ERP-Software mit dem Dokumentenmanagement agorum core anbinden ist ganz einfach und kommt in den meisten Installationen vor. Schon allein deshalb, weil das DMS alle Daten archiviert, die in anderen Systemen erzeugt werden. Mehr über den Datenaustausch zwischen ERP-Software und dem DMS agorum core erfahren Sie in diesem Beitrag.
Im ERP-System erzeugte Belege im DMS revisionssicher archivieren und schnell wiederfinden
Die beiden Funktionen, die bei einer Kopplung von ERP- mit Dokumentenmanagement-Systemen am häufigsten benötigt werden, sind die automatische revisionssichere Archivierung der im ERP erzeugten Belege und das schnelle Wiederfinden dieser Dokumente über eine komfortable Suche.
Beides kann mit dem Dokumentenmanagement-System agorum core erreicht werden, denn agorum core bietet den Zugang zum DMS über eine Standardschnittstelle als Netzlaufwerk an. Damit kann praktisch jede Software, die in der Lage ist, PDF-Dokumente zu erzeugen, diese Dateien auch automatisch im DMS ablegen.
Dokumente automatisch und revisionssicher in elektronischen Akten ablegen
Die PDF-Dateien werden einfach vom ERP-System in ein Verzeichnis gedruckt. Um die Dokumente weiterverarbeiten zu lassen, wird dieses Verzeichnis im DMS von einem Workflow überwacht. Sobald ein Dokument eintrifft, kann es nach individuell festgelegten Regeln weiterverarbeitet werden. Meist werden von den eingehenden Dokumenten der Volltext und vordefinierte Metadaten erfasst, um die Dokumente automatisiert in elektronischen Akten zu archivieren. Anhand der erfassten Metadaten können beispielsweise Rechnungen direkt in der dazugehörigen Kundenakte in agorum core revisionssicher abgelegt werden.
Schnelles Wiederfinden der Belege über Volltext- und Metadatensuche
Die vom Dokumentenmanagement-System erfassten Belege können entweder über die Volltextsuche oder gezielt über die Metadatensuche wiedergefunden werden. In agorum core sind alle möglichen Suchanfragen denkbar. Sie können beispielsweise nach einer bestimmten Rechnungs- oder Lieferscheinnummer suchen, Rechnungen anzeigen lassen, die einen beliebigen Betrag übersteigen, die Rechnungen, Lieferscheine oder anderen Belege eines bestimmten Kunden aufrufen oder generell alle noch unbezahlten Rechnungen auflisten lassen.
Das Netzlaufwerk ist anbindungsfreudig
Über den integrierten Fileserver von agorum core können neben ERP auch sämtliche Drittsysteme angebunden werden. Die einzige Voraussetzung ist immer: Das System muss in der Lage sein Dokumente auf den Fileserver zu speichern, entweder direkt oder als gedruckte PDF Datei über den Einsatz eines virtuellen Druckertreibers (Print2PDF). Weitere Informationen zu unseren Anbindungsmöglichkeiten und den Schnittstellen finden Sie auf unserer Homepage.
Lernen Sie das DMS agorum core kennen
Sie sind herzlich eingeladen, unser DMS agorum core in einer Online-Demo kennenzulernen. Unsere Experten zeigen Ihnen remote, wie etwa eine Anbindung an eine ERP-Software erfolgen kann. Wir freuen uns über Ihre Anfrage. Hier.
