Dokumente trennen

Modul: agorum core docform split

Scannen Sie in Ihrem Unternehmen Papierstapel ein, enthält ein solcher Papierstapel mehrere Dokumente in einem gesamten Dokument. Damit docform die dort enthaltenen Dokumente verarbeiten und sinnvoll ablegen kann, müssen Sie diese Stapel zuerst nach Dokumenten trennen. Andernfalls käme etwa ein großes PDF mit tausend oder mehr Seiten anstatt einzelne PDFs zustande.

Mit agorum core docform split trennen Sie diese Dokumente entweder manuell oder automatisiert.

Manuelles Trennen

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Beim manuellen Trennen entscheiden Sie mit Maus und Tastatur, welche Dokumente zusammen und welche getrennt gehören. Sie können eigenständig Seiten drehen, die Reihenfolge bestimmter Seiten ändern und Seiten eines Dokuments löschen.

Um Dokumente manuell zu trennen, öffnen Sie das Modul.

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Weitere Apps und dann docform - Trennen.
   
   Ergebnis: docform - Trennen öffnet sich.

   Hinweise:

   • Sollte Ihr Administrator mehrere Eingangsordner für das Trennen eingerichtet haben, müssen Sie den korrekten Ordner auswählen.
   • Erscheint die Meldung Keine Konfiguration gefunden, wenden Sie sich an Ihren Administrator.
   • Die Meldung Sperre Ordner für Bearbeitung... erscheint, wenn ein anderer Benutzer den gewählten Ordner bereits verwendet oder Sie im Trennordner waren, diesen geschlossen und sofort wieder geöffnet haben.

docform - Trennen besteht aus einem linken und einem rechten Bereich.

Linker Bereich
Enthält das Dokument, das der Scanner eingescannt hat, im Beispiel oben etwa um eine Sammelrechnung, die mehrere verschiedene Rechnungen umfasst. Wie viele Seiten das Dokument besitzt, sehen Sie oben:

Das System hebt die aktuell gewählte Seite des Dokuments blau hervor. Im Beispiel ist das die erste Seite. Alle anderen Seiten darunter sind weniger bläulich hervorgehoben und nicht gewählt:

Rechter Bereich
Wählen Sie ein Dokument oder eine Seite im linken Bereich, öffnet sich im rechten Bereich eine Vorschau der angezeigten Seite. So können Sie schnell überprüfen, ob Sie sich auf der richtigen Seite befinden:

Symbole

 Vergrößert die Ansicht des Dokuments

 Verkleinert die Ansicht des Dokuments

 Wechselt zwischen 100 % Ansicht und der originalen eingescannten Ansicht

 Ohne Funktion, da das System die Dokumente automatisch richtig ausrichtet.

 Ohne Funktion, da das System die Dokumente automatisch richtig ausrichtet.

​​​​​​ Erstellt auf der Seite eine Notiz im Namen des Benutzers. Mit der rechten Maustaste können Sie die Notiz nachträglich bearbeiten oder löschen.

Durch Seiten navigieren

Gehen Sie die Seiten des Dokuments Schritt für Schritt durch, nachdem das Dokument eingescannt ist. Scrollen Sie oder verwenden Sie die Pfeiltasten. Um die Navigation per Pfeiltasten zu verwenden, müssen Sie zunächst mit der linken Maustaste eine Seite markieren.

• Pfeiltaste nach unten: nächsten Seite
• Pfeiltaste nach oben: vorherige Seite

Sie können auch die Maus verwenden, um einzelne Seite an beliebige Stellen im Stapel zu verschieben.

Dokumente per Pfeiltasten trennen

Bei diesem Beispiel liegen im gescannten Stapel / Dokument zwei Rechnungen vor:

• Rechnung 1 auf Seite 1
• Rechnung 2 auf Seite 2

Da es sich um zwei verschiedene Rechnungen handelt (Kopfdaten wie Adresse unterschiedlich), müssen Sie diese Rechnungen trennen, um zwei Dokumente zu erzeugen:

1. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf Rechnung 2.
2. Verwenden Sie die Pfeiltaste nach links.
   
