Eigenlich sollte man denken, der gute alte Aktenordner hat mittlerweile ausgedient, die Realität sieht aber vielerorts immer noch anders aus. Berge von Papier und stapelweise Ordner nehmen in Büros Unmengen an Platz weg und belegen in den Kellern der Unternehmen wertvollen Raum. Wer sich da nicht ganz genau auskennt, hat kaum eine Chance jemals irgendetwas zu finden. Vielleicht ging Ihnen das auch schon einmal so, wenn Sie ein wichtiges Dokument in einem Papierordner des urlaubenden Kollegen gesucht haben?
Warum nicht mit einfach durchsuchbaren, elektronischen Akten arbeiten?
Ja, warum eigentlich nicht? Zwar gibt es für Unterlagen Aufbewahrungspflichten, die sich auf das Papierdokument beziehen, aber die meisten Dokumente können genauso gut elektronisch aufbewahrt werden. Bei Dokumenten, die rechtlichen Vorgaben unterliegen, ist es wichtig, die entsprechenden Regularien einzuhalten. Meistens spricht jedoch nichts dagegen, die Unterlagen statt auf Papier in elektronischer Form zu archivieren. Das spart nicht nur Geld und Platz, sondern macht auch das Wiederfinden von Dokumenten wesentlich einfacher.
Alle Unterlagen in einer Akte, auch E-Mails inklusive Anhänge!
Es gab Zeiten, da wurden alle E-Mails mit Anhängen ausgedruckt und in der dazugehörigen Akte abgelegt, so hatte man auch alles an einem Ort beisammen. Aber das sollte nun wirklich der Vergangenheit angehören, denn es gibt heutzutage Lösungen, um alle Dokumente digital in einer Akte zu archivieren. Mit elektronischen Akten in einem Dokumentenmanagement-System hat man den kompletten Überblick und kann alle archivierten Dokumente im Volltext durchsuchen! Neben den Vorteilen durch eingesparten Platz und gesparter Zeit, schont man so auch die Nerven der Mitarbeiter.
Stichwort eingeben und finden – alle Dokumente im Volltext durchsuchbar
Elektronische Akten setzen dem langwierigen Blättern in Aktenordnern definitiv ein Ende. Auch der Gang ins Archiv oder den Keller, um nach Ordnern zu suchen ist vorbei. Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) bieten einen Volltextsuche an, über die Sie alle Akten durchsuchen können. Die gesuchten Unterlagen stehen Ihnen per Knopfdruck zur Verfügung. Auch alte Aktenordner lassen sich mit einem DMS und einem Scanner digitalisieren.Akten einfach einscannen, den Rest erledigt die integrierte automatische Texterkennung (OCR) und das DMS.
Automatisch archivieren – noch einfacher geht es nicht!
Viele Ihrer Archivierungsvorgänge können Sie sogar automatisieren. E-Mails beispielsweise können anhand der Absenderadresse oder Empfängeradresse erkannt und automatisch elektronischen Akten zugeordnet werden. Aber auch digital empfangene oder gescannte Dokumente, wie beispielsweise Rechnungen oder Lieferscheine, können anhand von Absenderadressen oder anderen eindeutigen sogenannten Metadaten erkannt werden und automatisch elektronischen Akten zugeordnet werden.
Eine zentrale Akte auf dem Server, die für alle Berechtigten zugänglich ist
Für viele ist der größte Vorteil einer elektronischen Akte, der einfache Zugriff. Dabei muss natürlich nicht jeder dazu berechtigt sein. Sie bestimmen, wer Zugriff auf welche Akte hat. Dieser definierte Personenkreis kann dann sehr einfach auf die Dokumente, die in der Akte liegen zugreifen. Dabei ist es egal, ob Sie einen Desktop-Rechner, ein Notebook, ein Tablet oder ein Smartphone verwenden, mit allen Endgeräten können Sie auf die Dokumente zugreifen. Mit einer elektronischen Akte sind alle Teilnehmer eines Projektes, einer Abteilung oder eines ganzen Unternehmens immer auf dem aktuellsten Stand und haben eine optimale Übersicht über alle relevante Informationen.
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Danke für den Beitrag über elektronische Akten. Ich wurde von meinem Arbeitgeber damit beauftragt, alle Akten einscannen zu lassen, die in unserem Büro vorhanden sind. Ich finde es vor allem sehr gut, dass solche digitalen Programme eine Volltextsuche anbieten, über die man alle Akten durchsuchen kann.