Datenschutz-Hinweise zu ALBERT | AI

Hinweis: Fachinformation zur datenschutzkonformen Nutzung – Abstimmung mit Ihrem Datenschutzbeauftragten empfohlen

1. Einleitung

ALBERT | AI ist die intelligente Assistenzplattform von agorum^®, die speziell für Unternehmen mit höchsten Anforderungen an die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) entwickelt wurde. ALBERT | AI agiert immer im Rahmen der im System vergebenen Nutzerrechte.

Hinweis: Dieses Dokument wurde mit Fokus auf Praxisnähe und Transparenz konzipiert. Wir empfehlen dringend die finale Abstimmung und Ausgestaltung gemeinsam mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

2. Funktionsweise von ALBERT | AI

Bei ALBERT | AI handelt es sich nicht um eine Künstliche Intelligenz (KI), sondern um eine lokal in Ihrem agorum core pro implementierte Assistenzplattform, welche als Schnittstelle zu dem von Ihnen gebuchten oder betriebenen KI-System dient. Anhand Ihrer Eingaben ermittelt ALBERT | AI, welche Ihrer in agorum core pro verwalteten Dokumente zur Bearbeitung Ihrer Aufgabe relevant werden. Dabei werden von den von ALBERT | AI identifizierten relevanten Dokumenten nur die Textinhalte und Bilder über eine Schnittstelle (API) an das KI-System übermittelt. Bei als Bild gespeicherten und nicht von der Texterkennung (OCR) in Texte umgewandelten Dokumenten kann dabei auch ein komplettes (Bild-)Dokument an das KI-System übermittelt werden.

ALBERT | AI kann dabei in agorum core pro nur auf solche Dokumente zugreifen, auf welche der Benutzer anhand der in agorum core pro definierten Benutzerberechtigungen Zugriff hat.

Das von Ihnen gebuchte oder betriebene KI-System kann nicht direkt auf agorum core pro und Ihre dort verwalteten Dokumente zugreifen. Die Verarbeitung der übermittelten Daten an das von Ihnen gebuchte oder betriebene KI-System liegt in Ihrer eigenen Verantwortlichkeit. Bitte wenden Sie sich bei Fragen zur Verarbeitung von Daten durch das von Ihnen gebuchte oder betriebene KI-System an den Anbieter des KI-Systems.

Entsprechend Ihrer an ALBERT | AI gerichteten Aufgabe kann ALBERT | AI dabei auch auf andere Anwendungen zugreifen und Daten bereitstellen, sofern in agorum core pro hierfür Berechtigungen erteilt wurden.

3. Verantwortlichkeiten und Systemarchitektur

Gestaltungshoheit und Datenkontrolle:
Sie als Unternehmen entscheiden eigenständig über Zweck, Umfang und konkrete Anwendungsfälle von ALBERT | AI. Wie beim Arbeiten mit in agorum core pro gespeicherten Daten liegt es in Ihrer Verantwortung, die Datenkonformität Ihrer Datenverarbeitung sicherzustellen.
Keine eigene Rechteverwaltung:
ALBERT | AI vergibt und verwaltet keine eigenen Berechtigungen, sondern arbeitet immer strikt nach den Systemrechten des aktuell angemeldeten Nutzers.
Verantwortung für die Datenverarbeitung des KI-Systems:
agorum betreibt nicht selbst ein KI-System, sondern stellt über ALBERT | AI lediglich eine Schnittstelle für eine Kommunikation mit einem von Ihnen gebuchten oder betriebenen KI-System zur Verfügung. Für die Einhaltung der gesetzlichen und datenschutzrechtlichen Anforderung des KI-Systems sind Sie verantwortlich.
Transparenzpflicht und Protokollierung:
Alle Zugriffe, Änderungen und Löschungen, die durch ALBERT | AI ausgelöst werden, werden detailliert dokumentiert. Jede Kommunikation von ALBERT | AI mit dem KI-System können protokolliert und gespeichert werden. Die Zugriffsberechtigungen auf diese Protokolle können Sie in agorum core pro verwalten und liegen in Ihrer Verantwortung.

Wichtiger Hinweis: Die korrekte Umsetzung und Einhaltung aller Datenschutzanforderungen (inkl. Anpassung der Systemkonfiguration und Rechtevergabe) obliegt Ihnen. Ziehen Sie für alle Rechtsfragen und im Zweifel immer Ihren Datenschutzbeauftragten hinzu.

4. Integration externer oder eigener KI-Systeme

Die Auswahl, Bewertung und Integration externer oder eigener KI-Systeme (z. B. Cloud-KI, LLMs) liegt vollständig im Verantwortungsbereich Ihres Unternehmens. ALBERT | AI nutzt auch für externe Anbindungen immer nur die Systemrechte des aktuellen Nutzers in agorum core pro.

