Analoge Arbeitsschritte in digitale Unternehmensprozesse zu transformieren, steht aktuell nahezu in jeder Branche und jedem Unternehmen an der Tagesordnung. Die Digitalisierung nimmt ihren Lauf und ist kaum noch aufzuhalten. Wir finden uns in einer digitalisierten Arbeitswelt wieder. Aus einer ganzheitlichen Umstellung der Unternehmensprozesse und dem richtigen Dokumentenmanagementsystem an Ihrer Seite resultieren positive Ergebnisse für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Sehen Sie selbst.
1. Selbstbestimmtes Arbeiten
Der digitalen Unternehmensprozesse ist es zu verdanken, dass die mobile Arbeit reibungslos funktioniert. Egal ob im Büro, dem Homeoffice oder mobil, der Arbeitsplatz und vor allem der Arbeitsort kann deutlich stärker an die Bedürfnisse der Mitarbeiter angepasst und entsprechend beweglich gestaltet werden. Durch die Digitalisierung wurde deutlich an Flexibilität dazugewonnen. Auch wenn es zumeist Kernarbeitszeiten in den verschiedenen Unternehmen gibt, bedeutet ein mobiler Arbeitsplatz eine deutlich erhöhte Vereinbarkeit für Job und Familie. Fällt der Arbeitsweg durch eine Homeoffice-Lösung weg, kann dass für viele Beschäftigte eine erhebliche Zeitersparnis bedeuten. Immerhin benötigen 20 % der deutschen Arbeitnehmer 30- 59 Minuten für den einfachen Arbeitsweg. Ein gutes Mischverhältnis von Homeoffice und Büro macht es möglich, von Homeoffice-Lösungen zu profitieren und den sozialen Kontakt zu seinen Kollegen nicht zu verlieren.
2. Austausch zu Projekten
Egal von welchem Standort aus man agiert oder in welcher Abteilung man arbeitet, die Digitalisierung hat auch die Möglichkeit verbessert, gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Die kollaborative Arbeit hat durch digitale Prozesse an Möglichkeiten der Umsetzung zugenommen und vereinfacht so die Arbeit untereinander erheblich.
agorum core dataroom
Auch agorum weiß, dass eine vernetzte Zusammenarbeit ein wichtiger Baustein für effektives Arbeiten ist und hat für das sichere Filesharing den agorum core dataroom entwickelt. Dieser dient dem Transfer von Projektunterlagen, der gemeinsamen Zusammenarbeit am Dokument und dem Behalten der Kontrolle. Der dataroom kann sowohl intern als auch extern genutzt werden. Durch entsprechende Freigaben und Berechtigungen kann individuell gesteuert werden, wer Zugriff auf die Projektakte hat und die Dokumente bearbeiten darf. Ist eine Ausarbeitung nicht zielführend, kann auf eine ältere Version des Dokuments zurückgegriffen werden, da bei einer Veränderung der Unterlagen grundsätzlich eine Versionierung stattfindet. Selbst gelöschte Dokumente können mittels Papierkorb wiederhergestellt werden.
3. Innovative Arbeitsplatzausstattung
Die Investition in eine Digitalisierung lohnt sich doppelt. Statten Sie die Arbeitsplätze Ihrer Angestellten entsprechend aus, profitieren alle Beteiligten gleichermaßen davon. Durch das Einsetzten von entsprechender Hard- und Software garantieren Sie einen reibungslosen Ablauf und die Produktivität Ihrer Angestellten. Zudem erleichtern Sie Ihren Arbeitnehmern das Arbeiten mit benutzerfreundlichen Geräten und der geeigneten Software. Zusätzlich sprechen sich innovativ ausgestattete Arbeitsplätze herum und stärken Ihren Stellenwert als Arbeitgeber. Stärken Sie also das Selbstwertgefühl Ihrer Mitarbeiter mit der entsprechenden Ausstaffierung und sorgen Sie für effiziente Arbeitsprozesse, finden Sie sich in einer Win-win-Situation wieder.
4. Monotone Arbeitsprozesse entfallen
Ständig wiederkehrende Tätigkeiten werden von Arbeitnehmern oftmals als lästig oder unnötig empfunden, da diese sehr monoton sein können, zeitraubend sind und wenig Spielraum für die Selbstverwirklichung lassen. Ein gutes Beispiel hierfür stellt der Rechnungseingang dar. Oftmals müssen die Mitarbeiter jede Position einer Rechnung einzeln in ein System übertragen und sämtliche Daten manuell erfassen. Gerade diese unbeliebten, zeitaufwändigen und mit hohem Personaleinsatz verbundenen Aufgaben nehmen Ihnen digitalisierte Prozesse ab. Mit agorum core werden Rechnungen mittels Metadaten automatisch ausgelesen und positionsgenau verarbeitet. Durch den richtig eingestellten Workflow können Ausnahmeregelungen hinterlegt werden und ein Freigabeprozess eingebaut werden.
