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"Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff."
Dokumente, die nach GoBD revisionssicher abgelegt werden müssen, können für eine beliebige Anzahl an Jahren revisionssicher gespeichert werden. Die Revisionssicherheit muss nach Ablage ins Archiv manuell gesetzt werden, erst danach dürfen Belege vernichtet werden. Dies ist auch bei Dokumenten außerhalb des agorum core basic archives möglich, sofern Sie die entsprechende Berechtigung haben.
Das agorum core basic archive bietet Ihnen alle Funktionen, um Dokumente nach GoBD revisionssicher abzulegen. Vorausgesetzt, Sie verwenden diese Funktionen, denn das Modul archiviert nicht automatisch nach GoBD.
Hinweis: Alle Vorschläge zur GoBD erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit. Setzen Sie sich mit Ihrem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer zusammen, um diese in einer Verfahrensdokumentation abzubilden.
Richten Sie Ihren Scanner so ein, sodass dieser direkt in den Zentraleingang des agorum core basic archives scannt. Sammeln Sie dort ebenfalls eingehende E-Mails. Von dort werden dann die Dokumente über das Modul Verschlagwortung und Ablage in das Archiv gelegt.
Definieren Sie vorher, welche Dokumente als revisionssicher gesetzt werden müssen, und legen Sie diese gesammelt an einem Ort ab. Überprüfen Sie diesen Ablageort regelmäßig auf neue Dokumente und setzen Sie diese auf revisionssicher.
Hinweis: Als revisionssicher markierte Dokumente können für die eingegebene Zeit weder geändert noch gelöscht werden. Ebenso ist eine Verschiebung aus dem abgelegten Bereich nicht mehr möglich.
Die Vernichtung der digitalisierten Papierbelege sollte in einem zeitlich festgelegten Turnus erfolgen. Vorschlag: jährlich für alle Papierbelege mit einem Alter von über zwei Jahren.
Vernichten Sie jedoch keine Belege, ohne diese vorher digital auf revisionssicher zu setzen.
Wenn Sie das agorum core basic archive mit der agorum core pro-Version betreiben, können wir Ihnen eine Musterverfahrensdokumentation zukommen lassen. Mit dieser können Sie dann zusammen mit Ihrem Steuerberater / Wirtschaftsprüfer Ihre Verfahrensdokumentation erstellen. Setzen Sie sich hierzu mit Ihrem agorum-Ansprechpartner in Verbindung.