Mit agorum core workflow delegation arbeiten

MIt agorum core workflow delegation können Sie Vertretungsregeln für Workflows erstellen, die Ihnen als Benutzer zugeordnet sind. Auf diese Weise können Sie Ihre Aufgaben während Ihres Urlaubs oder einer anderen Abwesenheit oder wenn sich Ihre Zuständigkeit temporär ändert, einem oder mehreren anderen Benutzern übergeben.

Sie können mit agorum core workflow delegation Vertreter für alle Ihnen zugewiesenen Workflow-Aufgaben einrichten. Es ist nicht möglich, workflowspezifische Vertreterregeln zu erstellen. Die Vertreterreglung wirkt sich auf alle Workflowschritte aus, die dem vertretenen Benutzer direkt zugewiesen wurden, auch wenn der Workflow bereits gestartet wurde.

Workflow-Vertreter sehen die Workflows, die Sie vertreten, in Ihren Workflowlisten und können sie bearbeiten.

Als Benutzer Workflow-Vertreter selbst festlegen

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Workflow-Vertreter angeben

So geben Sie einen oder mehrere andere Benutzer als Vertreter für Ihre Workflow-Aufgaben an:

1. Öffnen Sie  > Workflow > Vertreter setzen.

   Ergebnis: Das Fenster Workflow-Vertreter setzen öffnet sich. Ihr Benutzer ist vorausgewählt.

2. Klicken Sie auf das Symbol (Plus) und wählen Sie in der Auswahlliste einen anderen Benutzer aus, um diesen als Vertreter anzugeben. Sie können einen oder mehrere Vertreter hinzufügen.

   Hinweis: Wenn Ihnen ein Benutzer, den Sie als Vertreter auswählen wollen, nicht in der Auswahlliste angezeigt wird, wenden Sie sich an einen Administrator.

3. Optional: Sie können mit den Feldern Vertretung ab und Vertretung bis einen Vertretungszeitraum festlegen. Wenn Sie in diesen Feldern nichts angeben, gilt die Vertretung ab sofort und unbefristet. Sie können auch nur eines der beiden Felder ausfüllen, um die Vertretungsregel ab einem bestimmten Termin starten zu lassen oder sie zu einem bestimmten Termin zu beenden.
4. Speichern Sie die Änderungen.

   Ergebnis: Die Vertretungsregelung wird gespeichert. Vertretungsregeln, die aktuell angewendet werden (aktiv sind), erkennen Sie an einem grünen Symbol in der Statusspalte und daran, dass die von Ihnen gewählten Vertreter in der unteren Fensterhälfte angezeigt werden.

    

   

   Benutzer A wird aktuell von Benutzer B vertreten

Workflow-Vertreter ändern oder ergänzen

So ändern oder ergänzen Sie einen Workflow-Vertreter:

1. Öffnen Sie  > Workflow > Vertreter setzen.

   Ergebnis: Das Fenster Workflow-Vertreter setzen öffnet sich. Ihr Benutzer ist vorausgewählt.

2. Wenn Sie einen bestehenden Vertreter ändern möchten, wählen Sie in der Auswahlliste einen anderen Benutzer aus.
3. Klicken Sie auf das Symbol (Plus) und wählen Sie in der Auswahlliste weitere Benutzer aus, um zusätzliche Vertreter anzugeben. Sie können einen oder mehrere Vertreter hinzufügen.
4. Optional: Sie können mit den Feldern Vertretung ab und Vertretung bis einen Vertretungszeitraum festlegen. Wenn Sie in diesen Feldern nichts angeben, gilt die Vertretung ab sofort und unbefristet. Sie können auch nur eines der beiden Felder ausfüllen, um die Vertretungsregel ab einem bestimmten Termin starten zu lassen oder sie zu einem bestimmten Termin zu beenden.
5. Speichern Sie die Änderungen.

   Ergebnis: Die Vertretungsregelung wird gespeichert. Vertretungsregeln, die aktuell angewendet werden (aktiv sind), erkennen Sie an einem grünen Symbol in der Statusspalte und daran, dass die von Ihnen gewählten Vertreter in der unteren Fensterhälfte angezeigt werden.

Workflow-Vertreter deaktivieren

So deaktivieren Sie eine Regel für einen Workflow-Vertreter, die gerade angewendet wird:

1. Öffnen Sie  > Workflow > Vertreter setzen.

   Ergebnis: Das Fenster Workflow-Vertreter setzen öffnet sich. Ihr Benutzer ist vorausgewählt.

2. Sie können mit den Feldern Vertretung ab und Vertretung bis einen Vertretungszeitraum festlegen. Sie können auch nur eines der beiden Felder ausfüllen, um die Vertretungsregel ab einem bestimmten Termin starten zu lassen oder sie zu einem bestimmten Termin zu beenden. Geben Sie über diese Daten an, dass die Vertretungsregelung aktuell nicht gilt.
3. Speichern Sie die Änderungen.

   Ergebnis: Die Vertretungsregelung wird gespeichert. Vertretungsregeln, die aktuell nicht angewendet werden (inaktiv sind), erkennen Sie an einem grauen Symbolin der Statusspalte und daran, dass die von Ihnen gewählten Vertreter in der unteren Fensterhälfte nicht angezeigt werden.

Workflow-Vertreter löschen

So löschen Sie einen Workflow-Vertreter:

1. Öffnen Sie  > Workflow > Vertreter setzen.

   Ergebnis: Das Fenster Workflow-Vertreter setzen öffnet sich. Ihr Benutzer ist vorausgewählt.

2. Löschen Sie den Workflow-Eintrage in der Liste durch Klicken auf das Symbol
   

    
   .
3. Speichern Sie die Änderungen.

   Ergebnis: Der gelöschte Workflow-Vertreter wird in der Vertreterliste nicht mehr angezeigt.

Als Benutzer eigene Workflow-Vertretungen einsehen

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Wenn Sie Workflows von anderen in Ihren Workflowlisten finden und sich unsicher sind, wen Sie aktuell vertreten, können Sie das so überprüfen:

1. Öffnen Sie  > Workflow > Vertreter setzen.

   Ergebnis: Das Fenster Workflow-Vertreter setzen öffnet sich. Ihr Benutzer ist vorausgewählt.

2. Überprüfen Sie, wen Sie aktuell vertreten in der unteren Fensterhälfte im Bereich Ich vertrete (aktiv).

    

   

   Anzeige der aktiven Workflow-Vertretungen von User B
3. Wenn Sie von einer Vertretung zurücktreten müssen, wenden Sie sich an einen Administrator. Administratoren können Workflow-Vertretungen für andere Benutzer bearbeiten.