Aufbewahrungsfristen 2023: Jahresbeginn bedeutet für die Buchhaltung immer der Gang in das Archiv, um zu prüfen, welche Dokumente entsorgt werden können. Der Gesetzgeber verpflichtet Gewerbetreibende, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfristen liegen je nach Dokumententyp bei 6 oder 10 Jahren. Eine aktuelle Auflistung der Aufbewahrungsfristen 2023 für die einzelnen Dokumententypen finden Sie als hier.
Aufbewahrungsfristen 2023
Konkret bedeutet das für Sie Folgendes: Alle Dokumente aus dem Jahr 2012 und älter können entsorgt werden. Dabei ist ausschließlich das Jahr und nicht das genaue Datum eines Dokuments relevant. Ein Dokument vom 01.01.2012 kann genauso in den Schredder wie eines vom 31.12.2012.
Beachten Sie aber dabei, dass bei Buchhaltungsbelegen der Abschluss entscheidend ist und nicht die Buchung. Wenn ein Beleg aus 2011 erst 2012 fertiggestellt wird, beginnt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist erst mit Ablauf des Jahres 2012. Solche Belege dürfen dann erst ab 01. Januar 2023 entsorgt werden.
Wann ist es sinnvoll, Dokumente länger aufzubewahren?
Natürlich können Dokumente auch länger aufbewahrt werden. Oft ist das der Fall, wenn die Belege für ein schwebendes Verfahren wichtig sind. Zum Beispiel für:
- eine laufende Betriebsprüfung, die sich auf den verjährten Zeitraum bezieht,
- eine bußgeldrechtliche oder eine Steuerstrafermittlung,
- ein schwebendes Rechtsbehelfsverfahren,
- eine vorläufige Steuerfestsetzung.
Diese Aufzählung ist nur ein kleiner Auszug aller Ausnahmen und Sonderregelungen. Um sicherzugehen, sollten Sie im Zweifelsfall mit Ihrem Steuerberater sprechen.
Automatisch revisionssicher archivieren
Am einfachsten ist die gesetzliche Archivierungspflicht mit einem Dokumentenmanagement-System umzusetzen. Ein gutes DMS oder auch ECM-Software (Enterprise Content Management) beinhaltet ein revisionssicheres Archiv und erkennt anhand des Dokumententyps automatisch, bis wann ein Dokument aufbewahrt werden muss. Ist das Verfallsdatum erreicht, können Sie das Dokument entweder automatisch löschen oder sich zur Kontrolle anzeigen lassen. Anschließend entscheiden Sie per Mausklick, ob das Dokument weiter im System bleibt oder entfernt wird.
Das ist die Alternative zum Gang in das Archiv. Mit dem DMS/ECM agorum core können die Aufbewahrungsfristen ganz komfortabel überwacht werden. Die Grundversion der Archivsoftware ist bereits in der open-Version enthalten. Weitere Automatisierungsmöglichkeiten und die Prüfung der Software durch einen Wirtschaftsprüfer finden Sie in der pro-Version. Wir beraten Sie gerne und stellen Ihnen die Möglichkeiten in einer Online-Demo vor.
Hinweis:
Dieser Text ist keine Rechtsberatung. Trotz sorgfältiger Prüfung unserer Inhalte übernehmen wir keine Haftung für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Informationen. Bei konkreten Rechtsfällen konsultieren Sie bitte einen zugelassenen Fachanwalt. (Stand: Dezember 2022)
