Der Digitalisierungsgrad eines Unternehmens ist ein wichtiger Indikator über dessen Innovationskraft. Die Ära der Lochkarten und Disketten haben wir hinter uns gelassen und Korrekturläufe werden nicht mehr auf dem Postweg verschickt. Aber trotz Weiterentwicklung gibt es in der Zusammenarbeit von Teams noch viel Luft nach oben.
Wie ist der Informationsfluss und wie genau findet die Zusammenarbeit statt? Wie kollaborieren Teams? Vor allem in projektbezogenen Themen wird der schnelle und einfache Austausch an Informationen immer wichtiger – moderne Collaboration Tools bieten die Lösung.
Die 5 wichtigsten Vorteile von Collaboration Tools
1. Zeitlich und örtlich unabhängig
Eine wesentliche Stärke von Collaboration Tools ist die Flexibilität, die Mitarbeiter*innen dadurch bekommen. Tag und Uhrzeit spielen keine Rolle mehr. Auch nicht, ob der Kollege aus dem fünf Kilometer entfernten Homeoffice arbeitet, in Texas sitzt oder direkt beim Kunden vor Ort ist. Alle haben Zugriff auf das System und können den Projektfortschritt dokumentieren.
2. Informationen für alle in Echtzeit
Terminänderungen, neue rechtliche Vorgaben, Ergebnisse aus dem Vorstandsmeeting, technische Änderungen usw. werden allen Projektbeteiligten innerhalb einer Oberfläche dargestellt. D. h. wichtige Informationen verschwinden nicht innerhalb eines E-Mail-Verlaufes, sondern sind für alle übersichtlich und strukturiert verfügbar. Allein diese Funktion ist ein wichtiger Faktor für effizientes Arbeiten.
3. Steigerung der Produktivität
Studien belegen eine erhebliche Steigerung der Produktivität durch den Einsatz solcher Werkzeuge. Vor allem für interdisziplinäre Teams schafft es ein hohes Maß an Wissenstransfer. Die eine Hand weiß, was die andere tut. Missverständnisse auf Grund ungleicher Wissensstände werden minimiert, Entscheidungen können valider und deshalb auch schneller getroffen werden. Das gilt im Großen wie im Kleinen.
4. Suchen & Finden wird einfach
Eine zeitraubende Angelegenheit – die Suche nach Dokumenten aller Art. Gute Collaboration Tools bieten gleich mehrere Möglichkeiten an: z. B. über eine Volltextsuche, bei der nach mehreren Stichworten gesucht wird oder direkt über die Metadatensuche nach einer Rechnungsnummer. Alle, die es noch bequemer möchten, können sich eigene Filter und Suchen speichern. Somit ist das gewünschte Dokument immer ein Mausklick entfernt. Diese wichtige Funktion spart wertvolle Zeit, die sonst für Suchen & Finden verschwendet wird.
5. Collaboration Tools mit anderen Systemen verbinden
Aus technischer Sicht können moderne Collaboration Tools mit vielen gängigen Systemen mittels einer Schnittstelle verbunden werden. Metadaten und eine sinnvolle Verschlagwortung helfen, Informationen zu clustern und kanalisieren. Diese werden dann in übersichtlichen Dashboards zur Verfügung gestellt.
Zu guter Letzt:
Die Einführung eines Collaboration Tools erfordert Fingerspitzengefühl. Die Möglichkeiten reichen von einfachsten Notizfunktionen bis zu einem umfassenden Organisationstool. Eine wertige Einführung und Roll-out geben ihm dann den Stellenwert, den es für eine erfolgreichen Start braucht.
FAZIT
Collaboration weiter gedacht steht für Social Collaboration, Mobile Collaboration, für Knowledge- und Informationsmanagement und hat das Ziel, Menschen mit Projekten und Aufgaben zu vernetzen. Kurz gesagt, es geht um Zusammenarbeit – aus dem Homeoffice oder mit den Kollegen aus Übersee. Alle sehen den Projektfortschritt immer in Echtzeit. Technisch steht ein System dahinter, das alle anderen einbindet und verknüpft. Dabei gilt: weniger ist mehr. Diese Merkmale münden dann im Digital Workplace – dem digitalen Arbeitsplatz der Zukunft.
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