Das Archiv ist das Langzeitgedächtnis jedes Unternehmens. Dort werden alle wichtigen, relevanten Daten abgelegt und systematisch aufbewahrt. Vielerorts passiert dies noch auf Papier. Papier ist zwar geduldig, aber als Archiv auch arbeitsaufwendig. Denn die händische Archivierung nimmt nicht nur viel Platz in Form von unzähligen Aktenschränken in Anspruch, sondern auch Zeit. Schnell wird die Aufbewahrung aller steuer- oder handelsrechtlichen Dokumente zum notwendigen Übel im Unternehmen, dem viel zu viel Aufmerksamkeit geschenkt werden muss. Dabei ist die Lösung für Betriebe denkbar einfach: eine revisionssichere Archivierung via Software. Archivierungssoftware? Verursacht das nicht nur Arbeit? Die Antwort: nein. Denn mit der richtigen Dokumentenmanagement- oder Enterprise-Content-Management-Software vereinfachen Sie nicht nur viele weitere Arbeitsschritte im Unternehmen, sondern digitale Archivierung erledigt sich auch noch nebenbei. Bevor Sie mehr über digitale Archivierung per Software erfahren, gilt es, die gesetzlichen Anforderungen zu erklären.
Inhaltsübersicht
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Um die richtigen Maßnahmen für einen gründlichen Datenschutz von Rechnungen und Dokumenten zu erarbeiten, muss zunächst die wichtigste Frage geklärt werden: Was genau bedeutet eigentlich revisionssichere Archivierung? Teilen Sie das Wort revisionssicher in seine einzelnen Bestandteile auf, erklärt sich der Begriff von selbst: Daten werden vor einer Revision, also vor „Abänderungen“, sicher geschützt. Im Sinne der Compliance sind Dokumente also vor nachträglicher Manipulation gesichert und bleiben stets in ihren Versionen erhalten. Dabei ist in Deutschland vor allem eine Verordnung richtungsweisend dafür, was als revisionssicher gilt: Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz: GoBD). Eine GoBD-konforme Archivierung stellt sicher, dass sowohl aufbewahrungswürdige als auch aufbewahrungspflichtige Unterlagen die folgenden Anforderungen erfüllen.
Im Original vorhanden:
Digital muss die ursprüngliche Datei erhalten bleiben. Dies gilt etwa auch dann, wenn eine Word-Datei in eine PDF-Datei umgewandelt wird.
Unverlierbar:
Die Datei darf nicht verloren gehen. Weder im Archiv noch auf dem Weg dorthin.
Unveränderbar:
Dateien müssen so aufbewahrt werden, dass niemand sie im Nachhinein verändern kann.
Lückenlos und jederzeit verfügbar:
Dokumente müssen beispielsweise für den Fall einer Betriebsprüfung jederzeit verfügbar sein. Auch Änderungen sind lückenlos zu protokollieren, unter anderem auch durch die Verfügbarkeit vorangegangener Versionen.
Maschinell auswertbar:
Dokumente müssen trotz ihrer elektronischen Form lesbar für das menschliche Auge bleiben.
Verfahrensdokumentation: Umgang mit Daten festhalten
Ein digitaler Posteingang spart im täglichen Business vor allem wertvolle Arbeitszeit. Prozesse werden beschleunigt, da Postsendungen nicht mehr händisch durch den Betrieb wandern, sondern digital. Die manuelle Verteilung von Post entfällt somit. Stattdessen unterstützen die automatisierten Workflows die Angestellten bei der Arbeit. Die Software verfolgt dabei den zuvor durch die anpassbaren Kriterien und Berechtigungsstrukturen festgelegten Weg. Darüber hinaus ist durch den Workflow nachvollziehbar, an welcher Stelle der Bearbeitung verschiedene Dokumente stehen. Das daraus folgende digitale Aufgabenmanagement schafft Transparenz.
Welche Vorteile bietet die revisionssichere Archivierung per Software?
Für eine digitale Archivierung per Software müssen also zahlreiche Faktoren berücksichtigt werden. Aber warum umstellen bei all den Anforderungen? Die Antwort: weil es sich rechnet. Die Archivierung von Dokumenten gehört wohl sehr selten zu den beliebtesten Arbeitsaufträgen im Betrieb. „Notwendiges Übel“ ist schon eher die ehrliche Antwort von Mitarbeitern zum Thema “Revisionssichere Archivierung”. Diese Einstellung wirkt sich häufig auch auf die Gewissenhaftigkeit der tagtäglichen Umsetzung von Datenschutz aus. Nutzen Sie jedoch eine passende ECM-Software, erledigt sich die Archivierung nebenbei von allein. Denn ein Enterprise-Content-Management-System geht in seinen Funktionen über reine Archivierungssoftware weit hinaus. Für die Aufbewahrung von Unterlagen bietet eine ECM-Software zahlreiche Benefits.
