Verfahrensdokumentation nach GoBD

Diese Dokumentation bietet einen Überblick über das Thema Verfahrensdokumentation zum Nachweis der ordnungsgemäßen Buchführung. 

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Die Verfahrensdokumentation ist eine schriftliche Darstellung aller betrieblichen Abläufe, Prozesse und Systeme, die für die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von steuerlich relevanten Dokumenten erforderlich sind. Sie ist gesetzlich verpflichtend und dient der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung und Belegablage.

Definition nach GoBD

In den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ist die Verfahrensdokumentation wie folgt definiert:

„Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.“

Rechtliche Grundlagen

Deutschland

Die Verfahrensdokumentation basiert in Deutschland auf folgenden rechtlichen Grundlagen:

• Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)
• GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (seit 01.01.2015, aktualisierte Fassung vom 28.11.2019)
• Handelsgesetzbuch (HGB) – insbesondere §§ 238-239, 257
• Abgabenordnung (AO) – insbesondere §§ 145-147

Die GoBD gelten für alle elektronisch gespeicherten, aufbewahrungspflichtigen Unterlagen und beschreiben die Anforderungen an elektronische Buchführungssysteme und die Archivierung digitaler Dokumente.

Schweiz

In der Schweiz gelten andere rechtliche Rahmenbedingungen:

• Geschäftsbücherverordnung (GeBüV)
• Obligationenrecht (OR) – insbesondere Art. 957-963
• Mehrwertsteuergesetz (MWSTG)

Die GeBüV regelt die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Geschäftsbüchern und legt fest, dass Geschäftsbücher und Buchungsbelege während zehn Jahren aufzubewahren sind.

Österreich und weitere europäische Länder

Auch in anderen europäischen Ländern gelten ähnliche Anforderungen an die elektronische Archivierung:

• Österreich: Bundesabgabenordnung (BAO) und Unternehmensgesetzbuch (UGB)
• Frankreich: Code général des impôts
• Italien: Codice civile und spezifische Steuergesetze

Die grundlegenden Prinzipien – Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Ordnung, Sicherheit und Verfügbarkeit – sind in allen europäischen Rechtsordnungen ähnlich ausgeprägt.

Wer benötigt eine Verfahrensdokumentation?

Eine Verfahrensdokumentation ist verpflichtend für:

Unternehmensform	Verpflichtung	Besonderheiten
Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, UG)	Ja, vollumfänglich	Buchführungspflichtig nach HGB
Personengesellschaften (OHG, KG)	Ja, vollumfänglich	Buchführungspflichtig nach HGB
Einzelunternehmer (buchführungspflichtig)	Ja, vollumfänglich	Ab bestimmten Umsatz-/Gewinngrenzen
Freiberufler und Kleinunternehmer	Ja, vereinfacht	Auch bei Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
Vereine und gemeinnützige Organisationen	Je nach Größe und Rechtsform	Bei elektronischer Belegverwaltung empfohlen

Ziele und Vorteile einer Verfahrensdokumentation

Gesetzliche Ziele

• Nachweis der ordnungsmäßigen Buchführung gegenüber den Finanzbeörden
• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit aller buchführungsrelevanten Prozesse
• Transparenz über die verwendeten Systeme und Verfahren
• Vermeidung von Schätzungen durch das Finanzamt bei Betriebsprüfungen

Betriebswirtschaftliche Vorteile

• Prozessoptimierung: Dokumentierte Prozesse können analysiert und verbessert werden
• Effizienzsteigerung: Klare Abläufe reduzieren Fehler und Nachfragen
• Wissenstransfer: Einheitliche Standards erleichtern Einarbeitung neuer Mitarbeiter
• Rechtssicherheit: Schutz vor Bußgeldern und Nachforderungen
• Transparenz: Klare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
• Risikomanagement: Aufdeckung innerbetrieblicher Schwachstellen
• Vorbereitung auf Prüfungen: Zeitersparnis bei Betriebsprüfungen durch direkte Vorlage

Inhaltliche Anforderungen nach GoBD

Die Verfahrensdokumentation muss folgende Teilbereiche umfassen:

