Vertreter setzen öffnet sich.
Wählen Sie in der Auswahlliste Ausgewählter Benutzer den Benutzer aus, dessen Vertreterliste Sie einsehen oder ändern wollen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Vertreter einschränken.
Ergebnis: Das Fenster Einschränkung der Vertreter für Benutzer öffnet sich.
Klicken Sie auf das Symbol (Plus) und wählen Sie in der Auswahlliste weitere Benutzer aus, die Sie als mögliche Vertreter hinzufügen wollen, oder löschen Sie Benutzer aus der Liste durch Klicken auf das Symbol(Papierkorb).
Klicken Sie Speichern.

Ergebnis: Sie haben die Vertreterliste des ausgewählten Benutzers überprüft.

Workflow-Vertreterliste löschen

Öffnen Sie > Workflow > Vertreter setzen.

Ergebnis: Das Fenster Workflow-Vertreter setzen öffnet sich.
Wählen Sie in der Auswahlliste Ausgewählter Benutzer den Benutzer aus, dessen Vertreterliste Sie löschen wollen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Einschränkung löschen.

Vertreterliste löschen
Bestätigen Sie im folgenden Dialog, dass die Vertreterliste löschen wollen, mit Ja.
Ergebnis: Sie haben die Vertreterliste des ausgewählten Benutzers gelöscht.

Als Administrator Workflow-Vertreter festlegen

Workflow-Vertreter für Benutzer angeben

So geben Sie einen oder mehrere andere Benutzer als Vertreter für die Workflow-Aufgaben eines Benutzers an:

Öffnen Sie > Workflow > Vertreter setzen.
Ergebnis: Das Fenster Workflow-Vertreter setzen öffnet sich.
Wählen Sie in der Auswahlliste Ausgewählter Benutzer den Benutzer aus, für den Sie einen oder mehrere Vertreter angeben wollen.
Klicken Sie auf das Symbol (Plus) und wählen Sie in der Auswahlliste einen anderen Benutzer aus, um diesen als Vertreter anzugeben. Sie können einen oder mehrere Vertreter hinzufügen.
Optional: Sie können mit den Feldern Vertretung ab und Vertretung bis einen Vertretungszeitraum festlegen. Wenn Sie in diesen Feldern nichts angeben, gilt die Vertretung ab sofort und unbefristet. Sie können auch nur eines der beiden Felder ausfüllen, um die Vertretungsregel ab einem bestimmten Termin starten zu lassen oder sie zu einem bestimmten Termin zu beenden.
Speichern Sie die Änderungen.
Ergebnis: Die Vertretungsregelung wird gespeichert. Vertretungsregeln, die aktuell angewendet werden (aktiv sind), erkennen Sie an einem grünen Symbol in der Statusspalte und daran, dass die von Ihnen gewählten Vertreter in der unteren Fensterhälfte angezeigt werden.

Workflow-Vertreter von Benutzern ändern oder ergänzen

So ändern oder ergänzen Sie einen Workflow-Vertreter für einen Benutzer:

Öffnen Sie > Workflow > Vertreter setzen.
Ergebnis: Das Fenster Workflow-Vertreter setzen öffnet sich.
Wählen Sie in der Auswahlliste Ausgewählter Benutzer den Benutzer aus, dessen Vertreter Sie ändern oder ergänzen wollen.
Wenn Sie einen bestehenden Vertreter ändern möchten, wählen Sie in der Auswahlliste einen anderen Benutzer als Vertreter aus.
Klicken Sie auf das Symbol (Plus) und wählen Sie in der Auswahlliste weitere Benutzer aus, um zusätzliche Vertreter anzugeben. Sie können einen oder mehrere Vertreter hinzufügen.
Optional: Sie können mit den Feldern Vertretung ab und Vertretung bis einen Vertretungszeitraum festlegen. Wenn Sie in diesen Feldern nichts angeben, gilt die Vertretung ab sofort und unbefristet. Sie können auch nur eines der beiden Felder ausfüllen, um die Vertretungsregel ab einem bestimmten Termin starten zu lassen oder sie zu einem bestimmten Termin zu beenden.
Speichern Sie die Änderungen.
Ergebnis: Die Vertretungsregelung wird gespeichert. Vertretungsregeln, die aktuell angewendet werden (aktiv sind), erkennen Sie an einem grünen Symbol in der Statusspalte und daran, dass die von Ihnen gewählten Vertreter in der unteren Fensterhälfte angezeigt werden.

