Was kann 2020 entsorgt werden?
Generell ist jeder Gewerbetreibende verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Je nach Dokumententyp müssen Sie die Dokumente entweder 6 Jahre oder 10 Jahre archivieren. Eine aktuelle Auflistung der Aufbewahrungsfristen für die einzelnen Dokumententypen finden Sie als PDF-Dokument bei der IHK Essen.
Konkret bedeutet das für Sie Folgendes: Alle Dokumente aus dem Jahr 2009 und älter können entsorgt werden. Dabei ist ausschließlich das Jahr, und nicht das genaue Datum eines Dokuments relevant. Ein Dokument vom 01.01.2009 kann genauso in den Schredder, wie eines vom 31.12.2009.
Beachten Sie dabei aber, dass bei Buchhaltungsbelegen der Abschluss entscheidend ist und nicht die Buchung. Wenn ein Beleg aus 2008 erst 2009 fertiggestellt wird, beginnt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist erst mit Ablauf des Jahres 2009. Solche Belege dürfen dann erst ab 01. Januar 2020 entsorgt werden.
Wann müssen Sie Dokumente länger aufbewahren?
Es steht Ihnen natürlich jederzeit offen, Ihre Dokumente auch länger aufzubewahren. Meist ist das der Fall, wenn die Dokumente für ein schwebendes Verfahren wichtig sind. Zum Beispiel für
- eine laufende Betriebsprüfung, die sich auf den verjährten Zeitraum bezieht.
- eine bußgeldrechtliche oder eine Steuerstrafermittlung.
- ein schwebendes Rechtsbehelfsverfahren.
- eine vorläufige Steuerfestsetzung.
Diese Aufzählung ist nur ein kleiner Ausschnitt aller Ausnahmen und Sonderregelungen. Um sicherzugehen, sollten Sie im Zweifelsfall mit Ihrem Steuerberater Rücksprache halten.
Automatisch revisionssicher archivieren
Am einfachsten ist die gesetzliche Archivierungspflicht mit einem Dokumentenmanagement umzusetzen. Ein gutes DMS beinhaltet ein revisionssicheres Archiv und erkennt anhand des Dokumententyps automatisch, bis wann ein Dokument aufbewahrt werden muss. Ist das Verfallsdatum erreicht, können Sie das Dokument entweder automatisch löschen lassen oder sich zur Kontrolle anzeigen lassen. Anschließend entscheiden Sie per Mausklick, ob das Dokument weiter im System bleibt, oder entfernt wird.
Eine Möglichkeit der Umsetzung bietet agorum core mit dem basic archive. Die Grundversion der Archivsoftware ist bereits in der kostenlosen open-Version enthalten. Weitere Automatisierungsmöglichkeiten und die Prüfung der Software durch einen Wirtschaftsprüfer finden Sie in der pro-Version. Gerne beraten wir Sie hierzu in einer unverbindlichen Online-Demo.
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