Volltextsuche statt Akten wälzen
Die digitale Archivierung mit einem DMS oder einer ECM-Software spart zeitaufwendige Arbeit im Unternehmensarchiv ein. Mit ihr endet das tagfüllende Durchwühlen von Aktenschränken. Stattdessen genügen wenige Klicks im DMS und eine Suchanfrage. Intelligent gesetzte Metadaten wie Dokumententyp oder Kundenname ersparen den Gang in den Keller und helfen Ihnen täglich beim Dokumentenmanagement. Anders als beim Nachschlagen finden Sie bei einer Volltextsuche auch Dokumente, bei denen Sie sich nur noch an Textfragmente und nicht mal an den Dateinamen erinnern. Dies spart für jeden Arbeitsschritt rund um steuer- und handelsrechtlich relevante Dokumente Arbeitszeit ein und unterstützt Sie beim täglichen Dokumentenmanagement.
Medienbruch vermeiden
Der Wechsel zwischen digitalen und analogen Medien ist vielen Arbeitnehmern ein Dorn im Auge. Digitale Dokumente, die ausgedruckt, dann ausgefüllt und schließlich wieder eingescannt wurden, sind wohl jedem schon mal begegnet. Je mehr Stationen ein Dokument auf diese Weise durchläuft, desto unübersichtlicher und zeitaufwendiger wird die Arbeit. Wird aber beispielsweise eine elektronische Rechnung GoBD-konform und permanent online verwaltet, statt sie für die Bearbeitung auszudrucken, sparen Sie Zeit, und Ihr Unternehmen arbeitet agiler. Generell beschleunigt eine frühe Digitalisierung von Unterlagen im Arbeitsprozess Ihre Abläufe. Medienbrüche werden somit vermieden. Ein Vorteil für Ihr Unternehmen, den Sie mit kurzen Bearbeitungszeiten an Ihre Kunden weitergeben.
Berechtigungsstrukturen schützen vor neugierigen Blicken
Eine GoBD-konforme Archivierung mittels Software stellt sicher, dass nur diejenigen einen Blick auf Dokumente haben, die dies auch dürfen. Neugierige Blicke von unbefugten Kollegen und Dritten werden dadurch vermieden, dass es keine unbeaufsichtigten Papierdokumente mehr gibt. Stattdessen ermöglicht die richtige ECM-Software eine leicht einstellbare und intelligente Berechtigungsstruktur. Wenige Klicks genügen, um festzulegen, welcher Mitarbeiter welche unveränderbaren Dokumente einsehen darf.
Kosten und Platz sparen
Eine digitale Archivierung von Unternehmensunterlagen schafft Platz, sowohl in den Archiven als auch in den Büroräumen. Aber auch der nachträgliche Verwaltungsaufwand und der Materialbedarf reduzieren sich. Das ist gut für den grünen Fußabdruck Ihres Unternehmens und rechnet sich obendrein auch noch. Kosten für Papier, Lagerung und Personal sind durch eine revisionssichere Archivierung per Software schnell reduzierbar.
Sie möchten mehr über die Vorteile einer ECM-Software in Ihrem speziellen Fall erfahren? Dann sprechen Sie einfach unverbindlich mit uns. Gerne helfen wir Ihnen weiter, um Ihre Daten sicher zu archivieren.
Welche Nachteile entstehen ohne revisionssichere Archivierung per Software?
Archivieren Sie nicht per Software, sind Sie an das aufwendige Arbeiten mit einem Papierarchiv gebunden. Dafür wendet Ihr Unternehmen unnötigerweise viele Ressourcen auf: Nicht nur Materialkosten und Lagerkosten entstehen, auch brauchen Ihre Mitarbeiter schlicht länger, um Arbeitsschritte erfolgreich abzuschließen, die mit Archivdaten arbeiten. Zugänge zu abgeschlossenen Schränken und Räumen besorgen, die richtige Akte finden, einscannen und die Akte wieder sicher einlagern und vieles mehr. Das alles erzeugt Personalkosten, die sich mit jedem weiteren Botengang aufsummieren und der Produktivität Ihres Unternehmens nicht zuträglich sind. Statt mit einer Software die Archivierung revisionssicher beim Dokumentenmanagement zu erledigen, steckt im händischen Archiv also ein Vielfaches an Arbeit. Die gilt auch im Bereich der Vernichtung von alten Akten. Statt Akten zu schreddern und abholen zu lassen, beendet ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) die revisionssichere Archivierung von Daten nach dem Ablauf von erstellten Fristen automatisch und löscht sie.
Zudem führen der Papierdschungel und eine Unachtsamkeit bei der Einlagerung schnell zu Chaos – vor allem wenn zeitkritisch mit den Informationen gearbeitet werden muss. Eine nicht GoBD-konforme Archivierung wie lückenhafte und nicht vollständig verfügbare Unterlagen kosten das Unternehmen viel Geld.
Was muss ich für eine revisionssichere Archivierung via Software beachten?
