Was einst selbstverständlich war, ist heute altbacken, sollte man meinen, doch die Realität sieht anders aus! Es gibt immer noch viele Unternehmen, die ihre Unterlagen in Papierform ansammeln und archivieren. Der Satz: “Bringen Sie mir mal die Akte XY” gehört noch lange nicht der Vergangenheit an, das könnte er aber längst.
Die Papierakte
Egal ob Pappordner, Leitzordner oder Ringmappe, eines haben sie doch alle gemeinsam: Sie sind gänzlich unnötig! Dennoch ist es auch heute noch so, dass die Unterlagen der Patienten, Klienten und Mitarbeiter u. a. in einer Vielzahl von Arztpraxen, Kanzleien und HR-Abteilungen in Papierform angesammelt und abgeheftet werden. Wie wichtig eine fehlerfreie und vollständige Ablage ist und was für ein großer Aufwand die Pflege etwaiger Akten bedarf, ist wohl jedem bekannt.
Vor allem dann, wenn man sich selbst schon einmal in der Situation befand, nach einem scheinbar verschollenen Dokument suchen zu müssen. Wird eine neue Akte angelegt, werden die Unterlagen je nach Bedarf mit Trennblättern oder Registern ausgestattet und ein Inhaltsverzeichnis angelegt, um alles fein säuberlich beschriftet zu haben, bevor es dann an die chronologische Abfolge geht. Ein Aufwand, den man sich sparen kann!
Der Mittelweg führt nicht zum Optimum
Manche Unternehmen haben ihre Papierakten bereits eingescannt und auf ihrem Fileserver abgelegt und denken jetzt, sie sind damit digital gut aufgestellt. Woran das liegt? Sie haben sich keinerlei Informationen und Hilfe beschafft, um eine Digitalisierung anzugehen. Leider hat das oftmals erhebliche Konsequenzen zur Folge und das Kuddelmuddel beginnt jetzt erst richtig. Dateien werden unlogisch beschriftet, die chronologische Reihenfolge wird nicht beachtet, oder ein Dokument landet versehentlich mit nur einem Klick im falschen Ordner. Das Chaos ist perfekt.
Einmal richtig, bitte!
agorum core schafft Abhilfe und Ordnung. Denn unser Dokumentenmanagementsystem (DMS) verfügt nicht nur über eine gute Ordnungseigenschaft. Elektronische Dokumente werden ähnlich einer Bibliothek geführt und immer durch dieselbe vorgegebene Struktur abgelegt. Wir machen uns die vorhandenen Informationen auf dem jeweiligen Dokument zunutze und speichern die Unterlagen via Texterkennung und Metadaten automatisch in die entsprechenden Kundenakten. Solche Informationen können beispielsweise Rechnungsnummern, Aktenzeichen, Firmennamen oder Kundennummern sein. Was auch immer Sie als die wichtigsten Daten kennzeichnen, eines ist sicher: Durch die automatische Texterkennung sparen Sie viel Zeit und Geld.
Die Vorteile liegen auf der Hand
Wie eingangs schon erwähnt, ist es mit großem Aufwand verbunden, Papierakten ordnungsgemäß zu führen, aktuell zu halten und zu archivieren. Aber nicht nur das, auch der benötigte Ablageplatz ist nicht zu unterschätzen. Viel Papier benötigt nun mal auch eine Menge Platz. Viele Geschäftsräume beherbergen neben den klassischen Büros weitere Räume, die als Archiv dienen. Diese Räumlichkeiten stehen voll mit archivierten Akten, die eine Aufbewahrungsfrist erfüllen müssen. Und was ist, wenn dann ein Wasserschaden die Akten unkenntlich macht? Unser DMS ist die Antwort auf Ihre Fragen. Wir zeigen Ihnen, wie es einfach geht und noch dazu revisionssicher.
Flexibel agieren und effizient arbeiten
Außerdem sorgt ein papierloses Büro auch für mehr Flexibilität. Denn wenn man von überall digital auf die Akten zugreifen kann, ist man zeit- und ortsunabhängig. Egal wo Sie oder Ihre Mitarbeiter sich befinden: Bedarf es einer Information, haben Sie zu jeder Zeit die Möglichkeit, auf die E-Akte Ihres Klienten zugreifen zu können und agil zu handeln. Das geht mit einer sich im Büro befindenden Papierakte nicht. Auch erwähnenswert ist, dass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf eine Akte zugreifen können und so jederzeit vom gleichen Wissensstand profitieren können.
Aktuelle Dokumente schnell finden
Um aussagekräftig zu sein, ist es nicht nur wichtig, benötigte Unterlagen ad hoc zu finden, sondern auch die aktuellste Version eines Dokuments. Ein DMS wie agorum core stellt das sicher. Denn alle Dokumente, die im DMS abgelegt werden, werden zusätzlich indexiert und im Volltext durchsuchbar gemacht. Sie können die entsprechenden Unterlagen also mittels Metadaten und Volltextsuche in kürzester Zeit finden und nutzen. Außerdem wird im DMS festgehalten, wer welches Dokument wann angepasst hat. Zusätzlich zur Historie entsteht jeweils eine neue Version des Dokuments, die es Ihnen auch erlaubt, auf eine ältere Version zurückzugreifen, sofern Sie dies benötigen.
Was nicht zu unterschätzen ist
Alle bereits genannten Vorteile haben auch immer etwas mit vorhandenen Kosten zu tun, die eingespart werden können. Denn nicht nur das Anlegen von Akten und das Suchen nach Unterlagen kostet wertvolle Zeit, sondern auch die Miete von zusätzlichen Räumen für die Archivierung. Auch das eingesetzte Material für die Papierakten darf preislich nicht unterschätzt werden. Außerdem heißt auch effizienteres Arbeiten eine erhebliche Einsparung von Ressourcen.
Finden Sie Ihren Weg zur E-Akte
Sie wollen schon lange von analog auf digital umstellen und suchen noch den richtigen Partner an Ihrer Seite? Dann kommen Sie jetzt auf uns zu. Wir laden Sie ein, unser System anhand einer Online-Demo live zu erleben und zeigen Ihnen noch einmal auf Sie persönlich zugeschnitten, welche Möglichkeiten unser DMS agorum core bietet. Wir freuen uns auf Sie.
