Der agorum-Partner GODYO Business Solutions AG aus Jena bietet ab sofort einen standardisierten Rechnungsprozess. Dabei wird der Rechnungseingang bis hin zur Rechnungsübergabe an die Fibu komplett über das Open Source DMS/ECM agorum core abgebildet. Schnelle Implementierung, Schulung der Anwender, Testläufe bis hin zum Livegang können in kurzer Zeit realisiert werden. Wie genau lesen Sie in diesem Beitrag.
agorum-Partner GODYO
Die GODYO Business Solutions AG als Teil der GODYO-Unternehmensgruppe aus Jena steht seit über 30 Jahren für professionelle IT-Dienstleistungen. Seit der Gründung sind die Experten für Digitalisierung und Automatisierung auf Wachstumskurs und mit heute über 90 Mitarbeitern eine feste Größe im gesamten DACH-Raum. Für ihre Kunden sind sie Ratgeber und Partner, sowohl strategisch als auch operativ. GODYO trägt den agorum-Silber Status und verfügt über entsprechend hohe Expertise in der Implementierung des DMS/EMC agorum core.
GODYO standardisiert den Rechnungsprozess
In der Wirtschaft ist nichts so wiederkehrend wie Rechnungen. Deren Verarbeitung ist zeitintensiv und bei manueller Bearbeitung fehleranfällig. Denken wir nur an umfangreiche Sammelrechnungen. Deshalb zählt die Automatisierung des Rechnungsprozesses mit zu den häufigsten Einsatzgebieten des DMS/ECM agorum core. Das war Anlass für das agorum-Team bei GODYO, diesen Prozess zu standardisieren – entstanden ist der GODYO InvoiceWorkflow.
"Wir wollten das Rad nicht mehrfach neu erfinden"
“Mit dem standardisierten GODYO InvoiceWorkflow sind wir in der Lage, innerhalb kürzester Zeit den Rechnungsprozess zu digitalisieren. Technisch basiert er auf dem Workflow Editor, der dies erst ermöglicht hat. Wie Sie in der Grafik unten sehen, werden alle Prozessschritte abgebildet, sogar mit der automatischen Zuordnung von Lieferscheinen.”
Der GODYO InvoiceWorkflow
Ein Standard der sich anpassen kann
Der GODYO InvoiceWorkflow ist ein großer Baukasten und besteht aus vorgefertigten Workflowbestandteilen. Das bedeutet, je nach dem welche Anforderungen ein Kunde hat, können die entsprechenden Funktionen konfiguriert werden.
In den einzelnen Workflowknoten werden Parameter abgefragt: bspw. wer darf welche Rechnungsdaten bearbeiten? Teilt die Buchhaltung und/oder die Fachabteilung die Kostenstellen und Aufwandskonten zu. Das sind nur zwei Beispiele von vielen.
So kann in kurzer Zeit ein kompletter Workflow konfiguriert werden: vom Einkauf, über die Fachabteilung und zur Buchhaltung. Wie im Screenshot zu sehen ist, wird der Rechnungsprozess transparent und für alle nachvollziehbar.
Die Funktionen des GODYO InvoiceWorkflows:
- Mehrmandantenfähigkeit
- Dublettenprüfung
- Externe Dokumente hochladen (z.B. Schriftwechsel mit dem Lieferanten)
- Automatische Lieferscheinzuordnung
- Kontierung von Kopf oder Positionsdaten
- Automatisierte Rechnungszuweisung an Bearbeiter aus der Fachabteilung
- Farbliche Kennzeichnung, wie lange sich eine Rechnung bereits im Workflow befinden
- E-Mail-Eskalation bei Überschreitung des Freigabedatums
- Rechnungsdaten korrigieren
- Übergabe an DATEV und bei Wunsch auch an andere Fibu-Systeme
- Integrierte Urlaubsvertretung
Von der Implementierung bis zum Go-live
Timm Soworka und Michael Jakobi (beide GODYO) setzen auf bewährte Schritte. In der Praxis sind alle Key-User (im Regelfall alle Anwender aus der Buchhaltung) von Beginn an in den Prozess involviert. Sie werden geschult und lernen, wie Rechnungen “trainiert” werden.
Die Ansprechpartner der IT-Abteilung sind schon früher eingebunden und stehen in kontinuierlichem Austausch mit dem agorum-Partner GODYO. Themen sind unter anderem:
- Wo und wie kommen Rechnungen ins Unternehmen?
- Welche Anbindung zu Drittsystemen werden benötigt?
- Welche Funktionen sollen in dem Workflow konfiguriert werden?
Im Wesentlichen umfasst die Implementierung folgende Schritte:
Workshop inklusive aller Key-User
Implementierung des InvoiceWorkflows – Anbindung an Drittsysteme
Schulung der Anwender – trainieren von Rechnungen
Testläufe mit Key-Usern
Go-live: Start in den Produktivbetrieb
Laufender Betrieb
10 Vorteile des digitalen Rechnungsprozesses
- Volle Kontrolle über den Prozess und schnelle Verteilung im Unternehmen
- Automatisierte rechnerische Kontrolle
- Überprüfung und Ausschluss von Doubletten
- Sicherheitsabgleich ausgelesener und bekannter Stamm- und Bankdaten
- Kontierung auf einzelne oder mehrere Kostenstellen und -träger
- Mehrstufige Freigabeinstanzen inkl. Eskalation bei zeitlicher Überschreitung
- Automatische Erfassung und intelligente Verarbeitung der Rechnungsinhalte
- Skontotermine und Zahlungsfristen werden sicher eingehalten
- Revisionssichere Ablage nach GoBD
- Aktiver Umweltschutz durch erhebliche Reduktion des Papierbedarfs
GODYO = Praktiker, Experten und Innovatoren
Beim agorum-Partner GODYO trifft viel Praxis auf Zukunft. Seit über 30 Jahren ist die IT ihr Zuhause. Ihr Blick richtet sich stets nach vorne, und sie engagieren sich mit Partnerschaften bei den beheimateten Universitäten und Hochschulen. Das Ganze nicht nur auf dem Papier, sondern als Dozenten und betreuendes Unternehmen für Werksstudenten. Die Summe aus allem erklärt die namhaften Referenzkunden von GODYO.
Ihr Ansprechpartner
GODYO Business Solutions AG
Michael Jacobi
Account Manager
E-Mail: michael.jacobi(at)godyo.com