1. Allgemeine Beschreibung

• Beschreibung des dokumentierten Verfahrens oder Prozesses
• Rechtliche Rahmenbedingungen und Grundlagen
• Organisatorische Zuordnung im Unternehmen
• Ort der Datenhaltung (lokal, Cloud, Rechenzentrum)
• Outsourcing-Partner und deren Aufgaben
• Verantwortliche Personen und Rollen

2. Anwenderdokumentation

• Detaillierte Prozessbeschreibungen (z. B. Eingangsrechnungsverarbeitung, Posteingang, Scannen)
• Arbeitsanweisungen für Mitarbeiter
• Schulungs- und Einweisungskonzepte
• Administratorenhandbuch
• Vorgehen bei besonderen Situationen (z .B. Systemausfall)

3. Technische Systemdokumentation

• Eingesetzte Software (inkl. Version und Hersteller)
• Hardware-Komponenten (Server, Scanner, Arbeitsplätze)
• Systemkonfiguration und -einstellungen
• Schnittstellen zu anderen Systemen (z.B. ERP, Buchhaltung, E-Mail)
• Datenformate und Speicherstruktur
• Zugriffsrechte und Berechtigungskonzept

4. Betriebsdokumentation

• Überwachung des laufenden Betriebs
• Datensicherungskonzept (Backup-Strategie, Häufigkeit, Aufbewahrungsort)
• Change Management (Dokumentation von Änderungen an Systemen und Prozessen)
• Notfall- und Wiederherstellungsverfahren
• Wartungs- und Update-Prozesse

5. Internes Kontrollsystem (IKS)

• Organisatorische Regelungen zur Sicherung der Prozessqualität
• Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten
• Kompetenzen und Stellvertretungsregelungen
• Stichprobenartige Kontrollen (z. B. Qualität des Scannens)
• Dokumentation der durchgeführten Kontrollen
• Vier-Augen-Prinzip bei kritischen Prozessen

Prozesse, die dokumentiert werden müssen

In einer Verfahrensdokumentation für ein elektronisches Archivsystem wie agorum core sind mindestens folgende Prozesse darzustellen:

1. Posteingang und Belegbearbeitung: Wie werden eingehende Dokumente (Post, E-Mail, elektronische Rechnungen) erfasst, geprüft und weitergeleitet?
2. Scannen von Papierbelegen: Welche Scanner werden verwendet? Welche Qualitätsanforderungen gelten? Wie erfolgt die Indexierung?
3. Umgang mit elektronisch eingehenden Dokumenten: E-Mails, PDF-Rechnungen, elektronische Kontoauszüge – wie werden diese empfangen und archiviert?
4. Umgang mit elektronisch versandten Dokumenten: Wie werden ausgehende Rechnungen, Angebote usw. archiviert?
5. Ablage im Archivsystem: Welche Ordnungsstruktur gilt? Nach welchen Kriterien werden Dokumente abgelegt? Wie erfolgt die Verschlagwortung?
6. Vernichtung von Papieroriginalen (ersetzendes Scannen): Wann und wie werden Papierbelege nach dem Scannen vernichtet? Wer gibt dies frei?
7. Zugriffsschutz und Berechtigungen: Wer darf auf welche Dokumente zugreifen? Wie wird dies technisch umgesetzt?
8. Revisionssichere Speicherung: Wie wird sichergestellt, dass Dokumente nicht verändert oder gelöscht werden können?
9. Datensicherung und -wiederherstellung: Wie oft werden Backups erstellt? Wo werden sie aufbewahrt? Wie erfolgt die Wiederherstellung?
10. Aufbewahrungsfristen: Wie wird sichergestellt, dass Dokumente die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einhalten und nicht vorzeitig gelöscht werden?
11. Migration und Systemwechsel: Wie werden Daten bei einem Systemwechsel oder einer Migration übernommen?

