Textdokumente, Rechnungen und Präsentationen: In Unternehmen ist die Zahl von Dokumenten scheinbar unendlich. Jeden Tag produzieren Mitarbeiter neue Dateien– teilweise noch in Papierform. Schnell verliert man dabei den Überblick. Rechercheaufgaben werden durch Papierberge oder uneinheitliche Ordnerstrukturen auf verschiedenen Festplatten und in Clouds zur Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Ein Gegenentwurf dazu ist ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS. Mit solch einem Programm zur Dokumentenverwaltung behält das Unternehmen stets den Überblick. Digitales Dokumentenmanagement ermöglicht Versionierung statt unzähliger Kopien des gleichen Dokuments, gewährleistet eine Volltextsuche nach Satzfragmenten in namentlich unbekannten Dokumenten, einen automatischen Workflow, Compliance-konformes und revisionssicheres Archivieren und mehr.
Doch viele Unternehmen fürchten sich trotz nützlicher Tools davor, durch das betriebsfremde Programm die Hoheit über ihre Daten zu verlieren. Skandale über geleakte Daten und Missbrauch von sensiblen Dokumenten gibt es viele. Abhilfe schafft eine Open-Source-DMS-Lösung.
Was ist ein Open-Source-DMS?
Open Source bezeichnet im allgemeinen Sprachgebrauch einen Quelltext, der öffentlich zugänglich ist und von Dritten weiterentwickelt werden kann. Ursprünglich wurden auf diese Weise etwa Entwicklungskosten geteilt. Das sollte Unternehmen aber auf keinen Fall verunsichern. Denn im Zusammenhang mit DMS bedeutet dies in keinem Fall eine potenzielle Sicherheitslücke. Im Gegenteil: Die Code-Art bietet volle Transparenz. Der Quellcode kann vollständig heruntergeladen und überprüft werden. Eventuelle Sicherheitslücken sind auf diese Weise einfach zu schließen. Ein Gegenentwurf zu den großen namhaften Herstellern. Das Motto lautet: „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.“ Die Sicherheit ist genauso hoch, nur bleiben Daten des Unternehmens und deren Verwaltung auch in dessen Hand.
Die Abhängigkeit umgehen
Open-Source-basierte DMS-Systeme stellen einen Gegenentwurf zu den gängigen Lösungen (individuelle Einzellösung und Lösung eines großen Herstellers) für eine Dokumentenmanagementsoftware dar: Individuell programmierte Einzellösungen schaffen eine starke Abhängigkeit vom entwickelnden IT-Team und sind teuer. Nur durch ihr Zutun lässt sich das DMS etwa um weitere Funktionen ergänzen. Egal ob Fehler beseitigen oder den Workflow optimieren: Für alles muss die Entwicklerfirma beauftragt werden. In eine andere Abhängigkeit begeben sich Unternehmen bei großen Herstellern. Mit AGBs, die niemand liest, verlieren sie unter Umständen die Hoheit über ihre eingelagerten Informationen. Bei einem Anbieterwechsel ist es schwer, wirklich alle Dateien, die im Programm und auf Servern des Anbieters landeten, auch wiederzubekommen. Ein Umzug mit allen Dokumenten in eine neue Software wird schwierig – egal in welche Richtung sich der Anbieter entwickelt.
Die Vorteile eines Open-Source-DMS
Ein Open-Source-DMS siedelt sich zwischen diesen beiden Extremen an. Die goldene Mitte bietet die Vorzüge beider Lösungen und gewährleistet dabei vor allem eins: Unabhängigkeit. Fehlinvestitionen sind passé: Ein Anbieterwechsel ist jederzeit und ohne Mehrkosten möglich. Auf diese Weise binden Sie sich nicht an ein System, das sich im täglichen Management von Dokumenten doch als die falsche Software erweist. So planen Sie zeitgleich nicht nur Ihren Sprung ins digitale Dokumentenmanagement, sondern verwalten nebenbei auch Ihre Exit-Strategie. Zusätzliche Sicherheit schafft eine Open-Source-DMS-Lösung auch in der Cloud, denn auch dort behalten Kunden die Hoheit über ihre Dokumente. Zeitgleich verhalten sich die Verwaltung und das Management der Dokumente wie bei einem Server im Unternehmen.
Open-Source-DMS – Kontrolle über die eigenen Daten
Neben den gängigen Features wie der Begünstigung von ortsunabhängigem Arbeiten durch zentrale Dateien oder optimiertem Filesharing bietet ein Open-Source-DMS vor allem Sicherheit und Unabhängigkeit. Denn Ihre Informationen bleiben in Ihrem zentralen System zum Management der Dokumente. Gerade für das Dokumentenmanagement von vertraulichen und personenbezogenen Daten bringt dies einen effektiven Vorteil für die Compliance im eigenen Business mit sich. Außerdem werden diese Dokumente mit persönlichen Informationen auch vor neugierigen Blicken Dritter im eigenen Business geschützt. Über eine einfache Berechtigungsstruktur erstellen Sie Rechte konform zur Compliance – wer beispielsweise auf Personalakten Zugriff hat und wer nicht. Lebensläufe, Zeugnisse und andere sensible Dokumente sind mit einem intelligenten Open-Source-Dokumentenmanagementsystem nur den Personen zugänglich, die auch einen sinnvollen Grund und eine entsprechende Berechtigung durch die zentrale Dokumentenverwaltung der Software haben. Keine neugierigen Kollegen und auch nicht die üblichen großen Datenkraken haben Einsicht. Ein wichtiger Benefit – denn spätestens seit der Einführung der DSGVO wissen Unternehmen um die hohe Priorität vom richtigen Management sensibler Dokumente. Zudem sparen Sie durch die digitale Verwaltung dieser Daten Zeit.
Unabhängig bleiben
In einem Dokumentenmanagementsystem schenken Sie einer fremden Firma das Vertrauen über all Ihre sensiblen Daten. Anbieter von Open-Source-DMS erwidern dieses Vertrauen: Der Kunde bleibt unabhängig und behält an jeder Stelle seine Daten. Dennoch nutzt er alle Tools bekannter Systeme des Dokumentenmanagements: automatische und revisionssichere Archivierung, eine sichere Cloud, Volltextsuche nach unbekannten Dateien und eine übersichtliche Versionierung aller Dokumente. Das sind nur vier Vorteile von vielen, wenn es darum geht, das Management der Dokumente im Unternehmen via Software durchzuführen.
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