Das papierlose Archiv spart nicht nur eine Menge Platz, sondern auch Zeit. Dokumente werden digital archiviert und können bei Bedarf einfach durchsucht und wieder gefunden werden. Scheinbar hat die analoge Lösung mit Aktenschrank und dicken Ordnern aber einen entscheidenden Vorteil: Die vom Gesetzgeber geforderte Unveränderbarkeit der Dokumente ist auf Papier quasi mediumsbedingt gegeben. Elektronische Akten sind für Manipulationen deutlich anfälliger. Damit Sie Ihr Archiv dennoch digitalisieren können, gibt das Finanzministerium strenge Regeln vor. Das allgegenwärtige Stichwort dazu lautet “Revisionssicherheit”.
Was bedeutet "Revisionssicherheit" konkret?
Vereinfacht ausgedrückt sind Dokumente “revisionssicher”, wenn sie vor nachträglichen Änderungen geschützt sind. Welche Anforderungen Ihr Archiv in Deutschland konkret erfüllen muss, regeln die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” kurz “GoBD“.
Im Wesentlichen stehen dabei vier Grundsätze im Mittelpunkt:
1. Vollständigkeit
Alle steuerlich relevanten Dokumente müssen vollumfänglich abgelegt werden. Die Ablage erfolgt in einem maschinell auswertbaren Format. Das bedeutet, dass Sie die Programme bereit halten, welche die Dokumente lesbar abbilden. Für PDFs erfüllt beispielsweise der Adobe Acrobat Reader diese Funktion.
Entscheidend ist, dass der Verlust archivierter Dateien ausgeschlossen ist. Das schließt sowohl das Archiv an sich, als auch die Übertragung dorthin ein.
2. Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit
Archivierte Dokumente müssen jederzeit für eine Steuerprüfung verfügbar und abrufbar sein. Dabei haben Sie nicht nur das Originaldokument auf Abruf vorzuhalten, sondern auch alle Versionen, die über die Zeit entstanden sind.
Zusätzlich sind Sie dazu verpflichtet, jedes Dokument mit einem eindeutigen Index zu versehen. Das kann zum Beispiel eine Dokumenten-ID, eine Belegnummer oder die Zuordnung zu bestimmten Stammdaten sein.
3. Zeitvorgaben
Vom Eingang des Dokuments bis zur Archivierung soll möglichst wenig Zeit vergehen. Setzen Sie eine digitale Lösung in Ihrem Unternehmen ein, müssen Sie die revisionssichere Ablage zum frühestmöglichen Zeitpunkt erledigen. In der Regel ist das unmittelbar nach dem Empfang oder der Erstellung betroffener Dokumente. Dieses Vorgehen soll Manipulationen oder Datenverlust vorbeugen.
4. Unveränderbarkeit
Der zentrale Punkt der GoBD betrifft die Unveränderbarkeit aller archivierter Dokumente. Einmal archiviert, darf niemand mehr die ursprüngliche Datei verändern können, auch nicht der Administrator. Das ist durch entsprechende hard- und softwareseitige Vorkehrungen zu erreichen. Die Ablage auf einem herkömmlichen Fileserver erfüllt diese Bedingungen nicht.
Eine detaillierte Checkliste für revisionssicheres Archivieren stellt Ihnen der Digitalverband bitkom als gute Orientierung zur Verfügung.
Erst mit Verfahrensdokumentation rechtsgültig
Selbst wenn Sie alle oben genannten Anforderungen streng einhalten, ist Ihr Archiv erst mit einer detaillierten Verfahrensdokumentation rechtskonform. Diese hält alle Vorgänge und Kontrollmechanismen in Ihrem Unternehmen fest, die mit der Archivierung steuerlich relevanter Dokumente zusammenhängen. Eine Muster-Verfahrensdokumentation kann Ihnen bei der Erstellung helfen.
Achtung:
Lassen Sie sowohl Ihre Archivierungssoftware als auch die Verfahrensdokumentation von einem Wirtschaftsprüfer abnehmen. Der Einsatz einer zertifizierten Softwarelösung reicht alleine nicht aus, um alle gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.
Open Source Archivierungssoftware
Eine mögliche Software-Lösung für die revisionssicher Ablage ist das agorum core basic archive. Legen Sie Ihre Dokumente per Drag & Drop ab und fügen Sie direkt beim Eingang passende Metadaten hinzu. Damit finden Sie die Dateien später nicht nur leichter, sondern schaffen auch einen Informationsmehrwert. Steuerlich relevante Dokumente markieren Sie per Mausklick für den gewünschten Zeitraum als revisionssicher.
Das Modul ist in der kostenlosen agorum core open enthalten und steht hier zum Download bereit.
Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren
Mehr zum Thema Compliance
Diese Beiträge werden Sie auch interessieren:
Revisionssicher archivieren in der Cloud
Webinar: Datenschutz im Unternehmen
5 Beispiele, wie Sie mit einem DMS Prozesse automatisieren
Hinweis:
Dieser Text ist keine Rechtsberatung. Trotz sorgfältiger Prüfung unserer Inhalte übernehmen wir keine Haftung für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Informationen. Bei konkreten Rechtsfällen konsultieren Sie bitte einen zugelassenen Fachanwalt. (Stand: November 2019)
