„Zeit ist Geld“ – Wie oft haben Sie diese Aussage schon gehört? Im Zusammenhang mit gutem Dokumentenmanagenemt ist dieser Ausspruch aber nicht nur eine platte Phrase. Mit einem guten Dokumentenmanagementsystem machen Sie sich das tägliche Arbeitsleben leichter, damit Sie mehr Zeit für die wichtigen Dinge haben. Warum der Einsatz eines DMS Vorteile für Sie hat, erfahren Sie in dieser Liste.
1. Volltextsuche und Metadaten
Wie lange sind Ihre Mitarbeiter täglich mit der Suche nach Dokumenten und wichtigen Informationen beschäftigt? Selbst wenn es nur fünf Minuten pro Person sind, aufsummiert auf 50 Angestellte verlieren Sie damit bereits über vier Stunden Arbeitszeit – pro Tag. Mit unserem Arbeitszeitrechner können Sie für Ihr Unternehmen ganz konkret ausrechnen, wie viel Produktivität durch die Suche nach Dokumenten verloren geht.
Mit einem DMS können Sie die Dauer der Suche mit zwei verschiedenen Instrumenten reduzieren: Der Volltextsuche und der speziellen Suche nach Metadaten.
Die Funktionalität der Volltextsuche versteckt sich schon im Namen: Alle Dokumente, die Sie in Ihrem DMS ablegen, werden automatisch volltextindiziert. Das ermöglicht Ihnen eine Suche nach allen textlichen Inhalten. Wenn Sie eine automatische Texterfassung (OCR) einsetzen, gilt das auch für eingescannte Dokumente und bildbasierte Formate. Sie müssen dann nicht mehr zwingend den Dateinamen der gesuchten Datei kennen, es reicht völlig aus, wenn Sie sich an Teile des Inhalts erinnern können.
Mithilfe von Metadaten können Sie Ihre Suche auf bestimmte Eigenschaften eingrenzen. Suchen Sie eine bereits freigegebene Rechnung? Wenn Sie Ihre Dokumente mit diesen wertvollen Zusatzinformationen versehen, erweitern Sie die Möglichkeiten der Suche immer weiter. Metadaten können auf verschiedenen Wegen mit Ihren Dokumenten verknüpft werden. Neben der manuellen Eingabe können Metadaten auch automatisch aus dem Dokumentinhalt erfasst oder über eine Ordnerstruktur vererbt werden.
2. Schnellere Ablage
Auch wenn Sie Ihre Dokumente mit der umfangreichen Suchfunktion schnell finden, sollen diese im DMS trotzdem strukturiert abgelegt werden. Dateien, die Ihre Metadaten aus einer bestimmten Ordnerstruktur erben, sollen natürlich auch im richtigen Verzeichnis landen.
Im Idealfall sieht das so ähnlich wie in diesem Beispiel aus:
Angenommen Sie haben eine Kundenakte mit folgender Struktur für die Ablage von Rechnungen: Kunden/Mustermann/Rechnungen/2019/September. Wird eine Rechnung in diesem Ordner abgelegt, erhält sie automatisch die Namen der Verzeichnisse als Metadaten. Wenn Sie also nach „Mustermann“, „Rechnungen“ und „September“ suchen, wird die Rechnung in der Trefferliste angezeigt.
Damit Sie sich nicht durch den kompletten Verzeichnisbaum klicken müssen, um neue Rechnungen im richtigen Ordner abzulegen, erspart Ihnen ein gutes DMS diesen Aufwand. Über eine Suchfunktion können Sie den Ablageort direkt finden. Es reicht in unserem Beispiel daher aus, wenn Sie den Kundennamen „Mustermann“ und das Metadatum „Rechnungen“ angeben, um sofort zur richtigen Akte zu gelangen.
3. Dynamische Workflows
Auch heute treffen noch viele wichtige Dokumente in Papierform in Ihrem Unternehmen ein. Vielerorts ist es nicht selten, dass diese Unterlagen analog von Schreibtisch zu Schreibtisch wandern. Selbst wenn sie sich dabei nicht in irgendeinem Papierstapel verloren gehen, kostet der Prozess sehr viel Zeit. Zudem ist nicht transparent, wo das Dokument gerade liegt und wer aktuell mit der Bearbeitung beschäftigt ist. Die Weiterleitung in elektronischer Form hat dagegen verschiedene Vorteile für Sie.
Mit Ihrem DMS scannen Sie die Dokumente beim Eingang direkt ein und schicken Sie auf einen von Ihnen definierten Workflow. Nichts geht auf dem Weg verloren und die Übertragung von einem Schreibtisch zum nächsten erfolgt in Sekundenschnelle. Jederzeit behalten Sie den Überblick, wo das Dokument gerade ist. Das hat auch bei der Urlaubsvertretung oder im Krankheitsfall einen entscheidenden Vorteil für Sie: Bemerkt das DMS, dass Ihr Dokument bis zu einem kritischen Datum noch nicht bearbeitet wurde, alarmiert es automatisch einen Kollegen. So bleibt nichts mehr liegen.
