Serienbrief erstellen

Mit dieser Aktionen wählen Sie im Kontextmenü eine bereits vorhandene Vorlage (Word-, Excel-, PowerPoint-, Text- oder HTML-Datei) aus und erstellen aus der Vorlage einen Serienbrief.

Vorbereitung

Wenn Sie einen Serienbrief erstellen möchten, sollten Sie im Voraus einige Fragen beantworten. Deren Antworten haben einen Bezug zu verschiedenen Einstellmöglichkeiten, die Ihnen zur Verfügung stehen, und erleichtern Ihnen die Erstellung von Serienbriefen.

Wie soll der Serienbrief aussehen? Existiert bereits eine fertige Vorlage, oder muss eine neue erstellt werden?
Gibt es einen speziellen Ort, in den der Serienbrief abgespeichert werden soll?
Benötigen Sie eine Druckdatei? Eine Druckdatei fasst alle Serienbriefe in einem PDF-Dokument zusammen und ermöglicht Ihnen das Drucken mit einem Mausklick.
Möchten Sie die Originaldatei behalten? Haben Sie etwa eine docx-Vorlage gewählt und bearbeitet, reicht Ihnen die Druckdatei aus, oder möchten Sie alle docx-Dateien behalten, in denen Ihre Platzhalter gefüllt wurden? Diese Dateien, in denen die Platzhalter mit Werten gefüllt wurden, nennen sich Originaldateien.
Wenn Sie die Originaldateien behalten möchten: Wo werden diese abgespeichert? Alle in einem gemeinsamen Ordner oder in der jeweiligen Kundenakte? Sie können Dokumente nur in Kundenakten abspeichern, wenn Ihr Administrator das Plug-in agorum core smart organisation installiert hat.
An welche Empfänger wird Ihr Serienbrief versendet? Diese dürfen Sie manuell wählen.
Unter welchem Dateinamen soll der Serienbrief / die Originaldatei abgespeichert werden?

Hinweise:

Für die Konvertierung der Vorlagen (MS-Office, LibreOffice oder OpenOffice) verwendet der Server das Programm LibreOffice.
Je nach Konstellation entspricht das Ergebnis nach der Konvertierung eventuell nicht exakt der Vorlage. Das Ergebnis hängt davon ab, inwiefern LibreOffice in der Lage ist, die Vorlage zu lesen und darzustellen. Passen Sie in diesem Fall die Vorlage an.
Bestimmte Fonts stehen auf dem agorum core-Server eventuell nicht zur Verfügung und müssen installiert werden.

Serienbrieferstellung starten

Öffnen Sie links in der Seitenleiste Explorer.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die freie Fläche.
Wählen Sie im Kontextmenü agorum core fill template > Serienbrief erstellen.

Ergebnis: Die Oberfläche des Serienbriefs öffnet sich.
Klicken Sie auf Neu.

Ergebnis: Ein Dialog öffnet sich.
Wählen Sie einen Bereich und tragen Sie den Namen des Serienbriefs ein.

Hinweise:

• Der Bereich legt fest, wer / welche Benutzergruppe die verschickten E-Mails einsehen darf.
• Der Name des Serienbriefs muss eindeutig sein, d. h. er darf lediglich einmal vorkommen.

Tipp: Idealerweise arbeiten Sie mit einer Datums- oder Aufgabenbeschreibung, etwa:

• Vertrag mit Musterfirma – 072019
• Informationsbrief zu Produkt XY – Mai 2020
• 20190821 – Kündigung des Telefonvertrags XYZ

Einen Serienbrief erstellen

Einstellungen im Serienbrief vornehmen

Sobald Sie einen Namen eingegeben haben, erscheinen die Einstellungen zum Serienbrief.

Einstellungen im Serienbrief vornehmen

Feld/Einstellung	Beschreibung
Briefvorlage auswählen	Wählt die Briefvorlage, die dem Serienbrief zugeordnet wird.
In Akten verschieben	Aktiviert Das System legt die erstellten Serienbriefe in den Korrespondenz-Ordner der Partnerakte (des Empfängers). In der Partnerakte ist ersichtlich, welche Informationen diesem Partner zugesendet wurden. Hinweise: Das Plug-in agorum core smart organisation muss von Ihrem Administrator installiert worden sein. Die Adressen, die für den Serienbrief verwendet werden, müssen innerhalb der Partnerakten angelegt sein. Deaktiviert Das System legt die erstellten Serienbriefe nicht in den Korrespondenz-Ordner der Partnerakte.
Als PDF speichern	Aktiviert Speichert ein PDF des erstellten Briefs pro Empfänger als jeweils eigenes Dokument. Deaktiviert Speichert kein PDF.
Druckdatei erstellen	Aktiviert Das System fasst alle erstellten Serienbriefe in einer Druckdatei (PDF) zusammen. Diese können Sie an einen Drucker senden und ausdrucken. Hinweis: Da im Standard LibreOffice für die Konvertierung der Office-Formate in PDF verantwortlich ist, erstellen Sie die Vorlagen mit LibreOffice, sofern Sie die Druckdatei erstellen möchten. Dadurch passt die PDF-Darstellung sauber zum Office-Format. Bei Vorlagen, die mit MS-Office erstellt werden, kann es zu Abweichungen in der Druckdatei kommen. Möchten Sie Vorlagen mit MS-Office erstellen, muss Ihr Administrator mit uns gemeinsam MS-Office für die Wandlung in PDF einrichten. Deaktiviert Das System fasst Serienbriefe nicht zusammen.
Original speichern	Aktiviert Speichert das Originalformat des erstellten Serienbriefs. Beispiel: Wird eine Vorlage im odt-Format erstellt und mit dieser ein Serienbrief erzeugt, dann wird als Original eine odt-Datei mit gefüllten Platzhaltern angelegt. Deaktiviert Speichert kein Originalformat.
Druckdatei ablegen in	Definiert einen Ablageort für die Druckdatei. Durch Klick auf wählen Sie den Pfad über eine normale Explorer-Darstellung (links Baum, rechts Liste). In dieser Auswahl können Sie das Kontextmenü des agorum core explorers verwenden und bei der Auswahl einen neuen Pfad anlegen.
Ablageort der erstellten Briefe definieren	Definiert einen Ablageort für alle erstellten Briefe des Serienbriefs. Das System legt diese dort zusammengefasst ab. Durch Klick auf wählen Sie den Pfad über eine normale Explorer-Darstellung (links Baum, rechts Liste). In dieser Auswahl können Sie das Kontextmenü des agorum core explorers verwenden und bei der Auswahl einen neuen Pfad anlegen.
Dateiname definieren	Definiert den Dateinamen. Das System verwendet diesen Namen für den einzelnen erstellten Brief, ergänzt den Namen allerdings prinzipiell durch die ID des Briefs selbst. Wenn Sie keinen Namen eingeben, verwendet das System als Dateiname den Namen des Serienbriefs, der zu Beginn nach Klick auf Neu eingegeben wurde. Ein Beispiel zum Dateiname und Informationen zu Platzhaltern siehe Dateinamen definieren / Platzhalter wählen.

