Um die perfekte Grundlage für Ihre digitalen Unternehmensprozesse zu schaffen, eignet sich eine Dokumentenmanagementsoftware hervorragend. Wir erläutern Ihnen heute 5 wesentliche Punkte, die Ihnen die Handhabung Ihrer internen Prozesse durch eine Dokumentenmanagementsoftware vereinfachen. Gestalten Sie Ihre Unternehmensprozesse digital und effizient mit agorum core.
Daten bündeln
Der Posteingang stellt in jedem Unternehmen eine Hürde dar, weil es einiges zu beachten gibt, damit nichts untergeht. Die Post kommt rein, wird dem jeweiligen Ansprechpartner zugeordnet, und nach der Sichtung oder Bearbeitung der Dokumente werden diese manuell abgelegt. Später kommen besagte Dokumente dann zumeist in einen Leitz Ordner in das Archiv zur Aufbewahrung. Wenn man sich einmal überlegt, wie viele Leitz Ordner mit diversen Dokumenten in besagtem Archiv landen, ist es ganz logisch, dass es keine Chance gibt, den Überblick zu behalten. Benötigt man ein abgelegtes Dokument zum späteren Zeitpunkt erneut, geht die große Suche los und das Chaos ist vorprogrammiert.
Daten finden
Hier schafft agorum core Struktur. Alle digital erfassten Dokumente werden einem bestimmten Auftrag, Projekt oder einer Kundenakte zugeordnet und können so zu einem späteren Zeitpunkt einfach und schnell wiedergefunden werden. Durch das zentrale Suchsystem kann von jedem Arbeitsplatz aus orts- und zeitunabhängig immer die gewünschte Information gefunden und in kürzester Zeit bereitgestellt werden. Wie das funktioniert? Ganz einfach mittels Volltextsuche, welche die komplette Datenbank durchforstet.
Den Überblick behalten
Nimmt man nun die Volltextsuche und die Dokumente, die bereits den Projekten und Aufträgen zugeordnet sind, schafft man sich die perfekte Lösung, um Dokumente schnell zu finden. Aber nicht nur das, auch etliche Jahre später kann man einen Auftrag erneut heraussuchen und sich durch die ordentliche Struktur einen schnellen Überblick verschaffen. Das hilft nicht nur dabei, ein Projekt erneut zu bearbeiten, sondern auch einen Kunden optimal zu betreuen. Hat ein Kunde beispielsweise gewissen Anforderungen an ein bestelltes Produkt, das er viele Jahre nach der Erstbestellung erneut benötigt, kann der Bearbeiter der Bestellung den kompletten Verlauf der früheren Bestellung einsehen und optimal auf den Kunden eingehen, ganz gleich, ob er diesen Kunden kennt oder das erste Mal mit ihm spricht.
Noch ein gutes Beispiel
Ein weiteres geeignetes Beispiel stellt eine Patientenakte dar. Egal welcher Befund gesucht wird und welche Krankengeschichte eingesehen werden muss, es reicht ein Stichwort, um mittels Volltextsuche an ein Ergebnis zu gelangen. Egal welcher Arzt einer Gemeinschaftspraxis sich heute dem langjährigen Patienten annimmt, der Krankheitsverlauf ist auf Anhieb transparent dargestellt und der Patient kann optimal versorgt werden.
Natürlich ermöglicht die Volltextsuche auch eine Eingrenzung der Suchergebnisse. Es ist beispielsweise möglich, die Suche auf eine bestimmte Zeitspanne einzugrenzen oder nach einem bestimmten Befund mithilfe des Dokumententyps zu filtern.
Mobiles Arbeiten leicht gemacht
Die digital geführten Unterlagen haben einen weiteren positiven Nebeneffekt. Egal wo Sie sind, ob im Homeoffice, beim Hausbesuch eines Patienten oder bei einem Geschäftstermin: Die digitalisierten Daten sind immer dabei. So verschaffen Sie sich in jeder Situation einen schnellen Einblick in die Materie, egal wo Sie sich befinden. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass Sie immer aussagekräftig sind und somit auch immer professionell auftreten.
Ganz einfach revisionssicher ablegen
Das Beste an dem ganzen Unterfangen ist, dass Sie, abgesehen von den vielen Vorteilen einer Dokumentenmanagementsoftware, im täglichen Gebrauch auch direkt revisionssicher ablegen können. Und das ohne großen Mehraufwand! Wie das Ganze funktioniert? Ganz einfach!
Durch den vollautomatisierten Workflow werden alle Dokumente, die in das System kommen, egal ob via Scan, E-Mail oder auf sonstigem Weg, im Original so abgespeichert, dass bei einer Veränderung des Dokuments eine neue Version entsteht. Das Originaldokument bleibt in jedem Fall von der Änderung unberührt. So können Sie einer Überprüfung Ihres Unternehmens entspannt gegenüberstehen, weil Sie wissen, dass Ihre Dokumente strukturiert und im Original in agorum core innerhalb kürzester Zeit vollständig aufzufinden sind.
Interesse geweckt?
Gerne beantworten wir Ihnen vorhandene Fragen in einem persönlichen Gespräch und laden Sie ein, sich das Dokumentenmanagementsystem agorum core in einer Live-Demo anzuschauen. Kontaktieren Sie uns jetzt.