Ersetzendes Scannen und Vernichtung

Das ersetzende Scannen bezeichnet die Digitalisierung von Papierdokumenten mit anschließender Vernichtung der Papieroriginale. Dies ist nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig:

Voraussetzungen für ersetzendes Scannen

• Die bildliche Übereinstimmung mit dem Original muss gewährleistet sein
• Vollständigkeit und Lesbarkeit müssen sichergestellt sein
• Die Unveränderbarkeit des digitalen Dokuments muss technisch gewährleistet sein
• Ein internes Kontrollsystem mit Qualitätskontrollen muss etabliert sein
• Die Verfahrensdokumentation muss das Scanverfahren detailliert beschreiben

Vernichtung der Papierbelege

Die Vernichtung von Papierbelegen nach dem Scannen sollte in einem festgelegten Turnus erfolgen. Empfehlung: Jährlich für alle Papierbelege mit einem Alter von über zwei Jahren, die auf revisionssicher gesetzt wurden.

agorum core und Revisionssicherheit

GoBD-konformes Arbeiten mit agorum core

agorum core bietet mit dem agorum core basic archive alle Funktionen, um Dokumente nach GoBD revisionssicher abzulegen. Die Software selbst archiviert jedoch nicht automatisch nach GoBD – dies muss bewusst durch den Anwender erfolgen.

Empfohlene Arbeitsweise mit agorum core

1. Richten Sie Ihren Scanner so ein, dass Dokumente direkt in den Zentraleingang des agorum core basic archive gescannt werden
2. Sammeln Sie dort auch eingehende E-Mails mit steuerrelevanten Inhalten
3. Verarbeiten Sie die Dokumente über das Modul "Verschlagwortung und Ablage" und legen Sie diese strukturiert im Archiv ab
4. Definieren Sie vorab eindeutig, welche Dokumentenarten als revisionssicher markiert werden müssen
5. Legen Sie revisionssichere Dokumente an einem definierten Ablageort ab
6. Überprüfen Sie diesen Ablageort regelmäßig auf neue Dokumente und setzen Sie diese manuell auf revisionssicher
7. Erst nach dem Setzen auf revisionssicher dürfen Papierbelege vernichtet werden

Aktueller Prüfbericht

agorum core pro wird regelmäßig durch unabhängige Wirtschaftsprüfer auf die Einhaltung der GoBD-Anforderungen geprüft. Der aktuelle Prüfbericht steht öffentlich zur Verfügung:

Bescheinigung-GoBD-Softwarepruefung-agorum-core-pro

Die Prüfung wird alle drei Jahre durchgeführt (zuletzt 2012, 2015, 2018). Zwischen den Hauptprüfungen werden definierte Verfahren bei jedem Zwischenrelease überprüft, um die Revisionssicherheit auch bei Zwischenständen laufend sicherzustellen.

Erstellung einer Verfahrensdokumentation – Vorgehensweise

Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist ein strukturierter Prozess, der in mehreren Phasen erfolgt:

Phase 1: Einstiegsberatung und Planung

• Definition des Umfangs der geplanten Archivlösung
• Aufnahme aller zu archivierenden Dokumentenarten
• Festlegung der beteiligten Prozesse und Abteilungen
• Festlegung der beteiligten Stellen und Verantwortlichkeiten
• Definition notwendiger Kontrollziele und Kontrollen

Ergebnis: Konzept der Archivlösung und detaillierter Projektplan für den weiteren Projektverlauf

Phase 2: Aufnahme und Dokumentation

• Aufnahme der archivierungsrelevanten Verfahren und Sicherheitsmaßnahmen
• Dokumentation der IST-Prozesse
• Ggf. Optimierung der Prozesse und Definition weiterer Kontrollen
• Dokumentation der Verfahren und Sicherheitsmaßnahmen
• Erstellung von Arbeitsanweisungen für die Mitarbeiter

Ergebnis: Vollständige Dokumentation aller relevanten Prozesse und Systeme

Phase 3: Audit und Abstimmung

• Überprüfung der erstellten Dokumentation aus Sicht der GoBD-Anforderungen
• Prüfung auf Vollständigkeit und Schlüssigkeit
• Anpassung und Fertigstellung der Verfahrensdokumentation
• Finale Abstimmung mit dem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer

Ergebnis: Abgenommene, prüfungssichere Verfahrensdokumentation

Dauer eines Verfahrensdokumentations-Projekts

Je nach Unternehmensgröße und Komplexität dauert ein Projekt zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation in der Regel 2 bis 6 Beratungstage. Kleinere Unternehmen mit überschaubaren Prozessen benötigen weniger Zeit, größere Organisationen mit komplexen Strukturen entsprechend mehr.

