Welche Belege können 2021 entsorgt werden?
Jahresbeginn bedeutet für die Buchhaltung immer der Gang in das Archiv, um zu prüfen, welche Belege entsorgt werden können. Gewerbetreibende sind vom Gesetzgeber her verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Je nach Dokumententyp müssen Sie die Dokumente entweder 6 Jahre oder 10 Jahre archivieren. Eine aktuelle Auflistung der Aufbewahrungsfristen 2021 für die einzelnen Dokumententypen finden Sie als PDF-Dokument bei der IHK Dortmund.
Aufbewahrungsfristen 2021
Konkret bedeutet das für Sie Folgendes: Alle Dokumente aus dem Jahr 2010 und älter können entsorgt werden. Dabei ist ausschließlich das Jahr und nicht das genaue Datum eines Dokuments relevant. Ein Dokument vom 01.01.2010 kann genauso in den Schredder wie eines vom 31.12.2010.
Beachten Sie dabei aber, dass bei Buchhaltungsbelegen der Abschluss entscheidend ist und nicht die Buchung. Wenn ein Beleg aus 2009 erst 2010 fertiggestellt wird, beginnt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist erst mit Ablauf des Jahres 2010. Solche Belege dürfen dann erst ab 01. Januar 2021 entsorgt werden.
Wann ist es empfohlen, Dokumente länger aufzubewahren?
Es steht Ihnen natürlich jederzeit frei, Ihre Dokumente auch länger aufzubewahren. Meist ist das der Fall, wenn die Belege für ein schwebendes Verfahren wichtig sind. Zum Beispiel für
- eine laufende Betriebsprüfung, die sich auf den verjährten Zeitraum bezieht,
- eine bußgeldrechtliche oder eine Steuerstrafermittlung,
- ein schwebendes Rechtsbehelfsverfahren,
- eine vorläufige Steuerfestsetzung.
Diese Aufzählung ist nur ein kleiner Ausschnitt aller Ausnahmen und Sonderregelungen. Um sicherzugehen, sollten Sie im Zweifelsfall mit Ihrem Steuerberater Rücksprache halten.
Automatisch revisionssicher archivieren
Am einfachsten ist die gesetzliche Archivierungspflicht mit einem Dokumentenmanagement-System umzusetzen. Ein gutes DMS oder auch ECM-Software (Enterprise Content Management) beinhaltet ein revisionssicheres Archiv und erkennt anhand des Dokumententyps automatisch, bis wann ein Dokument aufbewahrt werden muss. Ist das Verfallsdatum erreicht, können Sie das Dokument entweder automatisch löschen oder sich zur Kontrolle anzeigen lassen. Anschließend entscheiden Sie per Mausklick, ob das Dokument weiter im System bleibt oder entfernt wird.
Das ist die Alternative zum Gang in das Archiv. Mit dem DMS/ECM agorum core können die Aufbewahrungsfristen ganz komfortabel überwacht werden. Die Grundversion der Archivsoftware ist bereits in der open-Version enthalten. Weitere Automatisierungsmöglichkeiten und die Prüfung der Software durch einen Wirtschaftsprüfer finden Sie in der pro-Version. Gerne beraten wir Sie hierzu in einer unverbindlichen Online-Demo.
Hinweis:
Dieser Text ist keine Rechtsberatung. Trotz sorgfältiger Prüfung unserer Inhalte übernehmen wir keine Haftung für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Informationen. Bei konkreten Rechtsfällen konsultieren Sie bitte einen zugelassenen Fachanwalt. (Stand: Januar 2021)