Dateinamen definieren / Platzhalter wählen

Das System ergänzt den Namen prinzipiell durch die ID des Briefs selbst. Dadurch wird die Eindeutigkeit des Dateinamens gewährleistet, da jede Datei eine systemweite, eindeutige ID besitzt.

Beispiel

Sie definieren etwa in der Oberfläche folgenden Dateinamen:

Neues zu agorum core - ${PrintDate:dd.MM.yyyy}

Erstellen Sie Ihren Serienbrief am 02.09.2019 und die Vorlage hat die Endung .odt, erscheint als Ergebnis folgendes Format:

Aufbau
Neues zu agorum core – 02.09.2019_<ID>.odt

Ergebnis
Neues zu agorum core – 02.09.2019_1156119.odt

Die ID wird mit der Dokument-ID gefüllt.

Empfänger auswählen

Unterhalb der beschriebenen Felder / Einstellungen wählen Sie im Abschnitt Empfängerliste beliebig viele Empfänger für den Serienbrief.

Klicken Sie auf .
Geben Sie einen Namen für die Suche ein.
Klicken Sie rechts auf Empfängersuche einstellen.

Einen Empfänger wählen

Ergebnis: Die Oberfläche zur Empfängersuche öffnet sich.
Grenzen Sie über die Filter links die Personen ein oder verwenden Sie die Suche, indem Sie eine Person in der Suchleiste eingeben.

Einen Empfänger suchen

Im Suchergebnis an sich dürfen nur noch Personen stehen. Sie könnten etwa über die Filter links nur Personen eingrenzen, die aus einem bestimmten PLZ-Bereich kommen.
Klicken Sie oben links auf Speichern.

Ergebnis: Das System übernimmt alle Personen, die im Suchergebnis standen, in die Empfängerliste. Legen Sie bei Bedarf weitere Empfängerlisten an.
Klicken Sie erneut auf Speichern.

Einen Serienbrief testen

Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen und gespeichert haben, testen Sie den Serienbrief. Damit stellen Sie sicher, dass er die Informationen enthält, die vorhanden sein sollen. Auch ein finaler Check der Empfänger ist auf diese Art möglich.

So gehen Sie vor, um einen Serienbrief zu testen:

Öffnen Sie links in der Seitenleiste Explorer.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die freie Fläche.
Wählen Sie im Kontextmenü agorum core fill template > Serienbrief erstellen.

Ergebnis: Die Oberfläche für den Serienbrief öffnet sich.
Klicken Sie auf Öffnen.
Ergebnis: Ein Dialog öffnet sich.
Wählen Sie einen Bereich und einen Serienbrief.
Klicken Sie auf Test.
Wählen Sie einen Empfänger.

Ergebnis: Der Serienbrief für den Empfänger erscheint.

Angezeigter Serienbrief des Empfängers

Hinweis: Platzhalter sind bereits im Testmodus leer, wenn kein Wert vorhanden ist. Dies gilt auch nach der Erstellung.

Einen Serienbrief erstellen

Nachdem Sie die Einstellungen im Serienbrief gespeichert und getestet haben, erstellen Sie den Serienbrief.

Öffnen Sie links in der Seitenleiste Explorer.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die freie Fläche.
Wählen Sie im Kontextmenü agorum core fill template > Serienbrief erstellen.

Ergebnis: Die Oberfläche für den Serienbrief öffnet sich.
Klicken Sie auf Öffnen.

Ergebnis: Ein Dialog öffnet sich.
Wählen Sie einen Bereich und einen Serienbrief.
Klicken Sie auf Laden.

Ergebnis: Die Einstellungen des Serienbriefs öffnen sich.
Klicken Sie auf Erstellen.

Einen Serienbrief erstellen

Ergebnis: Das System legt den erstellten Serienbrief in den gewählten Ablageort.