Wichtige Hinweise:

Über Exporte oder externe Verarbeitung entscheiden ausschließlich Sie als Betreiber.
Keine (personenbezogenen) Daten werden ohne Ihre aktive Auswahl „automatisch“ exportiert.
Prüfen Sie Datenschutzkonformität und Zweckbindung gemeinsam mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, insbesondere bei Third-Party-Modellen oder Cloud-Nutzung.
Achten Sie beim Einsatz externer KI-Systeme zusätzlich darauf: Klären Sie mit dem Betreiber des von Ihnen gebuchten KI-Systems ab, ob an das KI-System übermittelte Daten auch für das Training des KI-Systems eingesetzt werden und ob das mit Ihren Daten trainierte KI-System auch Dritten zugänglich gemacht wird. Wir empfehlen, dass die Betreiber des KI-Systems Ihre übermittelten Daten nicht für das Training oder zur Weiterentwicklung ihres KI-Systems oder ihrer Modelle nutzen sollten. Vielmehr sollten von ALBERT | AI an das KI-System übermittelte Daten ausschließlich für den konkreten Prozessschritt verwendet und anschließend wieder gelöscht oder verworfen werden. Sichern Sie diese Vorgaben vertragsrechtlich ab und klären Sie im Zweifel Details mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

5. Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitungen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch ALBERT | AI erfolgt auf derselben Rechtsgrundlage wie Ihre Datenverarbeitung durch agorum core pro und ist abhängig von dem von Ihnen verfolgten Zweck der Datenverarbeitung. ALBERT | AI ist dabei lediglich ein Bestandteil und eine Funktion von agorum core pro.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch das von Ihnen gebuchte oder betriebene KI-System erfolgt in der Regel über Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (Interessenabwägung). Je nach Einzelfall denkbar wäre hier auch eine Verarbeitung über Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags) oder Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Die entsprechende Prüfung und Sicherstellung einer belastbaren Rechtsgrundlage liegen dabei in Ihrer Verantwortung.

6. Training des KI-Systems

ALBERT | AI selbst ist kein KI-System, weshalb ALBERT | AI auch nicht mit Eingaben oder Verarbeitungen trainiert werden kann. Wir entwickeln ALBERT | AI aber ständig weiter und stellen auch weitere Funktionen und Anwendungsszenarien für ALBERT | AI zur Verfügung. Dies erfolgt ganz unabhängig von Daten, welche mittels ALBERT | AI verarbeitet werden.

Klären Sie ab, ob Dateneingaben an das von Ihnen betriebene oder von Ihnen gebuchte KI-System zum Trainieren des KI-Systems oder des Sprachmodells verwendet werden. Erforderlichenfalls sollten Sie eigenverantwortlich prüfen, ob dies in einer datenschutzkonformen Weise erfolgt bzw. dies aus Gründen der Vertraulichkeit für Sie vertretbar ist.

7. Empfänger der Daten

ALBERT | AI übermittelt Daten, welche für die Bearbeitung Ihrer Aufgabe erforderlich sind, an das von Ihnen beauftragte oder betriebene KI-System. ALBERT | AI kann auch Daten an eine andere Anwendung übergeben, wenn Sie ALBERT | AI hierzu beauftragten oder eine solche Datenübermittlung erforderlich ist, um die von Ihnen definierte Aufgabe durchzuführen. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie zuvor in agorum core pro entsprechende Berechtigungen erteilen.

8. Speicherdauer

ALBERT | AI selbst speichert keine Daten; die Daten selbst sind ausschließlich in agorum core pro gespeichert. Es werden allerdings Protokolle über Zugriffe, Änderungen und Löschungen erstellt, die durch ALBERT | AI ausgelöst werden. Die Löschfrist für diese Protokolle können Sie selbst definieren.

Die Speicherdauer der von ALBERT | AI übermittelten Daten und Dokumente an das von Ihnen gebuchte oder betriebene KI-System richtet sich nach Ihren Vorgaben bzw. nach den von Ihnen mit dem KI-Betreiber vereinbarten Vorgaben.

9. Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO

Bei der Nutzung von ALBERT | AI in Zusammenwirken mit dem von Ihnen gebuchten oder betriebenen KI-System ist es möglich, dass Sie Aufgaben und Workflows definieren, welche im Ergebnis zu einem Profiling oder zu einer automatisierten Verarbeitung führen können, welche rechtliche Wirkungen gegenüber einer natürlichen Person entfalten oder diese in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen kann. Es obliegt Ihrer Verantwortung, Ihre Aufgaben und Workflows bei der Nutzung von agorum core pro, ALBERT | AI und dem von Ihnen gebuchten KI-System so zu gestalten, dass diese Datenverarbeitung im Einklang mit den rechtlichen Vorgaben des Art. 22 DSGVO erfolgt.

10. Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO)

Abhängig von den von Ihnen definierten Workflows und Aufgaben kann es möglich sein, dass eine Verarbeitung personenbezogener Daten mittels ALBERT | AI und des von Ihnen gebuchten KI-Systems aufgrund der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge haben kann. Bitte prüfen Sie daher in allen Fällen, ob Sie in diesem Fall verpflichtet sind, eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO durchzuführen. Diese Pflicht trifft Sie als Verantwortlicher der geplanten Datenverarbeitung.

ALBERT | AI stellt Ihnen hilfreiche Systemprotokolle als Grundlage für die erforderliche Dokumentation bereit.

11. Informationspflichten

Als Verantwortlicher für die Nutzung von agorum core pro und ALBERT | AI als auch des von Ihnen gebuchten oder betriebenen KI-Systems sind Sie verpflichtet, die von einer Datenverarbeitung betroffenen Personen entsprechend den Anforderungen nach Art. 13/14 DSGVO zu informieren. Diese Fachinformationen sollen Sie dabei unterstützen, dieser Pflicht nachkommen zu können.

12. Unterstützte Datenschutz-Funktionen (DSGVO)

Funktion/Dienst	Beschreibung	Nutzen im Kontext DSGVO
Nutzung bestehender Rechte- & Rollenkonzepte	ALBERT \| AI übernimmt das System-Berechtigungsmodell.	Es gibt keinen unautorisierten Zugriff auf nicht für den Benutzer zugriffsberechtigte Inhalte oder Dokumente „durch KI“.
Detaillierte Protokollierung	Lückenlose Aufzeichnung aller Aktivitäten	Nachweis, Hilfe bei Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschverlangen
Datenklassifizierung	Markierung besonders schützenswerter/betroffener Daten möglich	Für effiziente Lösch- & Zugriffskonzepte
Such-, Export- und Löschfunktionen	Werkzeuge zum Suchen, Exportieren oder Löschen personenbezogener Daten	Unterstützung bei Betroffenenanfragen nach Art. 12–23 DSGVO.

Exemplarische Technisch-Organisatorische Maßnahmen (TOM) (mit Datenschutzbeauftragtem abstimmen):

Aktivierung lückenloser Protokollierung
Rechteverwaltung gemäß Organisationsstruktur
Konfigurierbare Protokolle und Workflows für die Bearbeitung von Betroffenenanfragen

13. Unterstützung bei der Bearbeitung von Betroffenenanfragen

ALBERT | AI unterstützt Sie praxisnah bei der Bearbeitung von Auskunftsbegehren oder Betroffenenanfragen zur Löschung, Berichtigung oder Einschränkung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO. Dazu werden – immer auf Basis vorhandener Systemrechte – entsprechende Such- und Exportfunktionen innerhalb Ihrer Systemumgebung aufgerufen.
Jede personenbezogene Such- oder Exportanfrage wird ausschließlich zum Zweck der Umsetzung genutzt und bleibt innerhalb Ihres Systems.

Hinweis: ALBERT | AI führt hierbei ausschließlich die von Ihnen definierte Aufgabe durch. Für die Datenschutzkonformität der von Ihnen durchgeführten Anfrage und der hierauf beruhenden Datenverarbeitung und -erhebung durch ALBERT | AI sind ausschließlich Sie selbst verantwortlich!

Stimmen Sie diese Handhabung unbedingt mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.

14. Haftungs- und Rechtsberatungshinweis

Die finale Bewertung der Datenschutzkonformität obliegt ausdrücklich Ihnen als das die Datenverarbeitung durchführendes Unternehmen und Verantwortlichem gem. Art. 4 Abs. 1 Nr. 7 DSGVO.

Dieses Dokument dient als Hilfestellung auf technischer, nicht auf juristisch-verbindlicher Ebene.

Stimmen Sie jede datenschutzrechtlich relevante Nutzung, insbesondere bei Sonderfällen, immer mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.

15. Aktualität der Information

Technische und rechtliche Rahmenbedingungen für Künstliche Intelligenz und Datenschutz verändern sich dynamisch. Dieses Dokument wird regelmäßig aktualisiert; für verbindliche Auskünfte bitten wir Sie, Ihren Datenschutzbeauftragten und die jeweils aktuellen regulatorischen Vorgaben zu konsultieren.

Tipp: Betonen Sie, dass ALBERT | AI Ihren Mitarbeitenden volle Kontrolle und Sicherheit über ihre Daten gibt, jedoch niemals außerhalb der bestehenden Rechteverwaltung handelt. Ihre Datenhoheit steht immer an erster Stelle.

Mitarbeitende sollten über die nach Art. 4 Ki-Verordnung (AI-ACT) erforderliche KI-Kompetenz verfügen. agorum^®bietet hierzu Schulungen an.