Metadaten sind Dreh- und Angelpunkt in der digitalen Datenverwaltung. Durch sie werden große Datenmengen strukturiert und geclustert. Mithilfe von Metadaten kann ein bestimmtes Dokument mit einem Klick gefunden werden. Und genau das ist die Paradefunktion der DMS/ECM-Lösung agorum core. Es ist die Lösung für Unternehmen, die sich von papierbasierten Prozessen verabschieden möchten.
Was sind Metadaten?
Wikipedia schreibt dazu: “Metadaten oder Metainformationen sind Daten, die Informationen über Merkmale anderer Daten enthalten, aber nicht diese Daten selbst”. Oder einfacher: Metadaten sind Informationen, die in agorum core zusätzlich mit einem Dokument im DMS abgespeichert werden. Oft wird diese Vergabe von Metadaten auch als Verschlagwortung bezeichnet. Welche Metadaten Sie für ein Dokument benötigen, können Sie in agorum core selbst frei definieren.
Neben der Volltextsuche, welche die Dokumente komplett durchsucht, können Sie in Suchanfragen sehr gezielt nach eben diesen Metadaten recherchieren und filtern. Listen können Sie anhand von Metadaten erstellen lassen und ausfiltern sowie Workflows metadatenabhängig steuern.
Beispiele für Metadaten
Prinzipiell gibt es in agorum core keine Einschränkungen. Sie können beliebig viele Metadaten anlegen und erfassen:
- Erstelldatum, Änderungsdatum
- Autor, Ersteller, zuletzt geändert von
- Dokumententyp: z. B. Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Lieferschein, E-Mail, Brief, Zeichnung usw.
- Thematische Einordnung: z. B. Marketing, Vertrieb, Online, Geschäftsführung, Produkt, Strategie, Fibu usw.
- Projekt-, Kunden- und Lieferantennummern
- Projekt-, Kunden, Lieferantenbezeichnungen
- Adressdaten
- Produktbezeichnungen, Artikelnummern
- Versionsnummern / -bezeichnungen
- Status: z. B. offen, fällig, geprüft, freigeben, in Bearbeitung usw.
- Prüfer
- Kostenstelle, Konto / Gegenkonto
- Vorgangsnummer, Auftragsnummer
- Sachbearbeiter, Verantwortlicher
5 Beispiele, wie Metadaten erfasst werden können
agorum core ist darauf ausgelegt, so viele Metadaten wie nur möglich automatisch zu erfassen, denn nichts ist lästiger, als bereits im Dokument vorhandene Daten nochmals von Hand einzugeben. Dafür gibt es verschiedene Funktionalitäten:
1. Metadaten aus gescannten und elektronischen Dokumenten automatisch erfassen
Über einen komfortablen, grafischen Editor legen Sie in docform genau fest, welche Metadaten aus eingescannten und von der Texterkennung (OCR) erfassten Dokumenten übernommen werden sollen. Das funktioniert selbstverständlich auch mit PDF-Dokumenten, die bereits elektronisch vorliegen.
Die Metadaten der trainierten Dokumententypen werden jedes Mal automatisch erfasst, wenn ein neues Dokument dieser Art im DMS gespeichert wird.
2. Metadaten aus PDFs und unterschiedlichen Officedokumenten
Viele Dokumententypen enthalten bereits selbst Metadaten. Diese Informationen können automatisch in agorum core übernommen werden. Beispiele sind Zusatzinformationen wie Erstelldatum oder die Dateigröße bei PDF-, Word-, oder Excel-Dateien. Aber auch GPS-Koordinaten / die Auflösung bei Bilddaten sind denkbar.
3. Metadatenvererbung über Verzeichnisstrukturen
Eine wichtige Quelle für Metadaten können auch Verzeichnisstrukturen sein. agorum core übernimmt diese Metadaten auf Wunsch automatisch. Ein Beispiel zur Verdeutlichung:
Im Dokumentenmanagement-System befindet sich eine Kundenakte, in der alle Ihre Kunden erfasst sind. Die (vereinfachte) Struktur sieht so aus:
Kundenakte
- Firmenname
- Adresse
- Dateien
- Angebote
- Rechnungen
- E-Mails
- Post
Speichern Sie ein Dokument im Verzeichnis “Post”, erhält es automatisch die Metadaten Kundenakte-Firmenname-Dateien-Post vererbt.
Projekte
- Projektnr_83726
- Projektnr_98789
- Projektnr_99867
- Zeichnungen
- Notizen
- Berichte
- Dokumentation
Oder Sie speichern eine Datei im Verzeichnis “Dokumentation”, dann erhält die Datei automatisch die Metadaten Kundenakte-Firmenname-Projekte-Projektnr_99867-Dokumentation.
