Viele Unternehmen suchen aktuell eine DATEV DMS classic Alternative, nachdem die Archiv-Software zum Ende des Jahres abgekündigt wurde. Für Nutzer bedeutet das DATEV DMS classic Ende, dass der Wechsel auf eine Nachfolge-Lösung bis zum 31. Dezember 2023 abgeschlossen sein muss. Danach darf DATEV DMS classic nicht mehr verwendet werden. Betroffene Unternehmen sollten also jetzt handeln, damit der nahtlose Zugriff auf alte Belege ebenso sichergestellt ist wie die revisionssichere Archivierung neuer Rechnungen. Zukunftsorientierte Entscheider nutzen die DATEV DMS classic Abkündigung als Chance. Es bietet sich an, im Zuge der sowieso notwendigen Umstellung einen komplett digitalen Rechnungseingang einzuführen, etwa mit agorum core invoice.
Was kann ich für DATEV DMS classic verwenden?
Unternehmen, die sich diese Frage stellen, sollten grundsätzlich überlegen, ob die bisher in DATEV DMS classic vorliegenden „alten“ Belege zusammen mit zukünftig eingehenden Rechnungen in einem neuen System verfügbar sein sollen oder nicht.
Reicht es aus, die alten Belege lediglich für die Buchhaltung zu sichern, bietet DATEV mit DATEV DMS ein sogenanntes Produktwechselarchiv an. Neue Belege können im Rahmen des DATEV Datenmanagement in einem zweiten System erfasst werden. Das dafür empfohlene DATEV Unternehmen online ist aber keine vollständige Dokumentenmanagement-Lösung.
Wer seine alten und neuen Belege DATEV-konform in einem einzigen System bearbeiten möchte, braucht ein externes DMS. DATEV empfiehlt für die DATEV DMS classic Umstellung entweder die Standardlösung ELO for DATEV oder aber ein „Drittanbieter-DMS“ nach Wahl. Wichtig ist eine DATEV-Schnittstelle, ansonsten kann jedes Unternehmen sich für die Lösung entscheiden, die seine Ziele und Prozesse am besten abbildet.
Unsere Empfehlung lautet, im Zuge der sowieso notwendigen DATEV Umstellung an die Zukunft zu denken und auf eine digitalisierte Rechnungsbearbeitung zu setzen. Viele Unternehmen versenden ihre Rechnungen heute bereits elektronisch. In der Zusammenarbeit mit Bund, Ländern und Kommunen sind in Deutschland seit November 2020 die elektronischen Rechnungsformate
ZUGFeRD und XRechnung Pflicht. Papierrechnungen sind mittlerweile ein Auslaufmodell und werden im Zuge der Digitalisierung über kurz oder lang fast völlig verschwinden. Daher ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um die Rechnungsbearbeitung zu digitalisieren.
agorum core invoice als DATEV DMS classic Alternative
agorum core invoice ist eine ganzheitliche Lösung für die digitalisierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Sie steuert den digitalen Rechnungseingangs-Prozess von der Erfassung der Rechnung über die Verarbeitung und Freigabe bis zur revisionssicheren Ablage in einer Lieferantenakte. Ergebnis des Prozesses ist eine DATEV-spezifische Ausgabedatei.
Technisch gesehen ist agorum core invoice ein Standard-Plugin für das Open Source DMS agorum core. Es ist schnell implementierbar, enthält alle wichtigen Prozessschritte für einen digitalen Rechnungseingang und eignet sich daher ideal als DATEV DMS classic Alternative. Bei einer Lizenzierung von agorum core pro ist das Plugin automatisch enthalten, dann entstehen keine weiteren Kosten für agorum core invoice.
Ein digitaler Rechnungseingang hat nur Vorteile
Der digitale Rechnungseingang beschleunigt die Verarbeitung von Eingangsrechnungen erheblich, da die notwendigen Prozesse der Erfassung, Prüfung, Freigabe und anschließenden Ablage teilweise automatisiert ablaufen können. Papierrechnungen werden eingescannt, von agorum core invoice automatisch erfasst, geprüft und zur Zahlung freigegeben. Bei elektronisch eingegangenen Rechnungen entfällt das Scannen, da diese schon in digitaler Form vorliegen.
Das System gleicht die Rechnungen automatisch mit den dazugehörigen Angeboten und Lieferscheinen ab. So braucht die inhaltliche Rechnungsprüfung bezüglich gelieferter Artikel, Stückzahlen und Preise nur einen Bruchteil der bisher benötigten Zeit. Außerdem kann automatisiert geprüft werden, ob alle gesetzlichen Pflichtangaben für eine Rechnung eingehalten wurden.
Erkennt agorum core invoice bei einem der automatisierten Prozessschritte Abweichungen oder Fehler, landet die betreffende Rechnung im Postfach eines Mitarbeiters, der den Fall manuell bearbeitet. Weil die Rechnungsbearbeitung größtenteils digital stattfindet, ist der Bearbeitungsstatus einer Rechnung jederzeit transparent und valide abrufbar.
Die üblichen Freigaberoutinen in Unternehmen lassen sich mit der DATEV DMS classic Alternative agorum core invoice ebenso schnell und einfach abbilden. Die entsprechenden Mitarbeiter finden die freizugebenden Rechnungen digital in ihrem Postfach und sparen sich somit das Hin- und Hertragen von Papier. Individuell einstellbare Eskalationsschleifen stellen sicher, dass Rechnungen innerhalb gewünschter Zeitspannen bearbeitet werden. Bei Ausfall eines Mitarbeiters leitet das System die Rechnung automatisch an den nächsten Zuständigen weiter. Auch vordefinierte Freigabegrenzen lassen sich schnell und einfach einrichten. Die Rechnungen werden dabei je nach Höhe des Rechnungsbetrags automatisch in den Workflow des jeweils Berechtigten weitergeleitet.
Weil alle Rechnungen digital vorliegen, können Mitarbeiter auch im Homeoffice oder von unterwegs ihre Freigaben bearbeiten. So unterstützt ein digitaler Rechnungseingang moderne Arbeitszeitmodelle und trägt langfristig zu einer besseren Mitarbeiterbindung bei.
Fazit: agorum core invoice ist als ganzheitliche Lösung für den digitalen Rechnungseingang weit mehr als „nur“ eine DATEV DMS classic Alternative.
Das Plugin bildet out of the box viele gängige Prozesse und Abläufe rund um den digitalen Rechnungseingang im Unternehmen ab. Individuelle Prozesse, etwa Freigaberoutinen, lassen sich schnell und einfach konfigurieren. Bei Bedarf steht die ganze Leistungsfähigkeit von agorum core pro zur Verfügung, um weitere Prozesse im Unternehmen zu digitalisieren und so einen großen Schritt in Richtung Zukunft zu gehen.
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