Die Effizienz von Geschäftsprozessen ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Die Swiss Helicopter Group AG, als größter privater Arbeitgeber in der Helikopterbranche, hat diesen Schritt mit dem Einsatz des Dokumentenmanagementsystems agorum core erfolgreich vollzogen. Durch die Implementierung eines modernen Rechnungsprozesses, umgesetzt von der NOVISTA GmbH, einem langjährigen Partner von agorum Software GmbH, hat die Swiss Helicopter Group ihre Arbeitsabläufe revolutioniert.
Swiss Helicopter Group: Ein Überblick
Mit über 220 Mitarbeitern und mehr als 40 Helikoptern ist die Swiss Helicopter Group ein bedeutender Akteur im Dienstleistungssektor der Schweiz und des Fürstentums Liechtenstein. Die Gruppe umfasst mehrere Tochtergesellschaften, darunter die Swiss Helicopter AG, Europavia (Suisse) SA, TUAG Triebwerk-Unterhalt AG, Swiss Helicopter Maintenance AG und Heliswiss International AG, um nur einige zu nennen. Diese Vielfalt an operativen Unternehmen stellt hohe Anforderungen an die Verwaltung und Bearbeitung von Rechnungen und Belegen.
Der Rechnungsprozess: Ein digitaler Wandel
Die Umstellung auf den digitalen Rechnungsprozess mit agorum core und der vollautomatischen Schnittstelle zu Infoniqa ONE50 markiert einen bedeutenden Schritt in Richtung Effizienz und Transparenz. Die Implementierung erfolgte gemäß den Richtlinien der Swiss Helicopter Group, mit einem besonderen Schwerpunkt auf dem Visierungsprozess. Dieser Prozess wurde durch die Trennung von digitalen Rechnungseingängen nach Verwaltungs-, HR- und Standard-Rechnungen optimiert.
Ein zentrales Element des neuen Workflows ist das 4-Augenprinzip, das sicherstellt, dass jede Rechnung von mehreren Parteien geprüft wird. In einzelnen Tochtergesellschaften wurde eine Kostenstellenverantwortlichkeit mit Betrags-Freigabelimit hinterlegt. Durch die asynchrone Verarbeitung der Workflowprozesse wird eine erhebliche Effizienzsteigerung erreicht. Anwender können in Echtzeit auf den Status von Belegen zugreifen, was Wartezeiten erheblich reduziert.
Revisionssichere Archivierung und Echtzeit-Transparenz
Ein entscheidender Vorteil des neuen Systems ist die revisionssichere Archivierung aller Belege. Diese sind transparent und nachvollziehbar im Archiv abgelegt. Der Status von Zahlungen wird in Echtzeit zwischen der Finanzbuchhaltung und dem DMS agorum core ausgetauscht. Dies ermöglicht den Anwendern, stets den aktuellsten Stand eines Belegs einzusehen. Der bidirektionale Austausch zwischen den beiden Systemen erfolgt in Echtzeit über die Rest-API von albatross.
Die Qualität von agorum core wird regelmäßig durch einen unabhängigen Wirtschaftsprüfer überprüft. Die Abnahme erfolgt nach dem IDW Prüfstandard IDW PS 880, was für Unternehmen eine wichtige Verfahrensdokumentation und Sicherheit in der Archivierung bedeutet.
Benutzerfreundliche Features
Für englischsprachige Benutzer, ist nun der Schweizer Rechnungsprozess neben agorum core auch in Englisch verfügbar. Mitarbeiter, die häufig unterwegs sind, werden täglich per E-Mail benachrichtigt, wenn Rechnungen zur Visierung anstehen. Zudem sind abgelehnte Rechnungen revisionssicher archiviert und die Texterkennung sortiert doppelte Belege bereits bei der Anlieferung aus.
Ein weiteres Highlight ist die Möglichkeit, für Workflowprozesse einfach eine Stellvertretung für eine gewisse Zeit zu hinterlegen. Dies erhöht die Flexibilität und stellt sicher, dass der Prozess auch bei Abwesenheiten nahtlos weiterlaufen kann.
Die Rolle von NOVISTA GmbH
Die NOVISTA GmbH hat als erfahrener Partner von agorum Software GmbH eine entscheidende Rolle bei der Umsetzung dieses Projekts gespielt. Mit ihrer Expertise in der Implementierung von digitalen Lösungen hat NOVISTA maßgeblich dazu beigetragen, dass die Swiss Helicopter Group ihre Ziele in Bezug auf Effizienz und Transparenz erreichen konnte.
NOVISTA GmbH und agorum Software GmbH
Die starke Partnerschaft für Schweizer Unternehmen
NOVISTA GmbH, Ihr zertifizierter agorum core Experte für Digitalisierung von Geschäftsprozessen
Fazit
Die Implementierung des Dokumentenmanagementsystems agorum core hat die Swiss Helicopter Group auf ein neues Level der digitalen Transformation gehoben. Durch die enge Zusammenarbeit mit NOVISTA konnte ein maßgeschneiderter Rechnungsprozess entwickelt werden, der den spezifischen Anforderungen der Gruppe gerecht wird. Diese Innovationen tragen nicht nur zur Effizienzsteigerung bei, sondern gewährleisten auch die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit aller Prozesse.
Für Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse optimieren und gleichzeitig die Anforderungen an moderne, digitale Arbeitsweisen erfüllen möchten, bietet das DMS agorum core eine leistungsstarke und flexible Lösung. Die Swiss Helicopter Group ist ein hervorragendes Beispiel dafür, wie digitale Transformation in der Praxis erfolgreich umgesetzt werden kann.
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