   Ergebnis:
   
   • Das System setzt Rechnung 2 als neues Dokument.
   • Die Anzeige Dokument 2 / 2 erscheint.

• Rechnung 1 ist weiterhin an 1. Stelle ganz oben und besitzt 1 Seite.
• Rechnung 2 ist jetzt von Rechnung 1 getrennt, erkennbar an der gestrichelten Linie.
• Rechnung 2 besitzt 18 Seiten und ist jetzt ein eigenständiges Dokument.

Eine Trennseite einfügen

Beim manuellen Trennen können Sie eine Seite als Trennseite markieren. Die Seite verschwindet aus dem eingescannten Stapel, das System reicht sie später beim Verarbeiten nicht an docform. Das System definiert die Seite, die nach der Trennseite folgt, automatisch als die erste Seite eines neuen Dokuments.

Trennseiten beim manuellen Trennen kommen in der Regel selten vor. Sie können aber etwa vor dem Scannen vor jedem neuen Dokument eine weiße Seite (wahlweise mit dem Text Trennseite) einfügen und beim Trennen diese weiße Seite als Trennseite markieren:

1. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf eine Seite.
2. Wählen Sie je nach Vorkommen:
   
   Erste Seite eines Dokuments
   Verwenden Sie 1x die Pfeiltaste nach links.
   
   Folgeseite eines Dokuments:
   Verwenden Sie 2x die Pfeiltaste nach links.
   
   Ergebnis:
   
   • Das System markiert die gewählte Seite als Trennseite
   • Das System setzt die nachfolgende Seite als neues Dokument.
   • Die Anzeige Dokument 2 / 2 erscheint bei dieser Seite.

• An 1. Stelle befindet sich ein Dokument mit 1 Seite.
• Die Trennseite folgt, die hier bereits vor dem Scan in den Stapel als Papier eingefügt wurde. 
• Diese Seite wurde mithilfe der Pfeiltaste links als Trennseite markiert. Das System setzt die Seite, die danach folgt, als neues Dokument.

Eine Seite löschen

Sie können eine Seite löschen, wenn diese vor dem Einscannen etwa Kaffeeflecken aufweist und Sie bereits vorher wissen, dass die Seite unleserlich für docform ist. docform verarbeitet keine gelöschten Seiten.

1. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf eine Seite.
2. Verwenden Sie die Taste Entf.
   
   Ergebnis: Das System markiert die ausgewählte Seite mit - Entfernt -.

   Tipp: Verwenden Sie erneut die Taste Entf, um das Löschen rückgängig zu machen.

Eine Seite über das Kontextmenü bearbeiten

Verwenden Sie die rechte Maustaste, wenn Sie eine Seite markiert haben, öffnet sich das Kontextmenü.

Verfügbare Aktionen

 

Aktion	Beschreibung
Dieses Dokument erzeugen	Reicht das gewählte Dokument an docform zur Verarbeitung.
Bis zu diesem Dokument erzeugen	Reicht alle Dokumente von oben bis zu dem hier gewählten Dokument zur Verarbeitung an docform.
Vor dieser Seite trennen	Markiert die gewählte Seite als erste Seite eines neuen Dokuments.
Nach dieser Seite trennen	Markiert die gewählte Seite als letzte Seite eines Dokuments. Setzt die nächste Seite automatisch als erste Seite des neuen Dokuments.
Trennseite	Wandet die gewählte Seite zur Trennseite.
Mit vorhergehendem Dokument zusammenführen	Führt die aktuell markierte Seite mit dem vorhergehenden Dokument zusammen.
Mit nachfolgendem Dokument zusammenführen	Führt die aktuell markierte Seite mit dem nachfolgenden Dokument zusammen.
Ausschneiden	Schneidet die Seite aus.
Vor dieser Seite einfügen	Fügt die ausgeschnittene Seite vor der hier gewählten ein.
Nach dieser Seite einfügen	Fügt die ausgeschnittene Seite nach der hier gewählten ein.
Löschen/Wiederherstellen	Löscht die gewählte Seite. Die Aktion ändert sich in Wiederherstellen, sobald Sie die Seite gelöscht haben.
Trainieren als	Startet das Training von docform für die gewählte Seite. Zur Auswahl stehen: • Trennseite • Erste Seite • Letzte Seite

Automatisiertes Trennen

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Beim automatisierten Trennen teilen Sie dem System in einem Training mit, an welcher Stelle ein Dokument beginnt und an welcher es aufhört. Sie müssen keine manuelle Trennung mehr vornehmen. Prüfen Sie dennoch, ob das System die Dokumente richtig getrennt hat.