4. Dokumente überall bearbeiten
Die automatische Weiterleitung ist nicht der einzige Vorteil, wenn Sie Ihre Dokumente mit Workflows bearbeiten. Da die Dokumente elektronisch vorliegen, ist die Bearbeitung nicht ortsgebunden. Da auf die meisten Dokumentenmanagementsysteme auch von extern zugegriffen werden kann, können Dokumente bequem von unterwegs auf Notebook oder Smartphone bearbeitet werden.
5. Wichtige Informationen auf einen Blick
Für wichtige Entscheidungen ist eine umfangreiche Basis an Informationen essenziell. Je mehr Informationen Sie zur Verfügung haben, desto besser. Mit einem DMS bekommen Sie dabei einen schnellen Überblick: Alle Dateien und Dokumente zu einem bestimmten Kunden oder Projekt sehen Sie auf einen Blick. Dabei spielt das Format keine Rolle. Egal, ob Tabelle, E-Mail, Textdokument oder Bild, mit der 360°-Übersicht übersehen Sie kein Detail, auch ohne die Dateien öffnen zu müssen.
6. Schneller auf Kundenanfragen reagieren
Da alle Akten elektronisch verfügbar sind und schnell durchsuchbar sind, können Sie auf Kundenanfragen deutlich schneller reagieren. Besonders wenn mehrere Mitarbeiter mit einem Kunden in Kontakt sind, erweist sich das als Vorteil. Alle E-Mails und Unterlagen, die einen bestimmten Kunden betreffen, werden in einer elektronischen Akte abgelegt. Die Personen, die dazu berechtigt sind, haben jederzeit Zugriff auf alle Informationen. Sie können sofort auf Kundenanfragen reagieren, ohne davor mit Kollegen Rücksprache halten zu müssen. Das geht nicht nur schneller, sondern begeistert auch Ihre Kunden. Die haben nämlich hohe Ansprüche an die Antwortzeit von Unternehmen.
7. Wiederherstellung gelöschter Daten
Wenn wichtige Daten aus Versehen gelöscht werden, dann ist das für Ihr Unternehmen sehr unangenehm und mitunter auch teuer. Einige Dokumentenmanagementsysteme haben deshalb eine Funktion, wie gelöschte Daten ganz einfach wiederhergestellt werden. Gelöschte Dokumente und Dateien bleiben für einen definierten Zeitraum im „Papierkorb“, bevor sie endgültig entfernt werden. In dieser Zeit können die Daten mit einem Klick wiederhergestellt werden. Das geht in wenigen Sekunden und bindet keine wertvollen Ressourcen der Administration.
8. Überschriebene Versionen bleiben verfügbar
Bei den meisten DMS ist eine automatisch Versionierung bereits im Standard enthalten. Sie sehen damit nicht nur, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat, sondern können alte Versionen jederzeit wiederherstellen. Wenn ein Dokument versehentlich mit falschem Inhalt überschrieben wurde, müssen Sie die Arbeit nicht noch einmal machen. Stattdessen springen Sie einfach auf die Vorversion zurück.
9. Weniger Schnittstellenaufwand
Mit modernem Dokumentenmanagement verwalten Sie nicht nur Ihre Dokumente in elektronischer Form. Viele Systeme bieten Ihnen heute schon weitaus mehr Funktionen. Das kann von der automatischen Erfassung Ihrer Eingangspost bis hin zur revisionssicheren Archivierung gehen. Je mehr Anforderungen ein DMS erfüllen kann, desto weniger zusätzliche Software müssen Sie in Ihrem Unternehmen einsetzen. Gleichzeitig reduzieren Sie damit die Anzahl der Schnittstellen, mit denen Sie die firmeninterne IT-Landschaft verbinden.
Mit diesem Vorgehen ersparen Sie sich jede Menge Verwaltungsaufwand, denn jede Schnittstellensoftware muss regelmäßig geupdated und auf dem neusten Stand gehalten werden. Das bindet wertvolle Ressourcen Ihrer IT. Verzichten Sie auf Schnittstellen, müssen die Informationen von Hand von einem System zu System übergeben werden. Das ist zeitaufwändig und nervig. Mit unserem Schnittstellenrechner können Sie für Ihr Unternehmen ausrechnen, wie viel Sie in diesem Bereich mit einem umfangreichen Dokumentenmanagementsystem einsparen können.
Ganz ohne Schnittstellen auszukommen ist dennoch sehr schwer. Deshalb bietet Ihnen ein gutes DMS die Möglichkeit, Daten sehr einfach zu übergeben. Das kann beispielsweise dadurch geschehen, dass sich das System als „normaler“ Fileserver ausgibt. So kann jedes Programm mit dem DMS arbeiten, das auch mit einem herkömmlichen Laufwerk kompatibel ist.
Mit einem DMS Vorteile für Ihr Unternehmen sichern
Mit einem leistungsfähigen DMS erledigen Sie insbesondere die Aufgaben schneller, die zuvor sehr viel Zeit in Anspruch nahmen. Das entlastet Ihre Mitarbeiter, damit diese ihre wesentliche Arbeit besser erledigen können. Optimieren Sie Ihre Prozesse und verschaffen Sie sich wirklich einen Vorteil.
Jetzt erfahren, wie Ihr DMS konkret aussehen kann
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