Integrierte Workflow-Module machen die Arbeit mit Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) erst so richtig spannend. Mit Workflows steuern Sie Ihre Dokumente durch die unterschiedlichen Bearbeitungsschritte im Unternehmen. Dadurch haben Sie die volle Kontrolle über die damit verbundenen einzelnen Aufgaben und automatisieren viele manuelle Tätigkeiten, die Ihre Mitarbeiter viel Zeit kosten. Welche Tätigkeiten das sind und wie ein DMS mit Workflows auch Ihr Unternehmen produktiver macht, beschreiben wir in diesem Blogbeitrag.
Ein automatisierter, digitaler Workflow ist zuverlässiger und verschafft einen zeitlichen Vorteil
Viele Geschäftsprozesse, die noch manuell ablaufen, können mit der heutigen Technologie digitalisiert und damit vor allem automatisiert werden. Das bringt in erster Linie einen zeitlichen Vorteil, weil die Prozesse schneller ablaufen, aber auch eine höhere Präzision und Kontrolle. Mit elektronisch gesteuerten Workflows steigt die Reaktionsgeschwindigkeit, verbessert sich die Zuverlässigkeit, und rein organisatorische Aufgaben reduzieren sich deutlich. Ihr Personal kann sich den strategisch und operativ wichtigen Aufgaben widmen: Wie bringen wir das Unternehmen voran, und wie erfüllen wir optimal die Bedürfnisse unserer Kunden?
Welche Prozesse lassen sich automatisieren?
Soweit die Theorie. Doch welche Prozesse lassen sich tatsächlich in der Praxis mit einem Workflow automatisieren? Dazu möchten wir Ihnen ein paar Beispiele nennen. Lassen Sie sich inspirieren und kreieren Sie Ihre eigenen Ideen.
Verteilung und Ablage von Dokumenten
Eine einfache, aber meist zeitraubende Tätigkeit, die sich einfach automatisieren lässt, ist die korrekte Ablage von Dokumenten. Das können Dokumente sein, die klassisch auf Papier im Unternehmen eintreffen, digital per E-Mail empfangen werden oder neu im Unternehmen entstehen. Alle diese Dokumente können mit der Unterstützung von Workflows entweder voll- oder teilautomatisiert an der richtigen Stelle revisionssicher abgelegt und im Folgenden weiterbearbeitet werden.
Papierdokumente werden eingescannt und der Inhalt erfasst. Sind in dem eingescannten Dokument eindeutige Merkmale vorhanden, wie eine Lieferantennummer oder einfach nur eine bekannte Adresse, kann dieses Dokument einem Absender zugeordnet werden und über einen Workflow automatisch in der elektronischen Akte dieses Geschäftspartners abgelegt werden. Personen oder Gruppen, die mit diesem Vorgang zu tun haben, werden über eine Mitteilung über den Eingang des Dokumentes informiert, können es sich direkt ansehen und bei Bedarf sofort bearbeiten.
Bei einer E-Mail funktioniert das im Prinzip genauso: Ist die E-Mail-Adresse bekannt, kann die E-Mail über einen Workflow direkt in der zugehörigen Akte gespeichert werden. Auch neu erstellte Dokumente können so zugeordnet werden, sie müssen lediglich in ein definiertes Verzeichnis gespeichert werden. Dieses Verzeichnis wird von einem Workflow überwacht und kann dann die eingegangenen Dokumente anhand von eindeutigen Merkmalen den Akten zuordnen und den involvierten Personen eine Mitteilung zukommen lassen. Das ist aber nur die einfachste Variante, mit den Dokumenten kann noch viel mehr gemacht werden.
Automatische Verarbeitung in Aufgaben-, Prüfungs- und Freigabeworkflows
Dokumente können nicht nur automatisch abgelegt und verteilt werden, sie können auch automatisch geprüft und weiterverarbeitet werden. Wird zum Beispiel ein Dokument eindeutig als Rechnung erkannt, wird das Dokument nicht nur archiviert und eine Eingangsmeldung verschickt, es wird zusätzlich ein Rechnungverarbeitungsworkflow gestartet. Die einzelnen Bestandteile des Dokuments werden als Metadaten erfasst und können automatisch geprüft werden.
Der Workflow überprüft, ob alle umsatzsteuerrelevanten Bestandteile vorhanden sind und ob die Rechnung rechnerisch korrekt ist. Liegt zu der Rechnung eine Bestellung im ERP-System vor, kann der Workflow auch die einzelnen Positionen mit der Bestellung abgleichen. Falls nicht, wird die Rechnung in einen manuellen Prüfungsworkflow geschickt, und die verantwortlichen Mitarbeiter können die Rechnungen am Monitor prüfen und freigeben. Freigegebene Rechnungen gehen an die Buchhaltung und werden direkt im DMS gebucht. Die fertigen Buchungssätze werden gleichzeitig automatisch an DATEV oder ein anderes System verschickt. Eine ausführliche Beschreibung des Rechnungsverarbeitungsprozesses beschreiben wir auch in diesem Beitrag.
Aufgabenworkflows, Terminüberwachung und Wiedervorlage
Ebenso wie Rechnungen können selbstverständlich auch alle anderen Dokumente mithilfe von Workflows verarbeitet werden. Ein Dokument wird zur Bearbeitung an eine bestimmte Person oder Gruppe geschickt und mit einer Deadline versehen. Nimmt innerhalb einer definierten Zeit keine Person die Aufgabe an, wird der Workflow eskaliert und benachrichtigt die relevanten Mitarbeiter über die dringend zu erledigende Aufgabe. Keine Termine werden mehr verpasst, keine Aufgabe geht mehr verloren. In ähnlicher Weise organisieren Workflows auch die Wiedervorlage von Dokumenten. Bei der Ablage eines Vertrags kann beispielsweise ein Ablaufdatum und eine Kündigungsfrist hinterlegt werden. Der entsprechende Workflow berechnet das Datum, bis wann der Vertrag bei Bedarf gekündigt werden muss, und legt den Vertrag rechtzeitig zur Prüfung vor.
Automatisch Verzeichnisstrukturen und Dokumente anlegen
Mit Workflows lassen sich auch Verzeichnisstrukturen automatisch anlegen und Dokumente mit Daten aus dem Dokumentenmanagement-System befüllen. Um eine Kundenakte anzulegen, bedarf es lediglich einiger weniger Eingaben, und schon wird die gesamte Struktur automatisch an der richtigen Stelle angelegt. Im DMS hinterlegte Metadaten können auch automatisiert in Office-Dokumente oder E-Mails übernommen werden. Das können Adressdaten und Anrede sein oder hinterlegte Textblöcke. Die Daten müssen nicht mehr erst herausgesucht und eingegeben werden.
FAZIT
Geschäftsprozesse werden schneller, einfacher und weniger fehleranfällig.
Das waren nur einige Beispiele, was sich alles umsetzen lässt. Im Prinzip sind der Fantasie keine Grenzen gesetzt. Die Vorteile von digitalen Workflows liegen auf der Hand:
- Abläufe werden beschleunigt.
- Prozesse können besser kontrolliert werden.
- Aufgaben werden termingerecht erledigt.
- Fristen werden eingehalten.
- Das Unternehmen arbeitet produktiver.
Welche Prozesse würden Sie gerne über einen digitalen Workflow abbilden? Im Rahmen einer Online-Demo stellen wir Ihnen gerne die zahlreichen Möglichkeiten vor. Schicken Sie uns Ihre Terminanfrage. Hier.
