Definition des Begriffs "Metadaten"

Für jeden Kunden können ganz verschiedene Kenngrößen wichtig sein:

Für einen Fertigungsbetrieb sind Metadaten für die Fertigung wie Teilenummer, Chargennummer, Auftragsnummer usw. wichtig.
Eine Steuerkanzlei strukturiert ihre Daten dagegen in der Regel pro Mandanten, daher sind Metadaten wie Mandantennummer, Mandantenprojekt usw. notwendig.
Um Rechnungen zu archivieren, sind Metadaten wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Brutto-Betrag, Netto-Betrag notwendig.
In einer Arztpraxis werden Metadaten wie Patientennummer, Krankenkasse, Versichertennummer benötigt.

Vorteile beim Gebrauch von Metadaten

Durch Metadaten passen Sie Prozesse individuell an. Sie können etwa beliebige Metadatenmasken individuell hinterlegen und damit verschiedene Formulartypen trainieren. So werden Metadaten automatisiert vergeben, ohne dass Mitarbeitende an diesem Prozess beteiligt sind. Es werden die Daten übernommen, die schon vorhanden sind. Das spart Zeit und sorgt für standardisierte Datenstrukturen und Prozesse. Mit dem Metadaten Designer von agorum core erstellen Sie etwa auch individuelle Suchmasken. Dadurch können Benutzer nach den Begriffen in agorum core suchen, die sie bereits zuvor verwendet haben.

Schnelles Finden

Benutzer können etwa nach Dokumenten mit folgenden Begriffen (Metadaten) suchen und schnell Ergebnisse erhalten:

Dokumente mit dem Begriff	Metadatum
Rechnungsnummer xy	Rechnungsnummer
Typ "Rechnung" mit Datum im März 2012	Typ und Rechnungsdatum
Vorgangsnummer xy	Vorgangsnummer
KFZ-Kennzeichen xy	Kennzeichen
Lieferant xy von März bis April 2011	Lieferant und Datum

Im agorum core information center filtern Benutzer zudem nach Metadaten, oder Administratoren / Entwickler konfigurieren aus den Metadaten neue Filter.

Workflows steuern

Workflows können auf Metadaten reagieren und diese zur Steuerung des individuellen Prozessablaufes beim Kunden verwenden.

Beispiel

Ein Prozess für die Zuordnung von Dokumenten kann anhand des Dokumententyps erkennen, um was für ein Dokument es sich es handelt. Rechnungen werden revisionssicher archiviert, gleichzeitig in der Kundenakte abgelegt und zudem eine Sicht für den Steuerprüfer gebildet, der dadurch alle steuerpflichtigen Dokumente sehen kann. Bei Dokumenten vom Typ Formular kann der Workflow erkennen, ob es sich um eine Information handelt oder um ein Dokument, das eine Einspruchsfrist hat. Fertigungsdokumente, die einen Fehler aufweisen, starten dagegen einen weiteren Workflow zur Fehlerbehebung. So werden, ohne manuelles Eingreifen, die richtigen Schritte abhängig vom Dokumententyp automatisch ausgelöst.

Automatisches Auslesen

Mit agorum core docform können Sie Metadaten automatisiert auslesen, wodurch eine automatische Rechnungsverarbeitung ermöglicht wird. Statt manuell die Werte für Nettosumme, Bruttosumme und Gesamtsumme sowie Rechnungsnummer einzutippen, liest das System diese Werte aus und ordnet sie automatisch den entsprechenden Metadaten zu. Das hat eine deutlich geringere Fehleranfälligkeit und effizienteres Arbeiten zur Folge.

Werte von anderen Anwendungen übernehmen

Metadaten können Sie aus anderen Anwendungen einlesen. So können Sie weitere Systeme, etwa ein ERP-System, mit agorum core verbinden.

Beispiel

Ein ERP-System druckt alle Ausgangsdokumente zusätzlich als PDF aus und legt diese im Netzlaufwerk von agorum core ab. Diese werden durch agorum core docform erkannt und ausgelesen. Danach werden die Dokumente ohne Anpassung am ERP oder DMS-System archiviert.