Mitarbeiter fördern
Das Automatisieren solcher Prozesse fördert die Möglichkeit, Aufgaben zu übernehmen, bei dem sich der Arbeitnehmer einbringen kann und nicht nur Zahlen abtippt. Fühlt sich der Angestellte gefordert und gefördert, steigt auch seine Zufriedenheit. Wichtig ist, dass der Mitarbeiter seine neuen Möglichkeiten aufgezeigt bekommt und entsprechend in das erweiterte Aufgabefeld eingearbeitet wird. Andernfalls kann die neue Aufgabenverteilung auch schnell durch Überforderung demotivierend sein.
5. Weniger Geschäftsreisen
Einen weiteren positiven Nebeneffekt erreicht die Digitalisierung durch die Möglichkeit, die Termine auch remote wahrzunehmen. Angestellte können Kundenprojekte oftmals online besprechen, gefertigte Ausarbeitungen mittels Screensharing vorstellen und finden sich am Abend dennoch bei der Familie vor. Gleichzeitig sparen Sie als Unternehmen Kapazitäten ein, weil die An- und Abreise des Mitarbeiters beim Kunden entfällt.
6. Neue Berufsbilder
In einigen Beiträgen zum Thema Digitalisierung wird davon berichtet, dass Angestellte fürchten, durch eine digitale Transformation des Arbeitgeberunternehmens von Maschinen und digitalen Prozessen ersetzt zu werden. Doch wie bereits erwähnt sollen die Prozesse lediglich unterstützen und keine Wegrationalisierung von Mitarbeitern fördern. Im Gegenteil, die Digitalisierung schafft neue Berufsbilder. Es gibt bereits neue Aufgabenfelder, die beispielsweise mit einem Digitalisierungsbeauftragten oder einem E-Commerce-Manager besetzt werden.
7. Agilität steigern
Mit dem Einsatz von digitalen Unternehmensprozessen erhöhen Sie die Agilität in Ihrem Unternehmen maßgeblich. Durch die Digitalisierung der Arbeitsabläufe sind Ihre Mitarbeiter stetig auf dem neuesten Stand und können auf Neuerungen und Veränderungen des Marktes gekonnt reagieren. Effektive Ergebnisse und eine hohe Flexibilität sind das Resultat und nehmen direkten Einfluss auf Projektverläufe. Funktionieren verschiedene Methoden im Unternehmen nicht, werden diese schnell ausgemacht und können direkt und zu Gunsten Ihrer Geschäftsabläufe optimiert werden.
Fazit
Die Digitalisierung der verschiedenen Unternehmensprozesse bis hin zur digitalen Transformation eröffnet für Unternehmer und Arbeitnehmer ungeahnte Chancen. Zum einen besteht die Möglichkeit der Weiterbildung und Erlernung neuer Fähigkeiten, und zum anderen profitieren die Mitarbeiter von Flexibilität und selbstbestimmtem Arbeiten. Die Beschäftigten müssen sich aber auch auf die Prozesse einlassen. Um das zu erreichen, muss die Belegschaft an die Hand genommen und zum Thema “Digitalisierung” im vollen Umfang abgeholt werden. Dazu gehört nicht nur der Informationsfluss, sondern auch die Förderung der Angestellten mittels Schulungs- und Weiterbildungsangeboten.
Investition in Mitarbeiter stärkt die Arbeitgebermarke
Stellen Sie es richtig an, verbessern sich die Arbeitsbedingungen für die Angestellten und Ihre Arbeitgebermarke gleichermaßen. Denn eine gut umgesetzte Digitalisierung Ihrer Unternehmensprozesse kann abgesehen von den vielen Vorteilen auch zu einer hohen Mitarbeiterzufriedenheit führen und wirkt sich im Umkehrschluss positiv auf Ihr Employer Branding aus. Das lässt auch Sie und Ihr Unternehmen auf dem Arbeitsmarkt deutlich attraktiver aussehen und erleichtert Ihnen die Suche nach Fachkräften. Nimmt man die Chancen an, die eine Digitalisierung mit sich bringt, profitieren auf kurz oder lang alle Betriebsangehörige.
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