Viele Unternehmen entscheiden sich für revisionssicheres Archivieren via Software, um Zeit, Platz und Kosten zu sparen. Im Idealfall sollen die Rechnungen und Rechtsunterlagen nur noch digital verfügbar sein. Grundsätzlich gilt, dass handels- und steuerrechtliche Dokumente auch in rein digitaler Form aufbewahrt werden können. Dabei sollte aber immer der Einzelfall betrachtet werden. Hinterfragen Sie bei fehlenden Kenntnissen, ob es für explizite Dokumentarten eine Rechtsvorschrift gibt, die eine Aufbewahrung in Papierform erforderlich macht. Stellen Sie zudem sicher, dass die Verfahrensdokumentation in den jeweiligen Einzelfällen gewährleistet ist. Digitalisieren Sie zudem gewissenhaft: Scans müssen so erledigt werden, dass die Wiedergabe der digitalen Version bildlich dem Original gleicht. Dieses sogenannte „ersetzende Scannen“ ermöglicht es, unter Einhaltung der Regeln sensible und steuerrechtlich relevante Unterlagen nach dem Scanvorgang zu vernichten. Die Grundlage für dieses Vorgehen definiert die technische Richtlinie TR-03130 (Resiscan).
Andersherum ist das Verfahren rechtlich nicht möglich. Digitale Unterlagen können zwar auch zur Sicherheit für das Archiv ausgedruckt werden, dies erlaubt aber nicht eine Löschung der Datei. Um sich mit dem Thema Archivierung per Software auseinanderzusetzen, brauchen Sie im Unternehmen einen Digitalisierungsbeauftragten. Dieser ist für die Umsetzung solcher Projekte verantwortlich. Achten Sie zudem auf Qualität: Vertrauenswürdige Programme wie agorum core arbeiten stets mit einer Wirtschaftsprüfung zusammen, um keine Sicherheitslücken entstehen zu lassen.
Verringern Sie zukünftigen Aufwand
Der Scanvorgang kostet in der Umsetzung zwar Zeit, beschleunigt aber jeden weiteren Arbeitsschritt mit den Unternehmensunterlagen in den kommenden Jahren. Nutzen Sie jedoch diesen Schritt der digitalen Transformation. Scannen Sie nicht nur Dokumente, sondern gestalten Sie auch den Eingang von Informationen digitaler. Somit minimieren Sie Ihre Zeit am Scanner und müssen sich noch weniger mit dem Thema händische Umwandlung von Dokumenten beschäftigen: Datenschutz und Ihr Dokumentenmanagement werden effizienter.
Was muss ich bei der Wahl der Software für die revisionssichere Archivierung beachten?
Entscheidend für den Erfolg ihrer digitalen Dokumentenmanagement-Archivierung ist das verwendete Programm. Stand-alone-Archivierungssoftware mag auf den ersten Blick eine verlockende Alternative sein, entpuppt sich im Nachhinein jedoch gerne als „totes Archiv“. Schlichtweg bedeutet sie also Mehraufwand für Ihre Mitarbeiter. Zusätzlich handelt es sich um eine Insellösung, die nicht immer über Schnittstellen zu bereits etablierten Programmen verfügt. Eine individuell programmierte Lösung hingegen ist nicht nur kostenintensiv, sondern auch im Nachhinein starr. Denn stellen Sie fest, dass Änderungen oder Erweiterungen anstehen, sind Sie auf die Programmierer und deren Zeitpläne angewiesen. Ein Mittelweg ist eine Open-Source-basierte All-in-one-Plattform wie das ECM-System agorum core. Diese geht über reine Archivierungssoftware weit hinaus.
Durch die Logik zahlreicher anderer Benefits – wie Workflows, digitaler Posteingang oder ortsunabhängiges Arbeiten – erledigt sich die revisionssichere Archivierung Ihrer Dateien mühelos. Datenkraken gibt es für Sie nicht mehr – denn dank Open Source bleiben Sie Herr über Ihre Dokumente. Bei einem Providerwechsel bleiben keine Unterlagen in digitaler Form oder deren Informationen übrig – außer für Sie. Durch die All-in-one-Lösung gibt es zwischen jedem Teilbereich des DMS Schnittstellen – vom digitalen Posteingang über Abstimmungen per Chat bis zur automatischen Versendung von Rechnungen oder zu anderen Workflows. Ein weiteres großes Plus für Ihren Arbeitsalltag und für Ihre Archivierungen? Statt sie zu kopieren, werden Texte versioniert. Nicht nur arbeiten somit alle Mitarbeiter immer an der aktuellen Version, auch alle Änderungen einer Datei werden GoBD-konform festgehalten. Darüber hinaus bieten wir auch eine Cloud an, die nicht nur sicher, sondern auch von Clouds anderen Unternehmen abgetrennt ist. Die Cloud in der Cloud. So bleiben Sie trotz Mobilität auf der sicheren Seite.
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