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Dokumente aus einem anderen DMS nach agorum core migrieren

Die Übernahme von Daten aus einem anderen DMS zu agorum core ist meistens möglich. Um zu einer zielführenden Umsetzung zu gelangen, planen Sie diese vorab genau.

Daten aus dem bisherigen System exportieren

Welche Möglichkeiten bietet das bisherige DMS, um an die vorhandenen Daten zu gelangen? Hierbei spielen die Dokumente sowie deren Metadaten eine Rolle. Viele DMS bieten entweder einen Export an oder ermöglichen den direkten Zugriff auf die Dokumente und Daten.

Häufig ist der Export in ein Dateisystem gewünscht. Dabei werden die Dokumente selbst sowie eine zugehörige beschreibende Datei abgelegt. Diese Informationen können dann wiederum von agorum core gelesen werden.

Vorliegende Dateiformate

Viele DMS speichern die Dokumente auf verschiedene Arten, daher überprüfen Sie vorab, ob eine Konvertierung nötig ist.

Für das Umwandeln möglicher Dokumentformate in agorum core siehe Mögliche Umwandlungen der Dokumentformate.

Testdaten vorlegen

Für den Entwurf eines Import-Programms sind Testdaten des vorhandenen Systems notwendig. So kann die Programmierung des Importers gezielt umgesetzt und vorab getestet werden.

Bei den Testdaten sollte eine Mischung sämtlicher Eventualitäten abgedeckt sein, um spätere Überraschungen beim Import der Echtdaten zu vermeiden.

Versionen migrieren

Speichert das bisherige DMS verschiedene Versionen eines Dokuments, müssen Sie entscheiden, ob diese Versionen beim Import ebenfalls übernommen werden sollen. Im Export des bisherigen Systems sollte zu erkennen sein, dass die Versionen eines Dokuments zusammengehören.

Außerdem sollten Sie erfragen, ob ein Dokument verschiedene Versionen von verschiedenen Dateitypen enthält, etwa DOC und PDF.

E-Mails und Verlinkungen prüfen

Sind im bisherigen System auch E-Mails hinterlegt, sollte das Format bekannt sein. Auch hier sind Testdaten zur Verfügung zu stellen, wenn diese übernommen werden sollen.

Wenn das bisherige System Verlinkungen / Verweise zu anderen Dokumenten anbietet, klären Sie, ob diese übernommen werden sollen. Dies muss eindeutig aus den Exportdaten erkennbar sein. Auch hierfür werden Testdaten benötigt.

Metadaten-Mapping prüfen

Ein DMS bietet in der Regel Metadaten zu einem Dokument an, meist in Abhängigkeit zu einem Dokumententyp:


Dokumententyp „Rechnung“ (Beispiel)

Oftmals sind Datentypen innerhalb des bisherigen DMS nicht ganz durchgängig, dies gilt insbesondere für folgende Datentypen:


Geldbeträge


Datumsangaben

Oft treffen Sie auch eine Mischung dieser Datentypen innerhalb desselben Systems an. Das kommt häufig vor, wenn solch ein System bereits über viele Jahre in Benutzung ist und somit immer wieder Änderungen an Metadatendefinition vorgenommen wurden.

Für den Import ist es daher notwendig zu wissen, welche verschiedenen Schreibweisen existieren und dass diese auch eindeutig im Export erkennbar sind, sodass eine eindeutige Konvertierung in ein einheitliches Zielformat erfolgen kann. Somit sind Testdaten aller möglichen Varianten notwendig.

Für die Übernahme der Metadaten ist die Definition eines Mappings notwendig, also welches Quell-Metadatum welchem Ziel-Metadatum innerhalb von agorum core entsprechen soll. In der Regel wird dazu eine CSV-Datei zur Verfügung gestellt, die eine Liste der Quell-Metadaten mit zugehörigen Ziel-Metadaten enthält, wie folgende Tabelle zeigt:

Quell-Metadatum Ziel-Metadatum
re-nummer ag_rechnungsnummer
re-datum ag_rechnungsdatum
re_gesamtsumme ag_gesamtsumme

Auch hier ist eine vollständige Liste aller möglichen Varianten notwendig. Es kann auch gut sein, dass verschiedene Schreibweisen des Quellsystems zu ein und demselben Metadatum in agorum core führen.

