Wie Sie es in Ihrem Unternehmen schaffen, mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) den internen Informationsfluss in den Griff zu bekommen und zu steuern, beschreiben wir in folgendem Blogartikel anhand von 5 Beispielen.
Mit einem DMS die interne Kommunikation verbessern
Das digitale Zeitalter bringt es mit sich, dass sich unsere Kommunikation im Allgemeinen stark verändert hat. Über zahlreiche elektronische Endgeräte sind wir praktisch jederzeit auf unterschiedlichsten Kanälen erreichbar. Über Messenger, SMS, E-Mail, Social Media-Kanäle, Chat-Systeme und auch noch das gute alte Papier erreichen uns in einem ständigen Fluss verschiedenste Informationen. Dabei den Überblick zu behalten, ist mittlerweile im privaten Bereich schon schwer, im beruflichen Alltag ob der Masse der eingehenden Informationen noch viel schwerer. Nachfolgend beschreiben wir an 5 Beispielen, welche Vorteile der Einsatz eines DMS hat:
1. Digitalisieren Sie den Posteingang
Wir beginnen mit dem Posteingang. In vielen Unternehmen dauert es mehrere Stunden bis hin zu Tagen, bis die Papierpost alle Empfänger erreicht hat. Die Papierdokumente werden sortiert und manuell verteilt. Hat ein Dokument mehrere Empfänger, muss es zeitaufwändig von Schreibtisch zu Schreibtisch wandern oder kopiert werden, was den Nachteil birgt, dass es entweder mehrfach aufbewahrt wird oder gar nicht – weil niemand sich zuständig fühlt und sowohl Original als auch die Kopien in der Ablage P verschwinden. Im schlechtesten Fall finden Sie daher die Informationen nie wieder, weil sie einfach weg sind. Im besten Fall sind Sie sehr gut organisiert und Sie finden die Informationen innerhalb von Minuten. Meist wird es aber so sein, dass Sie sehr viel mehr Zeit benötigen, um ein Dokument in Papierakten und Ordnern wiederzufinden.
Die Vorteile eines digitalen Posteingangs liegen auf der Hand:
- Dokumente elektronisch verteilen: Die Informationen erreichen die Empfänger innerhalb von Sekunden, und das gleiche Dokument kann gleichzeitig von mehreren Empfänger betrachtet und bearbeitet werden.
- Die Dokumente werden im DMS automatisch per Texterfassung volltextindexiert und können dadurch innerhalb von Sekunden durchsucht und vor allem auch gefunden werden.
- Die Archivierung erfolgt automatisch nach vordefinierten Regeln oder manuell über eine geführte Ablage, die den Nutzer beim Archivieren unterstützt.
2. Verwenden Sie Workflows zur gesteuerten Informationsweitergabe
Liegen alle Dokumente digitalisiert vor, können Sie den Informationsfluss im DMS über Workflows gezielt steuern. Dabei ist es egal, ob es sich um gescannte Unterlagen, E-Mails, Anhänge oder andere digitale Dokumente handelt. Sie geben genau vor, welchen Weg die Informationen durch das Unternehmen nehmen. Wer sie bearbeiten muss, wer sie zur Kenntnis nehmen soll und wo sie schlussendlich archiviert werden.
Neben der schnelleren Weitergabe haben diese digitalen Workflows den großen Vorteil, dass Sie jederzeit informiert sind, wie der Bearbeitungsstand ist. Sie können genau nachvollziehen, wer das Dokument bereits gesehen oder bearbeitet hat und in welchem Workflowschritt es sich gerade befindet. Keine Information geht mehr verloren, und terminkritische Aufgaben können einfach überwacht werden.
Ein klassisches Beispiel für so einen Workflow ist ein Rechnungsdurchlauf. Lesen Sie hierzu auch unseren Blog Eingangsrechnungen bearbeiten: Wie Sie Zeit und Geld sparen.
3. Bündeln Sie alle Informationen in einem System
Eines der Hauptprobleme der Digitalisierung sind die vielen verschiedenen Kanäle, über die Kommunikation stattfindet. Dabei entstehen oft Dateninseln, die nicht miteinander verbunden sind. Das klassische Beispiel ist der E-Mail-Server, der oft als Archiv missbraucht wird. Dort liegen alle E-Mails einer Person in einem Postfach in mehr oder weniger strukturierten Ordnern. Niemand sonst hat Zugriff auf diese E-Mails, auch wenn sie zum Beispiel einen Kunden betreffen, der von einem ganzem Team betreut wird. Aber zum Beispiel auch ERP-, CRM- und unstrukturierte File-Systeme können solche Inseln bilden, die die interne Kommunikation erschweren, weil die Daten den Kollegen nicht vernünftig zugänglich gemacht werden können.
Archivieren Sie deshalb alle Daten in einem DMS, indem Sie Schnittstellen zu den oben genannten System nutzen, und organisieren Sie die Informationen in themenspezifischen elektronischen Akten. So können Sie beispielsweise alle Belege, Protokolle, Adressdaten, E-Mails und sonstigen Dokumente zu einem Kunden in einer Kundenakte bündeln und allen Personen zugänglich machen, die mit diesem Kunden zu tun haben.
4. Nutzen Sie Kommunikationskanäle, die ins DMS integriert sind
Moderne Dokumentenmanagement-Systeme bieten mittlerweile integrierte Messenger- und Chatsysteme an, mit denen Sie komfortabel intern kommunizieren können, ohne auf externe Lösungen ausweichen zu müssen. Sie können damit direkt an einem Dokument, einer Akte oder einem Projekt eine Notiz anheften oder einen Chat führen, wie Sie es zum Beispiel von WhatsApp her kennen. Die Anwender müssen dazu nicht in eine andere Software wechseln und können so schnell, sicher und bequem miteinander Nachrichten austauschen. Außerdem sind die Chats im DMS archiviert und können durchsucht und wiedergefunden werden.
5. Erstellen Sie Ihre eigenen Kommunikations-Dashboards
Mit das Wichtigste in der internen Kommunikation ist die übersichtliche Darstellung und Filterung der Informationen und Kommunikationskanäle. Das DMS/ECM agorum core bietet dafür sehr flexible Oberflächen an. Diese können Sie individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie können sich eigene Dashboards erstellen, mit denen Ihnen genau die Informationen übersichtlich zur Verfügung gestellt bekommen, die Sie an dieser Stelle brauchen. Wie das aussehen kann, beschreiben wir in diesem Beitrag.
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