Serverpapierkorb

Im Serverpapierkorb finden Sie von den Benutzern gelöschte Dokumente und Ordner wieder, die Sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums wiederherstellen können.

Wie lang dieser Zeitraum ist, bestimmen Sie als Administrator. Ein erweiterter Zeitraum kann den benötigten Speicherplatz um ein Vielfaches erhöhen.

Diese Dokumentation beschreibt, wie Sie Objekte in agorum core löschen, wie Sie diese als Administrator wiederherstellen können und welche Einstellungen existieren.

Löschvarianten von Objekten

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Objekte (Dokumente, Ordner, Ordnerstrukturen, Benutzer, Benutzergruppen) können auf mehrere Arten gelöscht werden:

• Objekte mit Verfallsdatum und passenden Flags: Nach Ablauf werden die Objekte gelöscht. Sie landen jedoch nicht im Serverpapierkorb.
• Ein Objekt, das ein Benutzer gelöscht hat:
  • wird unwiderruflich gelöscht, wenn der Benutzer eine solche Funktion zur Verfügung gestellt und verwendet hat
  • wird in den Serverpapierkorb verschoben (Standard)
• Objekte, die über das DMS-Laufwerk gelöscht wurden, landen im Serverpapierkorb.
  • Ausnahme: Wenn der Filter ExcludeObjectsByName greift, werden die Objekte nur temporär bis zum nächsten Lauf des ExpirationAgent in den Serverpapierkorb gelegt, bei dem sie endgültig gelöscht werden.

Den Serverpapierkorb öffnen

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Den Serverpapierkorb über die Seitenleiste öffnen

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Serverpapierkorb.

Den Serverpapierkorb über die Suche öffnen

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Suche.
2. Wählen Sie den Filter Serverpapierkorb

Den Serverpapierkorb über das Kontextmenü öffnen

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Explorer.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner.
3. Wählen Sie im Kontextmenü Serverpapierkorb für den gewählten Ordner.

Den Serverpapierkorb einstellen

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Im Serverpapierkorb können Sie definieren, wie lange ein Objekt im Serverpapierkorb verbleibt, ehe das System es endgültig von dort löscht. Die Zeitspanne ist abhängig von folgenden Punkten:

Zur Verfügung stehender Speicherplatz
Je länger die Aufbewahrungsfrist im Papierkorb gesetzt ist, desto mehr Daten sammeln sich an und nehmen Speicherplatz ein. Ist dieser begrenzt, halten Sie die Laufzeit kürzer.

Dauer im Durchschnitt, bis das Fehlen eines Dokuments bemerkt wird
Sie können die Dauer verringern, wenn:

• Ihre Benutzer erst spät registrieren, dass ein Dokument aus Versehen gelöscht wurde
• es sich um keine wichtigen Dokumente handelt
• Sie die Dokumente problemlos per Datensicherung wiederherstellen können

Verwenden Sie die Standardeinstellungen, wenn Sie sich nicht sicher sind.

Sie können den Zeitraum festlegen, wann der CronJob, der Objekte aus dem Serverpapierkorb final löscht, laufen soll. Dies ist primär dann wichtig einzustellen, wenn Sie zu bestimmten Tageszeiten eine Datensicherung Ihres Systems durchführen, da Sie agorum core dabei in der Regel herunterfahren. Überschneidet dies den Startzeitraum des CronJobs, löscht das System Dokumente trotz abgelaufener Aufbewahrungsfrist niemals.

Die Aufbewahrungsfrist gelöschter Dokumente einstellen

Sie können durch eine Einstellung definieren, wie lange gelöschte Dokumente im Serverpapierkorb verweilen. Außerdem können Sie Dateien per RegEx-Ausdruck ausschließen, sodass diese nicht in den Papierkorb gelangen. Das System löscht diese dann sofort.

