Die ASSEPRO Gruppe wurde im Juli 2016 durch den Zusammenschluss der Unternehmen Swissbroke und Fraumünster Insurance Experts gegründet. Der nachfolgende Referenzbericht beschreibt die Implementierung von digitalen Geschäftsprozessen, die bereits im Jahr 2010 begonnen haben und bis heute weiterentwickelt werden.
Die ASSEPRO Gruppe ist ein führendes, unabhängiges Brokerunternehmen aus der Schweiz. Mit Rund 200 Mitarbeiter*innen an 17 Standorten beraten und betreuen sie Kunden in allen Versicherungs- und Finanzierungsfragen.
Im Rahmen der Zusammenarbeit mit Kunden und Versicherungsgesellschaften fallen große Mengen Vertrags- und Korrespondenzunterlagen an, die so effizient wie möglich bearbeitet und abgelegt werden sollen und bei Bedarf wieder schnell zur Hand sein müssen.
Vor der Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagement-Systems (DMS), wurden die Unterlagen auf Papier weitergegeben, bearbeitet und in Aktenordnern archiviert. Mit der Einführung von agorum core konnten nahezu alle dokumentenbasierte Prozesse weitestgehend digitalisiert und zu große Teilen zeitsparend automatisiert werden.
Digitalisierung des Posteingangs und einheitliche Benennung der Dokumente
Die Eingangspost wird in den ASSEPRO Standorten in einem Stapel eingescannt. Die Aufteilung, wer welche Dokumente zur Bearbeitung bekommt, erfolgt dabei vollautomatisch über ein Trennblatt mit einem aufgedruckten QR-Code. Anschließend teilt ein Workflow den Stapel in einzelne Dokumente auf und verteilt sie als PDF-Dateien in die Posteingänge der zuständigen Mitarbeiter.
Die Dokumente werden im Posteingang gesichtet, bearbeitet und abgelegt. Über eine Eingabemaske besteht bei der Ablage die Möglichkeit, zusätzliche Metadaten zu erfassen, bevor die Dokumente abgelegt werden. Zum Beispiel geben die Mitarbeiter an, um welchen Dokumententyp (Police, Vertrag, Korrespondenz, Schadensmeldung…) es sich handelt, und wann das Dokument bearbeitet wurde. Ein Workflow benennt die Datei anhand der Metadaten automatisch in ein für jeden Dokumententyp vorgegebenes, einheitliches Format um.
Einheitliche Ablage in automatisch erzeugten elektronischen Akten
Die Ablage der Dokumente erfolgt in standardisierte Aktenstrukturen, die automatisch in agorum core angelegt werden. Wird zum Beispiel ein neuer Kunde in der ASSEPRO-Datenbank angelegt, wird automatisch eine neue elektronische Akte mit allen benötigten Unterverzeichnissen im Dokumentenmanagement-System erzeugt. Änderungen an den Akten, wenn zum Beispiel der Name oder die Anschrift eines Kunden sich ändern, werden ebenfalls direkt aus der Oberfläche der ASSEPRO-Datenbank heraus vorgenommen.
Automatische Anlage von Schadensakten
Auch bei der Erfassung von Schadensfällen werden automatisch vorstrukturierte elektronische Akten in agorum core angelegt. Die Erfassung der einzelnen Schadensfälle erfolgt dabei entweder durch den Kunden selbst über ein Formular auf der Website von ASSEPRO oder durch Mitarbeiter direkt in der Datenbank. Der Verwaltungsaufwand für die Anlage der Akten und der einzelnen Unterverzeichnisse entfällt dadurch komplett.
Direkter Zugriff auf Policen und Akten aus der Verwaltungssoftware IBS (alabus) heraus
IBS (alabus) ist eine Verwaltungssoftware für das Versicherungsmanagement, die für ASSEPRO mit dem Dokumentenmanagement-System agorum core verknüpft wurde. Aus IBS (alabus) heraus können die im DMS archivierten Akten, Dokumente und Policen der Kunden direkt aufgerufen und angezeigt werden. Dadurch entfällt das lästige und zeitraubende Suchen nach den Unterlagen in Papierakten.
Kunden greifen online auf ihre Dokumente zu
Per API-Schnittstelle greifen Kunden der ASSEPRO online auf ihre Daten in agorum core zu. Über die Website der ASSEPRO können alle für den Kunden freigegebenen Dokumente eingesehen und als PDF heruntergeladen werden. Das spart viel Zeit in der Kundenbetreuung, da die Dokumente nicht mehr in den Standorten angefordert und von dort verschickt werden müssen.
Die komplette Kundenakte auf mobilen Endgeräten
Für Kundenbesuche verbinden sich die Kundenberater direkt mit IBS (alabus) und haben so direkt Zugriff auf Kundenakten aus agorum core heraus. So haben sie immer alle Dokumente der Kunden schnell und lückenlos zur Verfügung.
FAZIT
„Mit agorum core konnten wir viele dokumenten-basierte Arbeitsabläufe digitalisieren und automatisieren. Wir haben alle unsere Dokumente schnell digital im Zugriff und sparen uns das Suchen in Papierakten.“