Workflow-Vertreter von Benutzern deaktivieren

So deaktivieren Sie eine Regel für einen Workflow-Vertreter für einen anderen Benutzer, die gerade angewendet wird:

Öffnen Sie > Workflow > Vertreter setzen.
Ergebnis: Das Fenster Workflow-Vertreter setzen öffnet sich.
Wählen Sie in der Auswahlliste Ausgewählter Benutzer den Benutzer aus, dessen Vertreter Sie deaktivieren wollen.
Sie können mit den Feldern Vertretung ab und Vertretung bis einen Vertretungszeitraum festlegen. Sie können auch nur eines der beiden Felder ausfüllen, um die Vertretungsregel ab einem bestimmten Termin starten zu lassen oder sie zu einem bestimmten Termin zu beenden. Geben Sie über diese Daten an, dass die Vertretungsregelung aktuell nicht gilt.
Speichern Sie die Änderungen.
Ergebnis: Die Vertretungsregelung wird gespeichert. Vertretungsregeln, die aktuell nicht angewendet werden (inaktiv sind), erkennen Sie an einem grauen Symbolin der Statusspalte und daran, dass die von Ihnen gewählten Vertreter in der unteren Fensterhälfte nicht angezeigt werden.

Workflow-Vertreter von Benutzern löschen

So löschen Sie einen Workflow-Vertreter eines Benutzers:

Öffnen Sie > Workflow > Vertreter setzen.
Ergebnis: Das Fenster Workflow-Vertreter setzen öffnet sich.
Wählen Sie in der Auswahlliste Ausgewählter Benutzer den Benutzer aus, dessen Vertreter Sie löschen wollen.
Löschen Sie den Workflow-Vertreter in der Liste durch Klicken auf das Symbol

(Papierkorb).
Speichern Sie die Änderungen.
Ergebnis: Der gelöschte Workflow-Vertreter wird in der Vertreterliste des ausgewählten Benutzers nicht mehr angezeigt.

Workflow-Vertretungen von Benutzern einsehen

Als Administrator können Sie sehen, welche Benutzer aktuell von einem Benutzer vertreten werden:

Öffnen Sie > Workflow > Vertreter setzen.
Ergebnis: Das Fenster Workflow-Vertreter setzen öffnet sich.
Wählen Sie in der Auswahlliste Ausgewählter Benutzer den Benutzer aus, dessen aktive Vertretungen Sie einsehen wollen.
Überprüfen Sie, wen der gewählte Benutzer aktuell vertritt, in der unteren Fensterhälfte im Bereich Ich vertrete (aktiv).

Anzeige der aktiven Workflow-Vertretungen von User B

Workflow-Vertretungen über Workspace und Metadaten nachvollziehen

Wenn Benutzer Workflow-Vertretungen einrichten, wird für den Benutzer (der vertreten wird) ein Ordner im Workspace angelegt. Innerhalb dieses Ordners wird für jeden Vertreter/Vertretergruppe ein Unterordner angelegt.

/agorum/roi/workspace/agorum.workflow.delegation/delegation
+ Benutzer-UUID
++ Vertreter-UUID
++ Vertreter-UUID
+ Benutzer-UUID
++ Vertreter-UUID

Die Metadaten für die Vertretungsregelung finden Sie auf dem Ordner, der den Vertreter darstellt. Folgende Metadaten können gesetzt sein:

Metadaten für die Workflow-Vertretung in der Objektinfo

Objektinfo-Beschriftung	Metadatum	Beschreibung
Aktiv	`agorum_workflow_delegation_active`	true = Vertreter aktiv, false = momentan nicht aktiv
Vertretung bis	`agorum_workflow_delegation_endDate`	Datum, wann für diesen Vertreter die Vertretung endet (nie, wenn nicht anders angegeben)
Referenzgruppe	`agorum_workflow_delegation_grp_acw_uuid`	UUID der Vertretergruppe
Vertreter/in	`agorum_workflow_delegation_member`	UUID des Vertreters (kann ein Benutzer oder eine Gruppe sein)
Vertretung ab	`agorum_workflow_delegation_startDate`	Datum, wann für diesen Vertreter die Vertretung startet (sofort, wenn nicht anders angegeben)

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