Muster-Verfahrensdokumentationen und Vorlagen

Zur Unterstützung bei der Erstellung der eigenen Verfahrensdokumentation stehen verschiedene Mustervorlagen zur Verfügung. Diese können als Ausgangsbasis dienen und müssen an die individuellen Gegebenheiten des Unternehmens angepasst werden.

Offizielle Muster-Verfahrensdokumentationen

Quelle	Dokument	Link / Bezug
Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und Deutscher Steuerberaterverband (DStV)	Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen nach GoBD (Stand 2020)	BStBK_Muster-VerfD-ersetzendes-Scannen_v2.0-2019-11-29.pdf
AWV – Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung	Mustervorlage für geordnete Belegablage	Musterverfahrensdokumentation zur Belegabgabe
Bundesnotarkammer	Muster-Verfahrensdokumentation	Muster-Verfahrensdokumentation

Wichtige Hinweise zu Mustervorlagen

• Muster-Verfahrensdokumentationen sind keine fertigen Lösungen, sondern Vorlagen, die individuell angepasst werden müssen
• Jedes Unternehmen hat spezifische Prozesse, Systeme und Organisationsstrukturen, die berücksichtigt werden müssen
• Bundesländer können unterschiedliche Auslegungen der GoBD haben – prüfen Sie die Anforderungen Ihrer zuständigen Finanzbehörde
• Die Muster-Verfahrensdokumentationen müssen regelmäßig aktualisiert werden, wenn sich Prozesse oder Systeme ändern
• Eine Verfahrensdokumentation muss von einem sachverständigen Dritten (Betriebsprüfer) nachvollziehbar sein

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wer muss die Verfahrensdokumentation prüfen?

In Deutschland (und den meisten anderen Ländern) liegt die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung beim Unternehmer selbst. Der Kunde muss seine Verfahrensdokumentation selbst prüfen lassen – dies kann ihm niemand abnehmen. Die Prüfung erfolgt üblicherweise durch den Steuerberater oder einen Wirtschaftsprüfer. Softwarehersteller wie agorum^® können lediglich bestätigen, dass ihre Software die technischen Voraussetzungen für eine GoBD-konforme Archivierung erfüllt.

Wie oft muss die Verfahrensdokumentation aktualisiert werden?

Die Verfahrensdokumentation ist ein lebendiges Dokument und muss bei jeder wesentlichen Änderung aktualisiert werden, z. B. bei:

• Einführung neuer Software oder Systeme
• Änderung von Geschäftsprozessen
• Organisatorischen Umstrukturierungen
• Änderungen der rechtlichen Rahmenbedingungen
• Software-Updates mit funktionalen Änderungen

Empfohlen wird eine jährliche Überprüfung der Verfahrensdokumentation, auch wenn keine wesentlichen Änderungen stattgefunden haben.

Was passiert bei einer Betriebsprüfung ohne Verfahrensdokumentation?

Fehlt eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation oder ist diese unvollständig, kann der Betriebsprüfer die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung insgesamt anzweifeln. Mögliche Konsequenzen:

• Verwerfung der gesamten Buchführung
• Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch das Finanzamt (i. d. R. zum Nachteil des Unternehmens)
• Bußgelder und Strafzahlungen
• Nachzahlungen von Steuern inklusive Zinsen
• Im schlimmsten Fall: Strafverfahren wegen Steuerhinterziehung

Gilt die GoBD-Prüfung von agorum core auch in der Schweiz?

Die GoBD-Prüfung von agorum core bezieht sich auf deutsches Recht. Die schweizerische Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) stellt ähnliche Anforderungen, ist jedoch nicht identisch mit den GoBD. agorum core erfüllt nach unserer Einschätzung die Anforderungen der GeBüV, ist jedoch nicht explizit danach geprüft. Für eine rechtsverbindliche Auskunft konsultieren Sie bitte einen schweizerischen Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater.