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Administration und dann MetaDB.
2. Öffnen Sie den Pfad:

   /MetaDb/MAIN_MODULE_MANAGEMENT/roi/control/trashcan

3. Öffnen Sie das Property-Entry DeleteObjectsExpirationTime und stellen Sie die gewünschte Zeit ein (Angabe in Stunden).
   
   Standard
   720 h = 30 Tage, der minimal einzustellende Wert ist 1 Stunde.
4. Öffnen Sie optional das Property-Entry ExcludeObjectsByName und definieren Sie​ per Regular Expression, welche Dateinamen das System sofort löschen und nicht in den Papierkorb legen soll.
   
   Standard String
   ~.*\.tmp||.*\.bak
   
   • Löscht alle temporären und .bak Dateien direkt.
   • Trennen Sie die Einträge durch ||.

Das Intervall des finalen Lösch-CronJobs einstellen

Ein CronJob bereinigt den Serverpapierkorb im Standard automatisch jede Nacht um 23 Uhr, sofern das System läuft und nicht heruntergefahren wurde. Das System löscht dabei alle Objekte, deren Verfallsdatum überschritten wurde. Sie können dieses Intervall einstellen.

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Administration und dann MetaDB.
2. Öffnen Sie den Pfad:

   MetaDb/MAIN_MODULE_MANAGEMENT/cronjob/control/Services/ExpirationDateService

3. Öffnen Sie das Property-Entry CronTime und stellen Sie die gewünschte Zeit ein.
   
   Das Cron-Format greift.

   
   Format
    <Minute> <Stunde> <Tag des Montags> <Monat> <Wochentag>

   
   Beispiele

   * * * * * : Jede Minute, rund um die Uhr, sieben Tage die Woche

   0 0 * * * : Täglich um Mitternacht/ Null Uhr

   5 * * * * : Fünf Minuten nach jeder vollen Stunde

Objekte final löschen

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Vom Benutzer gelöschte Objekte landen im Standard im Serverpapierkorb. Von dort aus löscht entweder ein CronJob die Objekte, oder Sie können die Objekte manuell löschen.

Automatisches Löschen per CronJob

Das System löscht Dokumente automatisch aus dem Papierkorb (siehe Intervall des finalen Lösch-CronJobs einstellen).

Manuelles Löschen

Sie können Objekte manuell aus dem Papierkorb löschen, allerdings nicht den gesamten Serverpapierkorb auf einmal.

1. Markieren Sie ein Objekt oder mehrere Objekte im Serverpapierkorb.
2. Wählen Sie im Kontextmenü Administration > Löschen (ohne Papierkorb).

Nach gelöschten Objekten filtern

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Meldet sich ein Benutzer wegen einer gelöschten Datei, können Sie nach diesen gelöschten Objekten filtern und suchen, um sie schnell wiederzufinden und ggf. wiederherzustellen.

Sie können etwa nach folgenden Kriterien filtern:

• Datei-Objektname
• Benutzer, der die Löschung durchgeführt hat
• dem Löschdatum

Filter

Filter/Bereich	Beschreibung
gelöscht von / Benutzer	Zeigt nach Auswahl eines Benutzers dessen gelöschte Objekte im Suchergebnis an.
Objekte aktiv / gelöscht	Stellt Verlinkungen wieder her. Aktive Objekte Löscht von diesen Objekten nur Verlinkungen. Das Objekt selbst ist nicht im Serverpapierkorb. Gelöschte Objekte Diese Objekte befinden sich im Serverpapierkorb, es existieren keine weiteren Verlinkungen im Produktivsystem.
Objektarten	Sucht nach bestimmten Objektarten oder Dateiendungen.
gelöscht am	Schränkt den Löschzeitpunkt ein.
wird gelöscht am	Zeigt eine Übersicht, wann der ExpirationAgent welche Objekte final aus dem Serverpapierkorb löscht. Sie müssen Objekte, die nicht mehr im Serverpapierkorb sind, aus der Datensicherung wiederherstellen.