Neue Dateistruktur definieren oder eine bestehende Struktur übernehmen

Die Dokumente innerhalb von agorum core werden in der Regel in einer Aktenstruktur abgelegt. Wie diese Aktenstruktur genau aussehen soll, bestimmen Sie beim Import.

Eine gängige Methode ist es, die Struktur aus den vorhandenen Metadaten abzuleiten. 

Beispiel eines Rechnungsdokuments mit folgenden Metadaten:

Dies könnte etwa in folgende Zielstruktur innerhalb von agorum core abgelegt werden:

Für die Definition dieser Ablagestruktur wird in der Regel ebenfalls eine CSV-Datei zur Verfügung gestellt, die für jeden Dokumententyp des bisherigen Systems definiert, wie die Ablage erfolgen soll.

Alternativ und sofern das bisherige System bereits eine Ablagestruktur verwendet hat, kann diese übernommen werden. Hierzu ist es notwendig, dass die Ablagestruktur aus den Exportdaten erkennbar ist.

Ist bereits eine Aktenstruktur in agorum core durch eine angepasste Konfiguration definiert, kann auch diese zur Übernahme verwendet werden.

Oftmals besitzen Quelldateien kryptische Nummern als Dateinamen, da diese innerhalb des bisherigen DMS ein bestimmtes Metadatum als Name verwendet haben. Daher definieren Sie hier, wie der Zielname lauten soll. Dieser kann sich aus den vorhandenen Metadaten zusammensetzen und wird analog definiert zur Ablagestruktur.

Revisionssicherheit prüfen

Im Rahmen der Revisionssicherheit können Dokumente innerhalb von agorum core als nicht änderbar und nicht löschbar deklariert werden, und zwar in Kombination mit einem Gültigkeitsdatum. Bei einer Rechnung sind dies in der Regel 10 + 1 Jahre.

Sollen Dokumente, die importiert werden, ebenfalls so markiert werden, ist es notwendig, dass dies aus den Exportdaten ableitbar ist. So ließe sich etwa folgende Regel definieren:

Größe der Datenmenge, Zeitpunkt der Migration und deren Ende prüfen

Wie viele Dokumente und welche Datenmenge (Gesamtgröße aller Dokumente) sollen importiert werden? Aus diesen Zahlen kann abgeleitet werden, mit welchem ungefähren Zeitaufwand Sie rechnen müssen.

Ist die Menge derart groß, dass die Migration nicht innerhalb eines gewünschten Zeitfensters erfolgen kann, prüfen Sie, ob die Daten in einer Form teilbar sind. Das kann etwa ein Datum sein, etwa jeweils alle Dokumente aus einem Jahr, oder der Dokumententyp, etwa erst alle Rechnungen, dann alle Lieferscheine.

Prüfen Sie bei einer Segmentierung auch, ob es sich um Daten handelt, die für die tägliche Arbeit noch benötigt werden, sodass diese nach der Migration etwa über ein Wochenende zeitnah wieder zur Verfügung stehen.

Teilmigration

Arbeiten Sie während der Migration nicht mit beiden Systemen gleichzeitig. Dies führt zu enormen Aufwänden bei der Migration, wenn währenddessen noch weitere Daten im bisherigen System hinzukommen oder gar geändert werden.

Ist dies doch notwendig, da etwa die zu überführende Datenmenge groß ist, prüfen Sie, dass gewährleistet ist, dass Änderungen seit einem bestimmten Zeitpunkt erneut exportiert werden können, sodass diese Änderungen in agorum core nachgeführt werden können.

Das Import-Programm wird stets so gestaltet, dass es jederzeit unterbrochen und fortgesetzt werden kann an der Stelle, an der die Unterbrechung stattfand.

Testsystem

Grundsätzlich empfehlen wir, die Migration in ein Testsystem durchzuführen, gewissermaßen als Generalprobe. Dort können Sie prüfen, ob alle Eventualitäten abgedeckt sind und mit welchem tatsächlichen Zeitaufwand Sie rechnen müssen. Voraussetzung dafür ist, dass das Testsystem leistungstechnisch identisch ausgestattet ist wie das spätere Produktivsystem.

Audit

Während der Übernahme wird ein Protokoll in Form einer CSV-Datei geschrieben, die dazu dient, von einem Wirtschaftsprüfer eingesehen zu werden, um die Vollständigkeit der Migration zu bestätigen. Dieses Prüfprotokoll enthält folgende Informationen: