Dokumententypen definieren

Nachdem Sie Ihre Metadaten im System angelegt haben, ordnen Sie diese sogenannten Dokumententypen zu, da die von Ihnen angelegten Metadaten derzeit noch keinen Bezug zu einer Konfiguration im System haben. Indem Sie die Metadaten den Dokumententypen zuordnen, teilen Sie dem System mit, wann welche Metadaten interessant sind.

Einen Dokumententypen anlegen

Einen Dokumententypen können Sie auf zwei Arten anlegen:

• über die Datei metadata-collection.yml
• über die Bedienoberfläche

Einen Dokumententypen über die Datei „metadata-collection.yml“ anlegen

Dieser Weg ist technisch anspruchsvoller, da Sie die Dokumententypen direkt in einer Datei anlegen.

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Explorer.

2. Öffnen Sie die Datei metadata-collectiom.yml in Ihrem Konfigurationsprojekt:

   Eigene Dateien‎/Administration‎/customers‎/<Ihr Konfigurationsprojekt>/yml/metadata-collection.yml

3. Erweitern Sie diese Datei anhand der Dokumentation metadata-collection.yml definieren.

Einen Dokumententypen über die Bedienoberfläche anlegen

Dieser Weg ist technisch weniger anspruchsvoll, da Sie die Dokumententypen rein über die Bedienoberfläche in agorum core anlegen.

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Weitere Apps und dann docform Dokumententypen.
2. Klicken Sie rechts im Abschnitt Dokumententypen auf Neuer Typ.
   
   Ergebnis: Ein leerer Dokumententyp mit der Bezeichnung Neuer Typ erscheint.
3. Ändern Sie den Namen des Dokumententypen (siehe Abbildung Namen des Dokumententypen ändern).
   
    
   

   Namen des Dokumententypen ändern
4. Nehmen Sie weitere Einstellungen für den Dokumententypen vor und fügen Sie Metadaten hinzu.

   Tipp: Sie können mit Sonderzeichen arbeiten. Verwenden Sie zusätzlich einen fileworkflow, müssen Sie diesen dort mit einem Schrägstrich kennzeichnen.
   
   Beispiel
   Sie erstellen einen Dokumententypen namens Rechnung (ohne Positionen). Kennzeichnen Sie den fileworkflow in diesem Fall mit Rechnung \(ohne Positionen\).

Weitere Einstellungen für den Dokumententypen

Ein Metadatum hinzufügen

Das System unterscheidet zwischen normalen Metadaten und variablen Metadaten. Variable Metadaten kommen in Positionen / Tabellen vor (siehe Eine Position definieren).

So fügen Sie ein normales Metadatum hinzu:

1. Klicken Sie im Dokumententypen auf Neues Feld.
   
   Ergebnis: Der Dialog erweitert sich um Felder.
2. Ändern Sie den Namen des neuen Feldes im Kopfabschnitt Neues Feld.
3. Befüllen Sie die Felder.

Ein Metadatum hinzufügen

js: new Date();

js: let d = new Date(); d.setHours(0); d;

js: docformdemo_ganzzahl + ' - ' + docformdemo_dezimalzahl;

10.01

Eine Datenquelle verwenden

Soll die docform-Oberfläche Dokumente manuell auslesen, können Sie die Eingabe von Feldern erleichtern, in dem Metadaten sich auf Datenquellen beziehen. D. h. Ihre Benutzer müssen sich keine Werte für die Felder ausdenken, sollten die Informationen nicht auf dem Dokument zu finden sein, sondern erhalten Vorschläge, was sie in das Feld eintragen oder auswählen können.

Tragen Sie im Feld Datenquelle einen MetaDB-Pfad ein, der auf eine solche Datenquelle verweist, etwa auf eine CSV-Quelle, damit Ihre Benutzer diese Vorschläge erhalten.

Die Datenquelle ist nur interessant, wenn ein Dokument im Audit hängen bleibt, weil das System einen Wert nicht auslesen konnte. Haben Sie eine Datenquelle angegeben, erhält der Benutzer im Audit also Vorschläge zu den Werten innerhalb der Felder. Unter diesen Werten kann er wählen.

Eine Extraktion verwenden

Damit docform die relevanten Informationen auslesen kann, arbeiten Sie mit Auslesekästchen. Das bedeutet, Sie markieren in einem Training einen bestimmten Papierbereich und teilen dem System mit, dass es diesen Bereich auslesen soll.

Durch die Extraktoren stehen bei diesem Auslesemechanismus weitere Möglichkeiten zur Verfügung (siehe Extraktoren und Parameter).

Eine Position definieren

Positionen sind immer variabel, d. h. Sie können nicht vorhersagen, ob 5 oder 230 Positionen auf einer Rechnung stehen. Diese Variabilität fangen Sie über Positionen ab.

Über die Schaltfläche Neue Position definieren Sie eine Position im Dokument, etwa bei einer Eingangsrechnung ein gekaufter Artikel, der aus einer Artikelnummer, einem Artikelnamen, der Menge, einem Einzelpreis und einem Verkaufspreis besteht.

Innerhalb einer Position können Sie beliebig viele Felder sowie eine Verifizierung definieren.

Ein Metadatum des Typs „list“ einpflegen

Haben Sie während der Erstellung der Metadaten das Keyword list verwendet, tragen Sie die Metadaten in der metadata.yml nicht anhand des internen Namens ein. Stattdessen lassen Sie das Präfix weg.

Beispiel

//Eintrag in der metadata.yml
_prefix: dem_
...

invoice_items:
 displayName: Rechnungspositionen
 list:
   number:
     displayName: Nummer
     type: long
   description:
     displayName: Bezeichnung
     type: string 

Diese Metadaten pflegen Sie aufgrund des list-Formats wie folgt in den Dokumententypen ein:

Darstellung von Positionsdaten

Eine Verifizierung aktivieren

Die Verifizierung dient zur Überprüfung von Werten oder der Auslesung der Felder. Sie können damit etwa:

• bei Rechnungen prüfen, ob der gesamte Rechnungsbetrag gleich der Summe aller Positionen ist
• bei einzelnen Positionen die Summe der multiplizierten Menge mal dem Einzelpreis mit dem Gesamtbetrag der Position abgleichen

Besteht das Dokument die Verifizierung nicht, geht das Dokument in den Audit.

Klicken Sie auf Neue Verifizierung, können Sie verschiedene Felder befüllen:

Beispiel 1: Netto- und Mehrwertsteuerbetrag gleich dem Bruttobetrag

Prüft, ob der Netto- und Mehrwertsteuerbetrag zusammen den Bruttobetrag ergeben. Dadurch verifizieren Sie, dass kein Fehler in der Rechnung vorliegt und die OCR die Zahlen genau erfasst hat.

Netto- und Mehrwertsteuerbetrag gleich dem Bruttobetrag

Beispiel 2: Summe der Positionen gleich dem Gesamt-Nettobetrag

Prüft, ob die Summe der Positionen dem Gesamt-Nettobetrag entspricht.

Summe der Positionen gleich dem Gesamt-Nettobetrag

Beispiel 3: Verifizierung mit Datenquelle

Sie können direkt eine Datenquelle bei der Verifizierung definieren. Über die Verifizierungsart prüft das System, ob die Datenquelle mindestens ein Ergebnis, genau ein Ergebnis oder einen festen Wert zurückliefert.

MAIN_MODULE_MANAGEMENT/customers/agorum/Data/verifySupplier 
lieferantNr:ac_supplier

Verifizierung mit Datenquelle

Der DataHandler muss eingerichtet werden und auf eine JavaScript-Datei oder andere Datenquelle verweisen.

Beispiel einer dazugehörigen JavaScript-Datei

/* global sc, sca, query, parameters, command */

let items = [
  {
    text: 'Lieferant 4618006174',
    value: '4618006174'
  }
];
let filter = parameters.filter;
if (command === 'read') {
  items = items.filter(item => item.value === filter.lieferantNr);
}
items;

Dieses Beispiel prüft eine statische Lieferantennummer. Wenn diese vorhanden ist, wird items befüllt. items wird nun an agorum core docform verify zurückgegeben mit der Aussage Datenquelle (mindestens ein Ergebnis geprüft). Hier kann beliebiger JavaScript-Code ausgeführt werden.

Einen Dokumententypen löschen

Das Löschen eines Dokumententypen ist abhängig davon, wie Sie den Dokumententypen angelegt haben.

Dokumententyp über die Datei metadata-collection.yml angelegt

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Explorer.

2. Öffnen Sie die Datei metadata-collection.yml in Ihrem Konfigurationsprojekt:

   Eigene Dateien‎/Administration‎/customers‎/<Ihr Konfigurationsprojekt>/yml/metadata-collection.yml

3. Entfernen Sie die entsprechende metadata collcetion oder den usage docform.
4. Speichern Sie.
5. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Weitere Apps und dann docform Dokumententypen.
6. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den zu löschenden Dokumententypen.
7. Wählen Sie Entfernen.
8. Speichern Sie.

Dokumententyp über die Bedienoberfläche angelegt

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Weitere Apps und dann docform Dokumententypen.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste einen Dokumententypen an.
3. Wählen Sie Entfernen.