Es ist denkbar, eine solche Prüfung im Kontext eines größeren Kundenprojekts durchzuführen.

Muss auch bei Cloud-Lösungen eine Verfahrensdokumentation erstellt werden?

Ja! Auch bei der Nutzung von Cloud-Lösungen (etwa agorum core in der Cloud) muss eine Verfahrensdokumentation erstellt werden. Diese muss zusätzlich folgende Aspekte berücksichtigen:

• Beschreibung des Cloud-Anbieters und dessen Zertifizierungen
• Standort der Rechenzentren (wichtig für Datenschutz)
• Datensicherungskonzept des Cloud-Anbieters
• Verfügbarkeitsgarantien (SLA – Service Level Agreement)
• Verfahren bei Beendigung des Cloud-Vertrags (Datenübernahme)

Welche Rolle spielt die DSGVO?

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und die GoBD überschneiden sich in einigen Bereichen, verfolgen aber unterschiedliche Ziele:

• GoBD: Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und steuerliche Nachvollziehbarkeit
• DSGVO: Schutz personenbezogener Daten

In der Verfahrensdokumentation sollten DSGVO-relevante Aspekte berücksichtigt werden, insbesondere: Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet? Wie wird der Zugriff kontrolliert? Wie werden Löschfristen umgesetzt?

Weiterführende Informationen und Links

Offizielle Quellen und Behörden

• Bundesministerium der Finanzen (Deutschland) – GoBD und aktuelle Verwaltungsanweisungen
• Bundessteuerberaterkammer (BStBK) – Muster-Verfahrensdokumentationen
• Deutscher Steuerberaterverband (DStV) – Fachpublikationen und Muster
• Schweizerische Eidgenossenschaft – Geschäftsbücherverordnung (GeBüV)
• Bundesministerium für Finanzen (Österreich)

agorum Software GmbH

• Bescheinigung-GoBD-Softwarepruefung-agorum-core-pro

Zusammenfassung

Die Verfahrensdokumentation ist ein zentrales Element der ordnungsmäßigen Buchführung und gesetzlich verpflichtend für alle Unternehmen, die steuerrelevante Dokumente elektronisch verarbeiten und aufbewahren. Sie dient nicht nur der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, sondern bietet auch erhebliche betriebswirtschaftliche Vorteile durch Prozessoptimierung und erhöhte Transparenz.

Die wichtigsten Punkte im Überblick

1. Verpflichtung für alle: Auch Kleinunternehmer und Freiberufler benötigen eine Verfahrensdokumentation
2. Individuell und vollständig: Muster sind Vorlagen – die Dokumentation muss an Ihre spezifischen Prozesse angepasst werden
3. Lebendiges Dokument: Die Verfahrensdokumentation muss bei Änderungen aktualisiert werden
4. Strukturierter Aufbau: Allgemeine Beschreibung, Anwender-, System-, Betriebsdokumentation und IKS
5. Prüfungssicherheit: Ein sachverständiger Dritter muss die Prozesse nachvollziehen können
6. Softwareunterstützung: agorum core bietet die technischen Voraussetzungen für GoBD-konforme Archivierung
7. Fachliche Begleitung: Lassen Sie Ihre Verfahrensdokumentation von einem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer prüfen

Rechtlicher Hinweis (Disclaimer)

Alle Inhalte dieses Dokuments wurden nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig erstellt und dienen der allgemeinen Information. Sie stellen jedoch keine individuelle juristische, steuerliche oder rechtsverbindliche Beratung dar und können und sollen eine solche nicht ersetzen.

Alle angebotenen Informationen verstehen sich ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Die rechtlichen Anforderungen können sich ändern und in verschiedenen Rechtsordnungen, Bundesländern oder Kantonen unterschiedlich ausgelegt werden.

Für die Erstellung und Prüfung einer rechtskonformen Verfahrensdokumentation wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder eine andere fachkundige Stelle.