Das automatisierte Trennen geschieht anhand von Merkmalen:

• Trennseite
• Strichcode / spezielles Merkmal

Für das automatisierte Trennen anhand dieser Merkmale müssen Sie das System zuerst trainieren.

Eine Trennseite über das Kontextmenü trainieren

Möchten Sie Trennseiten für das automatisierte Trennen verwenden, müssen Sie eine solche Trennseite zuerst trainieren.

1. Erstellen Sie etwa mit Word eine leere Seite.
2. Schreiben Sie in die leere Seite das Wort Trennblatt.
3. Legen Sie diese Seite als erste Seite in ihren Papierstapel, den Sie scannen.
4. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Weitere Apps und dann docform - Trennen.
5. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die eingescannte Trennseite.
6. Klicken Sie auf die rechte Maustaste und wählen Sie dann im Kontextmenü Trainieren als > Trennseite.
7. Vergeben Sie einen eindeutigen Namen.
8. Klicken Sie auf Weiter.
9. Markieren Sie im Dokument mit der rechten Maustaste zwei eindeutige Erkennungsmerkmale, woran das System erkennen soll, dass es sich um eine Trennseite handelt. Verwenden Sie hierfür etwa zweimal das Wort Rechnung.
10. Klicken Sie auf Übernehmen und dann auf OK.
    
    Ergebnis: Das System erkennt zukünftig diese Seite anhand der zwei Erkennungsmerkmale automatisch als Trennseite.

    Tipp: Klicken Sie rechts oben auf  (Neu verarbeiten), um das abgeschlossene Training direkt auf die aktuellen Dokumente anzuwenden.

Eine Seite mit Strichcodes trennen

Zum Trennen kann auch die erste Seite eines Dokuments verwendet werden, sofern sie sich eindeutig von eventuell vorhandenen Folgeseiten unterscheiden lässt, etwa anhand eines Strichcodes.

Unterstützte Strichcodetypen

• Codebar
• Code128
• Code39
• Code39Ext
• Code39Hibc
• Code93
• Ean13
• Ean8
• I2OF5
• Msi
• Msiph
• Patchcode
• Pdf417
• Postnet
• Postnet32
• Postnet52
• Postnet62
• QrCode
• Ucc128
• Upca
• Upce
• DataMatrix

Je nach Position des Strichcodes oder Merkmals trainieren Sie die Seite als erste oder letzte Seite.

So trennen Sie Dokumente anhand eines Strichcodes:

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Weitere Apps und dann docform - Trennen.
2. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die zu trennende Seite, die den Strichcode enthält.
3. Klicken Sie auf die rechte Maustaste und wählen Sie dann im Kontextmenü Trainieren als > Erste Seite oder Trainieren als > Letzte Seite.
4. Vergeben Sie einen eindeutigen Namen.
5. Klicken Sie auf Weiter.
6. Markieren Sie im Dokument mit der rechten Maustaste zwei eindeutige Erkennungsmerkmale, woran das System erkennen soll, dass es sich um eine Trennseite handelt. Verwenden Sie hierfür den Strichcode auf dem Dokument.
7. Tragen Sie bei den Eigenschaften bei Wert etwa /.+/ ein.
8. Aktivieren Sie bei den Eigenschaften im Abschnitt Inhalt den Parameter Text ignorieren.
9. Klicken Sie auf Übernehmen und dann auf OK.
   
   Ergebnis: Das System erkennt den trainierten Strichcode automatisch anhand der zwei Erkennungsmerkmale (Strichcode).

   Tipp: Klicken Sie rechts oben auf  (Neu verarbeiten), um das abgeschlossene Training direkt auf die aktuellen Dokumente anzuwenden.