Die siebte Verschwendungsart im Lean Management im Büro beschäftigt sich mit der Überbearbeitung. Also alle möglichen Prozessschritte, die eigentlich gar nicht notwendig wären und durch falsches Equipment, schlechte Prozessgestaltung oder mangelhafte Kommunikation entstehen.
Lean Management im Büro
Auf das Büro übertragen sind das häufig unnütze Tätigkeiten, die dann notwendig werden, wenn nicht klar ist, wo man eine bestimmte Information findet, welche Information die aktuelle ist oder wer den nächsten Schritt zu machen hat. Um dies zu vermeiden, hilft es, die Informationen und Prozesse über ein Dokumentenmanagement-System (DMS) zu organisieren.
Immer eindeutige Informationen zur Hand
Viele Aufgaben müssen ein zweites Mal gemacht oder mindestens nachgebessert werden, weil die Ausarbeitung auf einer nicht aktuellen oder unvollständigen Version eines Dokumentes und damit auf falschen Informationen beruht. Das geschieht häufig dann, wenn Dokumente per E-Mail verschickt und von den Empfängern bearbeitet und dann an unterschiedlichen Orten gespeichert werden.
Selbst der Idealfall, dass jemand sich verantwortlich fühlt und die unterschiedlichen Versionen zusammenführt, ist schon ein unnützer und aufwändiger Prozessschritt, der mit einem DMS vermieden wird. Denn mit einem DMS legen Sie das Dokument zentral in einer elektronischen Akte ab und informieren interne und externe Kollegen per Systemmitteilung darüber, dass sie das Dokument bearbeiten können. Das Dokument bleibt damit immer an der gleichen Stelle, wird aber nach jeder neuen Bearbeitung in einer neuen Version abgespeichert. So können ältere Versionen jederzeit angeschaut und bei Bedarf wiederhergestellt werden. Das Dokument ist immer auf dem neuesten Stand und enthält alle aktuellen Informationen. Die Nachbearbeitung auf Grund verschiedener Versionen entfällt.
Zentrale, automatische Ablage, macht die Akten transparent
Eine weitere Quelle für doppelten und dreifachen Arbeitsaufwand sind Urlaubs- und Krankheitsvertretungen. Nicht nur dass die Kollegen die Arbeit mit übernehmen müssen, oft wird nach Informationen gesucht, weil keine einheitliche Ablage eingehalten wird oder es gar keine zentrale Ablage gibt. E-Mails zum Beispiel schlummern in den meisten Fällen in unsortierten Posteingängen der E-Mailsoftware des Mitarbeiters. Dort etwas zu finden wird leicht zu einem langwierigen Glücksspiel.
Auch hier hilft die elektronische Akte eines Dokumentenmanagement-Systems weiter. Denn dort werden alle Dokumente zu einem Projekt, einem Kunden oder Lieferanten zentral archiviert, inklusive E-Mails und deren Anhänge. Das Beste daran: Die manuelle Ablage entfällt im Falle dieser E-Mails komplett, denn dieser Prozess wird, bei Bedarf, einfach automatisiert. Beispielsweise landen alle E-Mails eines Kunden automatisch in seiner elektronischen Akte. Allen Personen, die mit dem Kunden zu tun haben, kann der Zugriff auf diese Akte gewährt werden. So haben die Kollegen Zugriff auf die E-Mails, falls ein MItarbeiter ausfällt oder im Urlaub ist. Die Suche in fremden Postfächern entfällt komplett.
Automatisierte Prozesse ersetzen zeitraubende, manuelle Tätigkeiten
Viele, vor allem dokumentenbasierte Prozesse werden mit einem DMS automatisiert und lösen damit zeitraubende, lästige und fehleranfällige Tätigkeiten ab, die von Menschen ausgeführt werden. Auf alle einzugehen, würde den Rahmen dieses Blogartikels sprengen. Aber einige Beispiele seien genannt und auf weiterführende Blogartikel verwiesen:
Die Vorteile liegen auf der Hand
Der große Vorteil: Sämtliche Prozessschritte sind einheitlich definiert, werden protokolliert und überwacht, die dafür benötigten Dokumente liegen eindeutig in elektronischen Akten.
Automatisierte Prozesse steigern die Effizienz, weil sie überflüssige Bearbeitungsschritte von vornherein ausschließen. Zudem vermeiden sie, dass Termine nicht eingehalten werden, weil die Aufgabe übersehen oder vergessen wurde. Naht der Termin, wird der Mitarbeiter informiert und muss reagieren. Reagiert er nicht, weil er zum Beispiel krank ist, eskaliert der Prozess an einen Kollegen, so dass der sich darum kümmern kann.
FAZIT
Ein Dokumentenmanagement-System nimmt viele lästige Tätigkeiten ab und vermeidet das mehrfache Bearbeiten von Aufgaben
