Die Digitalisierung der Finanzprozesse ist ein unvermeidlicher Schritt für Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben wollen. Ein wesentlicher Aspekt dieser Transformation ist die Implementierung der E-Rechnungspflicht, die ab dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro gilt. In unserem ersten Webinar der Reihe informierten wir detailliert über dieses Thema und gaben praxisnahe Einblicke, wie Unternehmen sich darauf vorbereiten können.
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E-Rechnungspflicht ab 2025: Was bedeutet das?
Die E-Rechnungspflicht ist nicht nur ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung, sondern auch eine gesetzliche Anforderung, die Unternehmen ernst nehmen müssen. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen, die einen Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro erzielen, in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Diese gesetzliche Vorgabe zielt darauf ab, die Effizienz und Transparenz im Rechnungswesen zu steigern und gleichzeitig Papierkosten und Fehlerquoten zu reduzieren.
Praktische Einblicke von Nicole Gekeler, VIACOR Polymer GmbH
Nicole Gekeler, Prokuristin und Finanzleitung bei der VIACOR Polymer GmbH, teilte in unserem Webinar ihre Erfahrungen und Vorbereitungen auf die E-Rechnungspflicht. Sie erläuterte, wie sich ihr mittelständisches Unternehmen mit Sitz in Rottenburg auf diese Umstellung vorbereitet. VIACOR hat bisher keine ZUGFeRD– oder XRechnungen verarbeitet und steht nun vor der Herausforderung, die notwendigen Systeme und Prozesse zu implementieren.
Ein zentrales Thema war die technische Umsetzung. VIACOR verwendet das ERP-System Trend und das Finanzprogramm Portolan. Beide Systeme müssen nun um ein Modul erweitert werden, das die Verarbeitung von E-Rechnungen ermöglicht. Nicole betonte, wie wichtig es ist, die Lieferanten rechtzeitig zu informieren und die notwendigen IP-Adressen auszutauschen, um den reibungslosen Empfang der E-Rechnungen zu gewährleisten.
Herausforderungen und Chancen der E-Rechnungspflicht
Die Umstellung auf E-Rechnungen bringt sowohl Herausforderungen als auch Chancen mit sich. Eine der größten Herausforderungen ist die Anpassung der internen Prozesse, insbesondere der Belegprüfung. Nicole erklärte, dass die Prüfung bisher manuell auf Papier erfolgte, was nun auf digitale Dokumente umgestellt werden muss. Dies betrifft auch die Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips, das bisher auf Papierbelegen basierte.
Dennoch bietet die E-Rechnungspflicht auch erhebliche Chancen zur Automatisierung und Fehlerreduktion. Durch den Wegfall manueller Dateneingaben und die direkte Übernahme digitaler Rechnungsdaten können Fehler minimiert und Prozesse beschleunigt werden. Nicole sieht hierin eine langfristige Vereinfachung, auch wenn die Anfangsphase mit einem erhöhten Aufwand verbunden sein könnte.
Technische Unterstützung und Beratung
Ein weiterer wichtiger Punkt, den Nicole hervorhob, ist die Notwendigkeit externer Unterstützung. VIACOR hat sich für die Zusammenarbeit mit einem externen Berater entschieden, der das ERP-System in- und auswendig kennt und bei der technischen Implementierung und Schulung der Mitarbeiter hilft. Dies zeigt, wie wichtig es ist, auf Expertenwissen zurückzugreifen, um die Umstellung effizient und fehlerfrei zu gestalten.
Planung und zeitliche Umsetzung
Nicole betonte auch die Bedeutung einer guten Planung und zeitlichen Umsetzung. Aufgrund des Jahresabschlusses und anderer zeitkritischer Aufgaben im Januar und Februar hat VIACOR entschieden, die Umstellung auf ausgehende E-Rechnungen erst ab dem 1. März 2025 zu vollziehen. Dies gibt dem Unternehmen die notwendige Zeit, um die neuen Prozesse zu testen und sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert.
Erfolg durch Digitalisierung: Die Rolle von agorum Software GmbH
Als Experten für Digitalisierung und speziell für die Umsetzung der E-Rechnungspflicht bieten wir, die agorum Software GmbH, umfassende Lösungen und Beratung an. Unser Ziel ist es, Unternehmen bei der digitalen Transformation zu unterstützen und sicherzustellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden. Durch unsere Expertise und maßgeschneiderte Lösungen können Unternehmen ihre Finanzprozesse optimieren und langfristig von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren.
Die Umstellung auf E-Rechnungen ist ein komplexer Prozess, der gut geplant und umgesetzt werden muss. Das Webinar bietet wertvolle Einblicke und praktische Tipps, wie Unternehmen diese Herausforderung meistern können. Für alle Finanz- und IT-Verantwortlichen in mittleren und großen Unternehmen, die mehr darüber erfahren möchten, wie sie sich auf die E-Rechnungspflicht vorbereiten können, empfiehlt es sich, die Aufzeichnung unseres Webinars anzusehen.
Haben Sie Fragen?
Wenn Sie Fragen haben oder mehr darüber erfahren möchten, wie agorum core Ihre Geschäftsprozesse verbessern kann, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Unsere Experten stehen Ihnen gerne für weitere Informationen zur Verfügung.
