Wie kommen meine Daten und Dokumente in das DMS – und wie binde ich die Daten in meine anderen Systeme ein? Unsere Antwort: am besten zeitsparend oder gleich automatisch.
- Vollautomatisch geht das über Schnittstellen, über die agorum core Daten mit anderen Softwareprodukten austauscht.
- Teilautomatisch bis manuell wird es, wenn der Mensch etwas tun muss, zum Beispiel ein Dokument bearbeiten oder freigeben.
Daher braucht es zwei Arten von Schnittstellen für die Kommunikation mit dem DMS: Schnittstellen zu anderen IT-Systemen und die Schnittstellen zu den Menschen, die mit agorum core arbeiten. Zu diesen Schnittstellen haben wir eine ganze Menge zu sagen. Hier eine kurze Übersicht.
DMS als Netzlaufwerk einbinden
Das DMS wird zum Netzlaufwerk
Der Klassiker unter den Schnittstellen ist der agorum core fileserver. Damit lässt sich das Dokumentenmanagement-System einfach als Netzlaufwerk an jeden Arbeitsplatz einbinden. Die Daten liegen nicht mehr auf Ihrem bisherigen Fileserver, sondern auf dem agorum core fileserver. Das Laufwerk verhält sich oberflächlich aber genauso, wie Sie es gewohnt sind. Der große Pluspunkt: Die Anwender merken keinen Unterschied beim Arbeiten.
Sie binden einfach den agorum core fileserver im File-Explorer ein (Windows-Explorer, Mac-Finder oder ein Linux-File-Explorer) und können Verzeichnisse und Dokumente anlegen, hineinspeichern, öffnen, kopieren, verschieben, löschen. Einfach alles, was Sie auch in einem gewöhnlichen Netzlaufwerk machen.
Papierbasierte Prozesse digitalisieren
Der agorum core fileserver lässt sich auch perfekt dafür nutzen, um Papierdokumente zu digitalisieren. Sie verbinden einen Scanner mit dem agorum core fileserver und scannen Ihre Dokumentenstapel einfach nur in ein Verzeichnis. agorum core sorgt dann dafür, dass die Dokumente im Volltext durchsuchbar sind. Die benötigten Metadaten werden extrahiert und an der richtigen Stelle archiviert. Das System reicht sie dann zur Bearbeitung an die zuständigen Mitarbeiter und Abteilungen weiter. So haben Sie auf die einfachste Weise aus einem umständlichen, papierbezogenen Prozess – z. B. dem Posteingang – einen viel effizienteren, digitalen Workflow gemacht.
Das DMS mit anderen Systemen verbinden
Ähnlich wie einen Scanner lassen sich auch andere Systeme über den agorum core fileserver sehr einfach und ohne Anpassungen anbinden. Dokumente werden automatisch verarbeitet und revisionssicher archiviert. Jedes Programm, das PDF-Daten erzeugen kann, ist dazu in der Lage. Die Dokumente werden im agorum core fileserver abgelegt und weiterverarbeitet. Binden Sie so zum Beispiel Ihr ERP-System an, um Ihre Ausgangsrechnungen digital zu archivieren. Die Rechnungen werden nach Ihren Vorgaben sauber abgelegt, zum Beispiel in Kundenakten und / oder in einem Finanzamtsbereich im DMS. Das spart viel Papier und aufwändige Suchen in Papierakten.
Durchgängige Prozesse - Datenaustausch mit anderen IT-Systemen
Für den reibungslosen Austausch mit den gängigsten Unternehmens-Software-Produkten stehen Ihnen in agorum core direkte Schnittstellen zur Verfügung. Beispielsweise für die ERP-Systeme SAP, SAGE, Microsoft Dynamics NAV, DATEV und Odoo. Oder die Groupwares Kopano und Open Xchange. Damit lassen sich softwareübergreifend nahtlose Unternehmensprozesse realisieren.
Outlook, Thunderbird und auch alle anderen Programme, die Drag & Drop beherrschen, werden über die Dropfläche von agorum core eingebunden. Damit können Sie zum Beispiel manuell Dokumente ins DMS ziehen und automatisch verarbeiten lassen.
Alle notwendigen Standardschnittstellen an Bord
REST-API-Service-Schnittstelle
Software-Entwickler mögen bisher in diesem Blog zu kurz gekommen sein, aber natürlich haben wir auch für die Tekkies unter Ihnen einiges zu bieten. Mit den enthaltenen Schnittstellen bauen Sie sich entweder selbst Lösungen oder lassen von uns individuell angepasste Lösungen entwickeln. Vor allem die REST-API-Service-Schnittstelle sei hier genannt. Damit lassen sich etwa DMS-Funktionen in andere Programme einbinden oder es können eigene Oberflächen um agorum core herum gebaut werden. Zum Beispiel wurde ein komplettes Radiologieinformations-System mit eigener Oberfläche auf Basis von agorum core entwickelt oder das DMS als Archiv hinter der comdirect smartPay-App verwendet.
SMB
SMB ist die Grundlage für den oben ausführlich beschriebenen agorum core fileserver, der sich aber auch per WebDAV über das Internet ansprechen lässt. Scanner oder andere Fremdsysteme, die ausnahmsweise kein SMB unterstützen, können auch per FTP oder mittels Scan-to-Mail-Funktion angeschlossen werden.
CMIS
CMIS als Standard für den Datenaustausch zwischen Content-Management-Systemen ist natürlich auch mit an Bord. Damit korrespondieren wir zum Beispiel mit PatOrg, einer Software für Patentanwälte. Oder Sie synchronisieren damit Ihre Daten aus agorum core mit Ihrem Notebook.
IMAP oder SMTP
E-MaiIs holen Sie sich einfach per IMAP oder SMTP direkt in das DMS. Damit können Sie sich ein revisionssicheres Mailarchiv aufbauen oder die E-Mails in elektronischen Kundenakten und an anderen Stellen in agorum core sichtbar machen.
FAZIT
Das DMS/ECM agorum core ist extrem anbindungsfreundlich und bietet mit seinen Schnittstellen gute Voraussetzungen zur Kopplung mit Fremdsystemen. Es ist konzipiert als zentrales System, über das alle Dokumenten- und Datenflüsse gesteuert, überwacht und archiviert werden. Die Lösung basiert auf Open-Source-Technologie, das bedeutet, die Hoheit über Ihre Daten liegt ausschließlich bei Ihnen als Betreiber.
Unternehmen, die das System kennenlernen möchten, sind herzlich zu einer Online-Demo eingeladen. Termin anfragen.
