Briefvorlage erstellen

Um einen Serienbrief zu erstellen, benötigen Sie eine Briefvorlage als Word-, Excel-, Powerpoint-, Text- oder HTML-Datei.

Diese Dokumentation zeigt, wie Sie eigene Vorlagen erstellen und diese mit Platzhaltern für Namen oder Adressen füllen.

Mit Platzhaltern arbeiten

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In Vorlagen können Sie Platzhalter einfügen. Platzhalter in agorum core haben dieselbe Funktion wie in Word.

Das System ersetzt Platzhalter durch Vor-, Nachname oder Adressinformationen von gewählten Empfängern.

Einen Platzhalter wählen

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Explorer.
2. Klicken Sie in der freien Fläche auf die rechte Maustaste.
3. Wählen Sie im Kontextmenü agorum core fill template > Platzhalter auswählen.
   
   Ergebnis: Der Dialog Platzhalter wählen erscheint.
   
    
   

   Platzhalter wählen
4. Klicken Sie auf Platzhalter wählen.
   
   Über die Schaltfläche daneben entscheiden Sie, ob die Adress-Metadaten oder Adresse + alle Metadaten zur Auswahl stehen sollen.
   
   Ergebnis: Der Dialog Platzhalter wählen erscheint.
5. Suchen Sie nach dem gewünschten Platzhalter oder wählen Sie ihn per Klick.
   
    
   

   Gewünschten Platzhalter wählen
   
   
   • Sollte sich eine weitere Auswahl öffnen, stehen zu dem angeklickten Platzhalter weitere Optionen zur Verfügung, etwa erstes Zeichen oder Zeichen 1-2. 
   • Öffnet sich keine weitere Auswahl, wählt das System den Platzhalter automatisch.
   • Sie können per Doppelklick einen Platzhalter wählen, sodass das System die Standardoption wählt.
   
   Ergebnis: Das System fügt den Platzhalter automatisch in das Feld Platzhalter wählen.
   
    
   

   Gewählter Platzhalter
6. Kopieren Sie den Platzhalter und fügen Sie ihn in Ihre Briefvorlage ein.

Erklärungsbedürftige Platzhalter

Platzhalter	Beschreibung
LoginUserFullName	Setzt den angemeldeten Benutzer, der aus der Vorlage einen Brief oder eine E-Mail erzeugt, in eine E-Mail oder ein Dokument. Nur sinnvoll bei E-Mails, Dokumenten oder Vorlagen, die einmalig verwendet werden, nicht für Serienmails oder Serienbriefe.

Eigene Platzhalter erstellen und individuell formatieren

Ihr Entwickler oder Administrator kann:

• eigene Platzhalter erstellen
• Platzhalter individuell formatieren

Eine Briefvorlage erstellen

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Eine Briefvorlage erstellen Sie mit einem Office-Programm, etwa Microsoft Office, OpenOffice oder LibreOffice. Die Vorlage können Sie an einem beliebigen Ort innerhalb von agorum core erstellen.

Unterstützte Dateiendungen

Dateiendung	Programm
docx, xlsx, pptx	Microsoft Office
odt, ods, dp	OpenOffice, LibreOffice

​​​​So erstellen Sie eine Briefvorlage:

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Explorer.
2. Öffnen Sie einen Ordner.
3. Erstellen Sie an einer beliebigen Stelle ein neues Dokument mithilfe der rechten Maustaste und des Kontextmenüs (etwa Neu > Microsoft Word-Dokument).
4. Fügen Sie Platzhalter in das Dokument ein, das als Briefvorlage fungieren soll.
5. Speichern Sie das Dokument.

Einen Vorlagentyp auf die erstellte Briefvorlage setzen

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Einen Vorlagentyp setzen Sie, damit das System ein Dokument zukünftig als Vorlage erkennt. Mit dem Vorlagentyp können Sie die Vorlagen gruppieren, indem Sie mehreren Briefvorlagen denselben Vorlagentyp zuweisen.

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihr erstelltes Dokument.
2. Wählen Sie im Kontextmenü agorum core fill template > Dokument - Vorlagentyp setzen/ändern.
   
   Ergebnis: Der Dialog Dokument - Vorlagentyp setzen/ändern erscheint.
3. Tragen Sie einen beliebig sinnvollen Namen für den Vorlagentyp ein oder wählen Sie einen bereits vorhandenen Namen.
   
   Führen Sie die Aktion im Kontextmenü auf eine Vorlage aus, die schon einen Vorlagentyp hat, öffnet sich die Überfläche mit diesem bereits gefüllten Vorlagentyp. Sie können hier den Vorlagentyp ändern.
4. Bestätigen Sie mit OK.

Eine Briefvorlage testen

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Testen Sie die Vorlage, um sicherzustellen, dass die Briefvorlage funktioniert.

1. Verwenden Sie im Kontextmenü an beliebiger Stelle innerhalb eines Ordners die Aktion agorum core fill template > Dokument nach Vorlage erstellen.

   Hinweis: Wenn Sie einen Empfänger wählen, bei dem etwa die Adresse oder Anrede fehlen, ersetzt das System Platzhalter nicht mit einem Wert, sondern fügt stattdessen ein Leerzeichen ein.
   
   • Ihr Dokument kann doppelte Leerzeichen aufweisen.
   • Entfernen Sie diese doppelten Leerzeichen manuell.