Den meisten ist inzwischen bewusst, dass die Digitalisierung längst an Stellenwert zugenommen hat und kaum noch aufzuhalten ist. Gerade wenn es darum geht, wettbewerbsfähig zu bleiben, sollte man seine Scheuklappen endlich abnehmen und die Digitalisierung im eigenen Unternehmen vorantreiben. Für all diejenigen, die immer noch nicht begriffen haben, wie wichtig es ist, die Unternehmensprozesse digital abzubilden, haben wir diesen Blogbeitrag erstellt. Lesen Sie selbst, wie wertvoll eine Digitalisierung Ihrer Unternehmensprozesse für Sie, Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter ist.
Mehr als ein digitales Archiv
Es ist richtig, dass ein Dokumentenmanagement-System (DMS) das klassische Archiv in Ihrem Unternehmen ablösen kann und soll. Allerdings wird ein DMS oftmals auf genau diesen Schritt reduziert. Das ist falsch. Ein DMS kann weitaus mehr, als nur Ihre Dokumente abzulegen. Mit der Einführung eines DMS können Sie alle Prozesse rund um ein Dokument digital abbilden. Kommen die Unterlagen nicht direkt digital in Ihrem Unternehmen an, werden diese nach Erhalt digitalisiert und einem Projekt, Mitarbeiter oder Auftrag zugeordnet. Das digitalisierte Dokument durchläuft ebenso wie früher alle Stationen in Ihrem Unternehmen, nur eben digital und dadurch transparent und viel schneller.
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Die Post kommt in Ihrem Unternehmen an. Anstatt die Dokumente in verschiedene Postmappen für verschiedene Ansprechpartner zu sortieren und diese Mappen dann zu verteilen, legen Ihre Mitarbeiter die Papierunterlagen in den Scanner und digitalisieren diese. Dann geht alles via Metadaten automatisch weiter. Gibt es bereits Kunden- oder Projektakten zu besagten Dokumenten, werden diese direkt in der jeweiligen Akte platziert und der verantwortliche Mitarbeiter vom System darüber informiert, dass es Neuigkeiten zum Projekt gibt. Gibt es zu Eingangsdokumenten keinen Vorgang, legt das System eine neue Projektakte an oder informiert Sie darüber, dass Dokumente nicht zugeordnet werden konnten, die Sie dann manuell verteilen können. Der Scanvorgang kostet anfangs zwar Zeit, sorgt aber in jedem weiteren Arbeitsschritt für Einsparung.
Der Vorteil
Die Unterlagen sind genau da, wo sie gebraucht werden, ohne dass ein Mitarbeiter die Eingangspost via Botengang im ganzen Unternehmen verteilen muss. Zudem sind die Unterlagen immer mobil abrufbar und können so auch an verschiedene Standorten bearbeitet und eingesehen werden. Außerdem liegen die Unterlagen bei Anwesenheit eines Mitarbeiters nicht auf dessen Schreibtisch. Ein Kollege kann durch die geschaffene Transparenz Einsicht in die Akten nehmen und den abwesenden Mitarbeiter vertreten. Anstelle von Unsicherheit und Verweis auf den Verantwortlichen kann dem Kunden jederzeit Auskunft über den Istzustand eines Auftrages erteilt und seitens Ihres Unternehmens professionell aufgetreten werden.
Doch das war es längst noch nicht
Denn während all Ihre Mitarbeiter mit genau dem gleichen Informationsstand an den Dokumenten arbeiten, werden die Akten nicht nur archiviert, sondern revisionssicher abgelegt. Das Originaldokument wird von Änderungen nicht berührt und liegt für etwaige Prüfungen sicher verwahrt ab. Erfolgt eine Änderung eines Dokuments, wird dieses versioniert und ebenfalls abgespeichert. Die Mitarbeiter arbeiten also mit einer identischen und aktuellen Kopie.
Sicherheit ist gewährleistet
Und nicht nur die GoBD wird eingehalten. Ihre Unterlagen liegen nicht mehr in Ihren Aktenschränken, und das sogar oftmals frei zugänglich. Nutzen Sie das DMS agorum core und die dazugehörige Cloud, haben Sie die zusätzliche Sicherheit, dass Ihre Dokumente ausschließlich auf deutschen Servern abgelegt werden und Sie die Unterlagen jederzeit und vollständig zurückerhalten können. Außerdem sind Ihre Daten und Ihr Unternehmen in der agorum cloud zu jeder Zeit von anderen Unternehmen abgetrennt.
Ein weiterer nennenswerter Vorteile
In einem zentralen, digitalen Archiv finden Ihre Mitarbeiter die gesuchten Daten nicht nur ohne langes Suchen und Akten wälzen, sie benötigen auch den Platz nicht mehr, um diese Akten einzulagern. Außerdem sind die Kosten für etwaige Kopien, Ordner, Aktenschränke und Botengänge, die eingespart werden, ebenso zu berücksichtigen. Es wird nicht nur Raum, sondern auch Arbeitszeit und Material eingespart.
Fazit
Die Digitalisierung Ihrer Unternehmensprozesse ist langfristig betrachtet die einzige Chance, um effiziente Arbeitsvorgänge in Ihrem Unternehmen zu gewährleisten. Nehmen Sie die Chance jetzt nicht wahr, zieht der Wettbewerb an Ihnen vorbei und Sie verlieren an Attraktivität auf dem Markt. Gehen Sie mit der Zeit und handeln Sie so, dass Sie langfristig davon profitieren. Ohne Zweifel wird es eine große Umstellung, dennoch lohnt sie sich!
Studien sprechen für sich
Nicht ohne Grund sprechen vier von fünf mittelständischen Unternehmen, die bereits die Initiative in Richtung Digitalisierung ergriffen haben, von messbaren Vorteilen. Hierzu zählen u. a. reduzierte Kosten, mehr Umsatz und vor allem ein verbesserter Zugang zu wichtigen Informationen, was wiederum zu einer höheren Produktivität führt. Schauen Sie sich die Studie gerne einmal genauer an. Für weitere Fragen zum Thema stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
