Büroorganisation: Strukturen und Arbeitsabläufe optimieren

Ein aufgeräumter Schreibtisch gilt zu Recht als sichtbares Ergebnis einer guten Büroorganisation. Aber auch wenn Papierberge, herumliegendes Arbeitsmaterial und ein chaotisches Gesamtbild auf dringenden Handlungsbedarf hindeuten, sei hier noch einmal ganz klar gesagt: Aufräumen allein genügt nicht! Für eine dauerhafte Verbesserung gehören sämtliche vorhandenen Strukturen und Arbeitsabläufe auf den Prüfstand. Denn es ist kein Zufall, dass sich immer an denselben Stellen die Akten stapeln oder der eine Mitarbeiter regelmäßig im Chaos versinkt, während sein Kollege gegenüber scheinbar mühelos den Überblick behält.

Was bringt eine gute Büroorganisation?

Eine gute Büroorganisation ist weder Selbstzweck noch exklusive Spielwiese für Ordnungsfanatiker. Im Gegenteil, sie wirkt sich direkt auf die Mitarbeitermotivation und die Arbeitsergebnisse aus. Die Mitarbeiter arbeiten effizienter und fühlen sich besser, wenn sie genau wissen, was wann zu tun ist. Sie beantworten Anfragen schneller und kompetenter, wenn sie alles haben, was sie für ihre Arbeit brauchen. Und nicht zuletzt können sie ihre Zeit sinnvoll nutzen, weil sie nicht nach Unterlagen oder Informationen suchen müssen.

Optimale Strukturen und Arbeitsabläufe tragen außerdem dazu bei, dass das Unternehmen nach innen und außen ein professionelles und leistungsfähiges Gesamtbild abgibt und somit attraktiv wird für potenzielle Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner. Lauter gute Gründe, nicht nur das Produkt oder die Dienstleistung zu optimieren, sondern regelmäßig auch einen Blick auf die Prozesse im Büro zu werfen.

Ansatzpunkte für die Optimierung

Um die für Ihr Unternehmen wichtigen Stellschrauben zu identifizieren, genügt es häufig schon, mit offenen Augen durchs Büro zu gehen, die Mitarbeiter zu befragen und die tatsächlichen Arbeitsabläufe zu visualisieren. Die folgenden Aspekte bieten Anhaltspunkte für eine Ist-Analyse:

• Gibt es in Ihrem Büro Arbeitsplätze, an denen sich ungeplant immer wieder Unterlagen stapeln? Dies ist häufig ein Zeichen dafür, dass Abläufe genau dort ins Stocken geraten sind. Gründe für solche “Flaschenhälse” könnten sein, dass Mitarbeiter von der schieren Papierflut überwältigt werden oder einfach zu viele Aufgaben gleichzeitig haben. Auf jeden Fall lohnt es sich, hier genauer hinzuschauen.

• Wie sind die Zugriffszeiten auf Unterlagen, Informationen und Daten in Ihrem Unternehmen? Oder anders gefragt: Wie viel Zeit ver(sch)wenden Ihre Mitarbeiter für die Suche nach Informationen, die sie für ihre Arbeit brauchen?

• Gibt es ein einheitliches, sinnvolles Ablagesystem? Sind unternehmensweite Kriterien für Papierablage (Aktenordner, Hängeregister etc.) und elektronische Ablage (globale Laufwerke, lokale PCs der einzelnen Mitarbeiter) definiert? Kennen alle Mitarbeiter diese Kriterien und wird deren Einhaltung auch überprüft?

• Sind die Aufgaben im Büro klar geregelt? Sind die Zuständigkeiten in den Arbeitsplatzbeschreibungen konkret beschrieben und weiß jeder Mitarbeiter um seine Rolle in den ihn betreffenden Arbeitsabläufen? Nur wer genau weiß, wer ihm zuarbeitet und an wen er die Ergebnisse seiner eigenen Arbeit weitergeben muss, erledigt seinen Part effizient und problemlos.

• Entsprechen die tatsächlichen Arbeitsabläufe noch denjenigen, die in Ihren Arbeitsanweisungen und Verfahrensdokumentationen irgendwann einmal als optimal festgelegt wurden? Und natürlich auch umgekehrt: Entsprechen die festgelegten Abläufe noch den aktuellen Erfordernissen? Oft praktizieren einzelne Mitarbeiter Arbeitsabläufe, die viel besser geeignet sind, das Unternehmensziel zu erreichen, aber andere Mitarbeiter halten sich sklavisch an die schriftlichen Anweisungen. Da sind Konflikte natürlich vorprogrammiert.

• Wie sind die Kommunikationswege im Büro? Haben die Mitarbeiter im Tagesgeschäft die Möglichkeit, sich schnell und einfach mit ihren Kollegen zu verständigen? Wie wird sichergestellt, dass nichts vergessen werden kann? Gibt es Hierarchien, die in der Kommunikation einzuhalten sinxd? Wenn ja, sind diese zeitgemäß und auf dem aktuellen Stand?

Diese Aufzählung ist natürlich nicht vollständig und kann es in diesem Rahmen auch nicht sein, denn die meisten Unternehmen finden im Zuge der Analyse individuelle Optimierungspotenziale, die sich nicht 1:1 auf andere Unternehmen übertragen lassen, aber natürlich wertvolle Inspiration sein können.

Dokumentenmanagement als Hilfsmittel in der Büroorganisation

Ein Dokumentenmanagement-System ist ein wertvolles Hilfsmittel, die Arbeitsabläufe im Büro zu vereinheitlichen und sinnvoll zu strukturieren. Lästige oder zeitaufwändige Routinetätigkeiten übernimmt ein gutes DMS zuverlässig und fehlerfrei. Einzelne Arbeitsabläufe oder ganze Geschäftsprozesse lassen sich automatisieren, überflüssige Wege vermeiden und so viel Zeit sparen. Aber auch hier gilt: Elektronisches Dokumentenmanagement ist nur dann eine wirkliche Hilfe, wenn die dahinterliegenden Prozesse stimmen und zum Unternehmen passen.