Datenbank analysieren

Analysieren Sie die Datenbank, wenn sie:

• viel größer ist als erwartet
• ungewünschte Objekte wie Duplikate oder zu viele Versionen enthält

Arten der Analyse

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Die Datenbank können Sie lokal oder per Fernzugriff (TeamViewer, PuTTY) analysieren. Je nach Datenbank und Analyse wenden Sie bestimmte SELECTs an und werten die Resultate aus.

Auswerten können Sie:

• die Anzahl und Größe der Dokumente im Serverpapierkorb
• der Typ der Dokumente (etwa E-Mails)
• der Anteil der Dokumenten-Versionen
• der Anteil der Duplikate
• die Größe der Indexdateien
• die Größe des Datenbank-Dumps zur Orientierung
• das Wachstum bei gleichbleibender Nutzung
• das Verhältnis zwischen Dokumentengröße im Filesystem und Dokumentengröße in agorum core (etwa 1:2)

Wie Sie Ihre Datenbank optimieren

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Je nach Ergebnis der Analyse können Sie verschiedene Strategien umsetzen. Prüfen Sie im Einzelfall, welche Maßnahmen sinnvoll sind.

Die Datenbank schrumpfen

Nicht alle Datenbanken optimieren die Größe regelmäßig. Stellen Sie mehr Speicherplatz zur Verfügung oder splitten Sie die Datenbank, wenn die Datenbank zu groß für einen Dump geworden ist (hier wird die Größe des tatsächlichen Contents ignoriert).

Die Aufenthaltsdauer verkürzen

Nicht jedes Dokument muss monatelang im Serverpapierkorb verweilen.

Die Zahl der Versionen verringern

Sie können die Versionen etwa durch eine andere Arbeitsweise verringern:

• Nicht jede Zwischenstufe im Workflow müssen Sie als separates Dokument hinterlegen.
• Dokumente können Sie neutraler verfassen, sodass nicht jeder Adressat eine personalisierte Version erhält, die Sie separat ablegen müssen.

Ein Dokument von der Versionierung ausschließen

Dokumente ohne notwendige Versionierung können Sie in agorum core ausschließen:

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Administration und dann MetaDB.
2. Öffnen Sie den Pfad:

   MAIN_MODULE_MANAGEMENT/roi/control/changeHistory
   

3. Doppelklicken Sie auf das Property-Entry NotObjectNameForHistory.
4. Ergänzen Sie den String um die ermittelten Dokumententypen.
5. Leeren Sie nach Änderungen den ​​​​MetaDb Cache.
   
   Ergebnis: Das System erzeugt zu den ermittelten Dokumententypen keine Historie mehr.

Die Zahl der Duplikate verringern

Duplikate werden häufig unbewusst erzeugt, etwa ZIP-Archive. Das Archivieren von E-Mails mit Anhängen ist ebenfalls problematisch, wenn die Anhänge auch noch separat abgelegt werden. E-Mails könnten etwa öfter Links zu den Dokumenten enthalten, eine Optimierung ist allerdings nicht einfach.

Die Zahl der erfassten Dokumente verringern

Nicht jedes Dokument muss ins DMS.

Die MD5-Hashwerte als Metadata erfassen

Sie identifizieren Duplikate beim Upload, als tägliche Routine oder im Bedarfsfall mit dem MD5-Hashwert. Ein Skript könnte etwa eine Liste von Duplikaten ausgeben.

Ein ausgewähltes Dokument gezielt löschen

Das gezielte Löschen ist sinnvoll, wenn Benutzer etwa aus Versehen ihren E-Mail-Ordner oder riesige Videos archiviert haben.