​​​​Objekte wiederherstellen

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Sowohl Administratoren als auch Benutzer können gelöschte Objekte über die Oberfläche in agorum core wiederherstellen. Dabei stellt das System die jeweils dazugehörige Historie samt der Metadaten her.

Objekte als Administrator wiederherstellen

1. Öffnen Sie den Serverpapierkorb.
2. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf ein Objekt (Dokument, Ordner, E-Mail).
3. Wählen Sie rechts im Detailfenster die Registerkarte Wiederherstellen.
   
   Ergebnis:
   
   • Sie sehen, wer das Objekt wann gelöscht hat und wann der ExpirationAgent das Objekt final aus dem Serverpapierkorb entfernt.
   • Sie können einen Pfad angeben, um zu definieren, wo das System das Objekt wiederherstellt.
   • Im Standard erscheint der Ursprungspfad.
   
   Informationen zu diesem Detailfenster siehe unten abgebildete Tabelle.

 

Feld/Bereich	Beschreibung
Name	Zeigt den Namen des gelöschten Objekts an.
Information zum Objekt	Zeigt Informationen zum Objekt an, etwa wenn Sie ein Objekt angeklickt haben, dessen Ablage nicht mehr existiert, da der dazugehörige Ordner ebenfalls gelöscht wurde. Dieses Feld füllt sich mit Informationen, sobald das gelöschte Objekt nicht ohne Weiteres wiederhergestellt werden kann.
Bereich: Gelöscht in	Zeigt den ursprünglichen Ablageort des Objekts an, ehe es gelöscht wurde.
Gelöscht von	Zeigt den Benutzer an, der das Objekt gelöscht hat.
Gelöscht am	Zeigt das Löschdatum samt Uhrzeit an.
Teilpfad gelöscht	Zeigt den gelöschten Teilpfad an. Erscheint nur, wenn das Objekt in einem Bereich gelöscht wurde, der ebenfalls gelöscht ist.
Wiederherstellen in	Wählt einen Pfad, in dem das markierte Objekt wiederhergestellt wird. Enthält im Normalfall den Ursprungsordner des gelöschten Objekts. Das Feld ist leer, wenn der Pfad, aus dem es gelöscht wurde, nicht mehr vorhanden ist. Stellen Sie den Ursprungsordner wieder her, oder wählen Sie einen neuen Pfad aus, in dem das Objekt wiederhergestellt wird.
Schaltfläche: Wiederherstellen in ....	Stellt das markierte Objekt in dem angegebenen Pfad wieder her. Diese Schaltfläche ist nur aktiv, wenn ein gültiger Pfad im Feld Wiederherstellen in eingetragen ist.
Bereich: gelöschte Objekte im Baum dargestellt	Gewährt Zugriff auf gelöschte Objekte des Teilpfads, um diese Objekte manuell wiederherzustellen. Dieser Bereich erscheint immer. Sie können mit Ihren Eingaben Objekte an beliebigen Stellen wiederherstellen.
Ausgewähltes Objekt	Zeigt den Namen des im Baum markierten Objekts an.

Objekte als Benutzer wiederherstellen

Auch Benutzer, die keine Administratoren sind, können auf den Serverpapierkorb zugreifen und gelöschte Objekte über den Filter Serverpapierkorb in der Suche wiederherstellen, sofern sie dazu berechtigt sind.

Gelöschte Objekte von anderen Benutzern sind nicht sichtbar und können nicht wiederhergestellt werden.

Um die Aktion zu ermöglichen, müssen Sie als Administrator Benutzer zuerst freischalten.

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Administration und dann Gruppen.
2. Öffnen Sie den Pfad:

   agorum.admin.tools

3. Fügen Sie die Benutzer der Benutzergruppe GRP_agorum admin tools_trashcan hinzu.
   
   Ergebnis: Ihre Benutzer können jetzt Objekte wiederherstellen.

   Hinweis: Die ACL /agorum.admin.tools/ACL_agorum admin tools_trashcan verwendet die Benutzergruppe GRP_agorum admin tools_trashcan.