Das Vertragsmanagement: Die Grundlage einer jeden geschäftlichen Transaktion bildet ein Vertrag. Wie viele Verträge pro Jahr alleine in Deutschland abgeschlossen, verwaltet und archiviert werden, kann man sich überhaupt nicht ausmalen. Es sind unzählige! Genau deshalb ist es wichtig, sein Vertragsmanagement stets strukturiert zu halten und seine Verträge und deren Bedingungen genauestens zu kennen. Den Überblick über Hunderte oder gar Tausende Verträge in einem Geschäftsjahr hat man schnell verloren, doch mit einem Dokumentenmanagementsystem passiert Ihnen das nicht.
Das Vertragsmanagement digital
Die Idee hinter dem digitalen Vertragsmanagement ist, die Koordination so reibungslos abzuwickeln, dass man davon ausgehen kann, dass alle Vertragspartner gemeinsam an einem Tisch saßen, ganz gleich, wo sie sich zum Vertragsabschluss tatsächlich befanden. Um die nicht vorhandene persönliche Abwicklung zu organisieren, bietet es sich an, auf ein digitales Vertragsmanagement via Dokumentenmanagementsystem zurückzugreifen. Der Austausch der sensiblen Verträge kann über einen Datenraum erfolgen, der sicherstellt, dass nur autorisierte Personen Einblick haben.
5 Vorteile, die Sie mit einem digitalen Vertragsmanagement erreichen
1. Den Überblick behalten
Auf Kundenanfragen kann ad hoc reagiert werden, da die Unterlagen schnell und einfach durchsuchbar sind. Die Akten stehen jederzeit von jedem Standort aus zur Verfügung, und jeder hat den aktuellen und gleichen Stand zur Verfügung. Eine Krankheits- oder Urlaubsvertretung ist keine Hürde mehr, sondern ein Klacks. Außerdem werden Sie dank einer eingestellten Wiedervorlage an Fristen erinnert und können diese fristgerecht bearbeiten. Des Weiteren sehen Sie, sofern ein Workflow nicht den gewünschten Verlauf nimmt, an welcher Stelle dieser stockt und können auch hier flexibel eingreifen.
2. Zeiteinsparung
Nie wieder langes Suchen nach wichtigen Informationen. Die Volltextindexierung in agorum core macht es möglich. Mit Stichworten verschaffen Sie sich schnell Zugriff auf die aktuellsten Daten und abgelegte Dateien.
3. Geldeinsparung
Seine Zeit sinnvoll gestalten, spart Ressourcen und Geld. Digital abgebildet, benötigen Sie außerdem für Ihr Vertragsmanagement kein Papier, keinen Drucker und kein Archiv mehr. Außerdem schonen Sie mit papierlosen Vorgängen die Umwelt und tragen Ihren Teil zur Nachhaltigkeit bei. Auch die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter gestaltet sich einfacher und somit effizienter.
4. Revisionssicherheit
Die Sicherheit ist mit dem Dokumentenmanagementsystem agorum core auf Ihrer Seite. Denn mit den richtigen Maßnahmen sorgen Sie für einen gründlichen Datenschutz Ihrer Verträge. Durch die revisionssichere Archivierung schützen Sie die Originaldokumente vor nachträglicher Manipulation. Eine GoBD-konforme Archivierung stellt sicher, dass sowohl aufbewahrungswürdige als auch aufbewahrungspflichtige Unterlagen ordnungsgemäß aufbewahrt und verarbeitet werden.
5. Flexibilität
Durch das passende Dokumentenmanagement bilden Sie Ihr Vertragsmanagement nicht nur hervorragend ab, Sie werden auch flexibler. Denn mit einer modernen Arbeitsorganisation können Arbeitnehmer zeit- und standortunabhängig agieren.
Es besteht Handlungsbedarf
5 Vorteile, die sehr aussagekräftig sind. Und das ist nur ein Auszug dessen, was das Dokumentenmanagementsystem agorum core für Sie bereithält. Doch es liegt an Ihnen! Holen Sie sich Informationen ein und lassen Sie sich während einer Live-Demo zeigen, wie wir Ihre internen Prozesse mit unserer Dokumentenmanagementsoftware strukturieren und effizienter gestalten. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.