Wie Sie das nutzen können, erklären wir nachfolgend in einem zusammenfassenden Beispiel.
4. Einfache manuelle Metadatenerfassung über Formulare
Metadaten, die nicht über den Inhalt oder die Ablagestruktur vom System erfasst werden können, lassen sich bequem von Hand eingeben. Legen Sie z. B. ein Dokument in ein bestimmtes Verzeichnis ab, öffnet sich ein Formular, das die zu erfassenden Metadaten abfragt. Bei der Erfassung werden Sie von Auswahlmenüs und einer automatischen Vervollständigungsfunktion unterstützt, sodass die Erfassung einfach und schnell von der Hand geht.
5. Metadaten über Workflows ändern
Auch Workflows können die Metadaten automatisch verändern. Auch hier ein Beispiel, das diese Funktion beschreibt: In einem Unternehmen gibt es einen Workflow, über den Pressemeldungen freigeben werden. Wird der Workflow gestartet, erhält die Pressemeldung das Metadatum “nicht freigegeben”. Ist der Workflow erfolgreich durchlaufen und die Meldung durch die Vorgesetzten freigegeben, ändert der Workflow das Metadatum auf “freigegeben”.
Welche Vorteile haben Metadaten?
Mit Metadaten können Sie sehr gezielt suchen und filtern, sich Listen erzeugen lassen und Prozesse metadatenabhängig starten und steuern. Um Ihnen das vor Augen zu führen, ein letztes zusammenfassendes Beispiel: den Durchlauf einer Eingangsrechnung:
- Die Rechnung wird eingescannt und vom OCR erfasst
- docform erfasst die Metadaten automatisch
- Dokumententyp Rechnung
- Absender
- Empfänger
- Kundennummer
- Lieferscheinnummer
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Rechnungspositionen
- Zahlungsziel mit Skonto
- Betrag
- …
Was passiert wenn, …?
… die Rechnung nicht die Projektnummer, auf die sie gebucht werden muss, enthält?
- Ein Mitarbeiter bekommt die Rechnung automatisch auf den Bildschirm und gibt die Projektnummer ein.
- Anhand der Projektnummer erkennt das System, wer für die Weiterbearbeitung der Rechnung zuständig ist. Ein Freigabeworkflow wird gestartet und die Metadaten “Rechnung offen” und “Rechnung nicht freigegeben” werden gesetzt.
- Der Mitarbeiter, der für die Freigabe zuständig ist, ist kurzfristig erkrankt. Die Rechnung bleibt im System liegen.
- Anhand des Metadatums “Zahlungsziel” erkennt der Workflow, dass die Rechnung bald fällig wird, aber noch nicht bearbeitet wurde. Der Workflow eskaliert an eine übergeordnete Stelle.
- Der Mitarbeiter, der den Workflow übernommen hat, gibt die Rechnung frei. Das Metadatum wird vom Workflow auf “Freigegeben” geändert und der Workflow an die Buchhaltung weitergeleitet.
- Die Rechnung wird in der Buchhaltung kontiert, gebucht, angewiesen und der Workflow beendet. Die Rechnung wird automatisch revisionssicher im Projektordner archiviert und erhält zusätzlich die Metadaten der Ordnerstruktur.
Finde das Dokument unter 1 Mio. Dokumenten
Anhand der Metadaten sind Sie in der Lage, nach unterschiedlichsten Kriterien zu suchen. Sie können sich zum Beispiel alle Rechnungen anzeigen lassen, die noch offen sind, oder anhand der Rechnungsnummer gezielt nach einem Dokument suchen. Das Ergebnis bekommen Sie mit wenigen Mausklicks. Sie können auch abhängig von Metadaten Workflows steuern und beeinflussen.
FAZIT
Metadaten sind für das Dokumentenmanagement unverzichtbar und ermöglichen Ihnen das effiziente Arbeiten mit Ihren Daten. Die besten Dokumentenmanagement-Systeme holen sich diese Metadaten so weit wie irgendmöglich von selbst.
Sie planen den Umstieg auf automatisierte Prozesse?
Unternehmen, die künftig automatisiert und prozessbezogen arbeiten möchten, sind herzlich eingeladen, die Open-Source-Technologie agorum core in einer Online-Demo kennenzulernen. Schicken Sie uns Ihre Anfrage über nachfolgenden Link und beschreiben Sie mit wenigen Worten Ihr Vorhaben.
