Aufbewahrungsfristen 2019: Wenn der Jahreswechsel naht, werden die Kollegen aus der Buchhaltung und der Steuerberater zu den wichtigsten Ratgebern überhaupt: „Können die Unterlagen von „Projekt XY“ weg oder müssen die noch länger aufbewahrt werden?“ Wenn ja, wandern die physischen Ordner ins Archiv, verbunden mit der Hoffnung, dass nichts davon wiedergefunden werden muss. Auch auf dem Fileserver und dem Desktop wird aufgeräumt, damit die elektronische Ablage stimmt. Die besonders Eifrigen ziehen mutig Dokumente in den Papierkorb, die eigentlich archiviert werden müssen. Gut, wer da die Aufbewahrungsfristen des Gesetzgebers kennt.
Was kann 2019 weg und welche Dokumente müssen noch aufbewahrt werden?
Generell ist jeder Gewerbetreibende verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Je nach Dokumententyp müssen die Dokumente entweder 6 Jahre oder 10 Jahre archiviert werden.
Welche Dokumente können entsorgt werden?
Zum 1. Januar 2019 können alle Dokumente aus dem Jahre 2008 und älter entsorgt werden. Maßgebend für die Berechnung der Aufbewahrungsfrist ist dabei lediglich das Jahr, nicht das genaue Datum des Dokuments. Ein Dokument, das am 31. Dezember 2008 erstellt wurde, hat seine 10 Jahre Aufbewahrungsfrist zum 1. Januar 2019 ebenso hinter sich wie eins mit Erstelldatum 2. Januar 2008. Letzteres muss also streng genommen sogar 11 Jahre lang aufbewahrt werden.
Welche Dokumenten müssen aufbewahrt werden?
Länger aufbewahrt werden müssen Buchhaltungsbelege auch, wenn der Abschluss nicht im gleichen Jahr, sondern erst später erfolgt. Wurden also Belege aus 2008 erst 2009 gebucht oder der Abschluss für das Jahr 2008 erst 2009 fertiggestellt, beginnt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist für die Belege erst mit Ablauf des Jahres 2009. Solche Belege dürfen erst am 1. Januar 2020 entsorgt werden, nicht schon 2019.
Welche Dokumenten unterliegen keinen Fristen?
Manche Dokumente unterliegen gar keiner Aufbewahrungsfrist, können also sofort entsorgt werden. Dazu gehören beispielsweise Angebote, die nicht zu einem Auftrag geführt haben oder Halbjahresbilanzen. Jahresbilanzen dagegen müssen 10 Jahren archiviert werden.
Dokumente länger als 10 Jahre aufbewahren?
Wenn Zweifel bestehen, ob die Dokumente noch gebraucht werden oder nicht, können sie natürlich auch länger als 10 Jahre archiviert werden. Manchmal müssen Dokumente sogar aufgehoben werden, obwohl sie ihr gesetzliches Verfallsdatum bereits überschritten haben. Meist ist dies dann der Fall, wenn sie zu einem schwebenden Verfahren gehören, beispielsweise:
- eine laufende Betriebsprüfung, die sich auf den verjährten Zeitraum bezieht
- eine bußgeldrechtliche oder eine Steuer-Strafermittlung
- ein schwebendes Rechtsbehelfsverfahren
- eine vorläufige Steuerfestsetzung
Automatisches Verfallsdatum im Dokumentenmanagement-System
Eine komfortable Methode, die Aufbewahrungsfristen im Auge zu behalten, ist der Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS). Ein gutes DMS erkennt nämlich anhand des Dokumententyps oder des Erstelldatums automatisch, wann ein Dokument sein Verfallsdatum erreicht hat. Solche Dokumente können entweder gleich selbsttätig vom DMS gelöscht oder nochmal zur Kontrolle angezeigt werden, sodass Sie per Mausklick abschließend entscheiden können, was wirklich entsorgt wird und was noch bleiben darf.
Alternativ können Sie jedes Dokument auch manuell mit einem Verfallsdatum versehen. Das empfiehlt sich vor allem bei Unterlagen, die Sie von vornherein länger aufbewahren möchten, als es das Gesetz vorschreibt. Das entsprechende Dokument ist bis zu dem von Ihnen gewählten Datum geschützt und kann vorher nicht gelöscht werden, auch nicht versehentlich. Verstößt ein manuell gesetztes Verfallsdatum gegen die gesetzlichen Vorschriften, stellt ihr Dokumentenmanagement-System dies natürlich ebenfalls automatisch fest.
FAZIT
Wenn Sie auf der sicheren Seite sein wollen, empfiehlt sich langfristig der Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems. Es überwacht für Sie die Dokumente und erinnert automatisch an deren Verfallsdaten. Damit können Sie dem Jahreswechsel mit dem guten Gefühl, alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt zu haben, gelassen entgegensehen.
Sie sind herzlich eingeladen
Das Thema Aufbewahrungsfristen und die revisionssichere Archivierung zählen zu den Paradefunktionen des DMS/ECM agorum core. Unternehmen, die für diesen Zweck eine professionelle Lösung suchen, sind herzlich eingeladen, die Software in einer Online-Demo kennenzulernen. Wir freuen uns auf Ihre Terminanfrage. Hier.
